Moderne Meetings sind hybride Meetings

3 Top-Tipps für erfolgreiche hybride Meetings!

Ausschließlich Face-to-Face Meetings das war einmal, vor langer Zeit. Gefühlt im Märchen-Buch. „Online Meetings ONLY“ – das ist wohl der neueste Schrei. Jetzt, wo der Sommer endlich da ist und die lange geltende Home Office Pflicht entfallen ist, freuen wir uns aber auch riesig, endlich wieder ab und an im Büro aufeinanderzutreffen. Echte Begegnungen sind einfach unschlagbar!

Das Home Office wird allerdings für viele von uns der Hauptarbeitsplatz bleiben. Hybride Meetings werden zu einem festen Bestandteil unseres Arbeitsalltages, sowie für interne Besprechungen, als auch was Meetings, Workshops und Trainings mit unseren Kund:innen angeht.

Hybride Meetings

... sind eine Mischung aus Online- und Vor-Ort-Meetings: Einige Teilnehmer:innen befinden sich zusammen in einem Besprechungsraum, andere sind virtuell zugeschaltet.

 

Ansprüche an virtuelle Meetings steigen

Die Ansprüche der Kolleg:innen, die virtuell am Meeting teilnehmen, sind aufgrund der langen „virtual ONLY“ Zeit gewachsen. Sie wollen genauso präsent sein, wie die Kolleg:innen vor Ort; wollen alles mitbekommen und ihren Beitrag leisten. Sprich, eine gute Tonqualität und eine Kamera, die den Meetingraum und die Vor-Ort-Teilnehmenden einfängt, sind unumgänglich. Gleichzeitig ist es natürlich wichtig, dass die Vor-Ort-Teilnehmenden, die Kolleg:innen, die virtuell teilnehmen gut sehen und hören können.

 

BALD VERFÜGBAR:

Microsoft arbeitet aktuell an neuen Teams Meeting Räumen, die auf hybride Meetings optimiert sind. Die Kolleg:innen, die virtuell teilnehmen, werden in Lebensgröße im unteren Bereich eines großen Screens dargestellt. Anhand von modernster Technologie wird es möglich, dass die Kamera sowohl den Meetingraum einfängt, als auch auf einzelne Personen reinzoomt, wenn diese sprechen. Auch der Ton kommt direkt aus der Richtung der sprechenden Person.

Die Top 3 Tipps für erfolgreiche hybride Meetings

Wer seine Meeting Räume kurzfristig nicht erstklassig ausstatten kann, darf gerne ein wenig erfinderisch werden. Denn natürlich lässt sich auch so einiges improvisieren. Das sind meine Top 3, um Ihr hybrides Meeting so zu gestalten, dass alle Teilnehmenden zufrieden sind:

 

1. Sorgen Sie für eine gute Bild- und Tonqualität.

Ein gutes Präsenzgefühl entsteht für die Teilnehmenden dann, wenn Bild und Ton passen – für beide Seiten.

Für eine gute Tonqualität ist es zum Beispiel denkbar, einen Mikrofon-Würfel anzuschaffen, den derjenige Vor-Ort-Teilnehmende fängt, der etwas beisteuern möchte (ein Hoch auf diese Interaktivität!).

Außerdem können Vor-Ort-Teilnehmende alle über ihren Laptop am Teams Meeting teilnehmen (ohne Ton), damit jede:r eine Bildschirmfreigabe starten kann. Oder es werden Inhalte zentral über einen Laptop geteilt, der mit einem großen Monitor im Raum verbunden ist.

 
 

2. Gute Moderator:innen machen das Meeting erfolgreich!

Neben den neuen Technologien benötigen hybride Meetings in jedem Fall eine starke moderierende Person. Diese aktiviert die virtuell Teilnehmenden und bindet sie ein, falls die Vor-Ort-Teilnehmenden eine zu dominante Rolle während Diskussionen einnehmen.

 
 

3. Nutzen Sie Formate & Tools, die für alle Teilnehmenden funktionieren.

Bei Aktivierungen, oder Übungen sollte man sich genau überlegen, was sowohl für die Vor-Ort-Teilnehmenden, als auch für die online Teilnehmenden gut funktioniert, effizient ist und Spaß macht:

  • Wenn Teil des Meetings ein gemeinsames Brainstorming ist, dann eignet sich dafür zum Beispiel Microsoft Whiteboard.
  • Eine Umfrage könnte man zum Beispiel über Microsoft Forms, oder auch über Mentimeter machen.
  • Das Meeting Protokoll wird über ein gemeinsames OneNote Notizbuch erfasst. Da alle darauf zugreifen können, muss im Nachgang nichts „Old-School mäßig“ per Mail verschickt werden.
 

Hybride Meetings können definitiv zur Herausforderung werden und wollen deshalb sehr gut vorbereitet sein. Sie bieten uns aber auch die Möglichkeit kreativ zu werden und uns neue Methoden auszudenken, damit sich alle Beteiligten von Nah und Fern als wichtigen Bestandteil des modernen Meetings ansehen.

 

Melanie Pfänder

Trainerin Microsoft 365

Als Trainerin bei der Know How! AG ist es mein Anspruch meine Webinare, Seminare und Infoveranstaltungen so zu gestalten, dass meine Teilnehmer:innen mitgerissen werden, motiviert sind und die Lernziele erfüllt bzw. sogar übertroffen werden.

Dabei lege ich genau so viel Wert auf den zu vermittelnden Inhalt, als auch auf die zwischenmenschlichen Aspekte. Ich genieße es mit Menschen zu arbeiten und ich glaube, das merkt man! Mein Lebensmotto ist: „Man muss nur wollen und daran glauben, dann wird es gelingen.“ (Ferdinand von Zeppelin)

 

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