Wie kann ich ein Team in Teams archivieren?
01. März 2021
Ist ein Projekt abgeschlossen, haben Teambesitzer die Möglichkeit, das dazugehörige Team zuarchivieren. Das Team und die darin enthaltenen Unterhaltungen werden dadurch eingefroren undkönnen nicht mehr bearbeitet, jedoch weiterhin eingesehen werden. Zusätzlich lässt sich die SharePoint-Website des Teams für Teammitglieder mit einem Schreibschutz versehen.
So einfach geht's!
Step by Step
1. Sie befinden sich im Bereich Teams. Klicken Sie zunächst auf das Zahnrad-Symbol Teams verwalten unterhalb der Team-Übersicht.
2. Sie sehen nun eine Auflistung aller Teams, deren Besitzer oder Mitglied Sie sind. Nutzen Sie das Suchfeld, falls Sie das gewünschte Team nicht auf Anhieb finden.
3. Klicken Sie auf die drei Punkte des Teams, welches Sie archivieren möchten.
4. Wählen Sie den Eintrag Team archivieren aus.
5. Aktivieren Sie ggf. das Kontrollkästchen, um die zugehörige SharePoint-Website für Mitglieder als schreibgeschützt festzulegen.
6. Klicken Sie auf Archivieren, um den Vorgang abzuschließen.
7. Sie finden das Team nun unter Archiviert.
Unser Tipp
Schreibgeschützte SharePoint-Websites können von Besitzern weiterhin bearbeitet werden. Mitglieder haben jedoch nur noch einen Lesezugriff, sowohl auf die Dokumentbibliothek als auch auf die Startseite. Bei Bedarf ist es auch in einem archivierten Team möglich, die Rolle einer Person zuändern, sowie Personen hinzuzufügen oder zu löschen. Archivierte Teams lassen sich vollständig reaktivieren. Klicken Sie dazu als Teambesitzer auf die drei Punkte und wählen Sie den Eintrag Team wiederherstellen aus.
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Nice to know
Wann sollte ein Team archiviert werden?
Sicherlich gibt es einen bestimmten Prozess, wie Projekte in Ihrer Organisation aufgesetzt, durchgeführt und abgeschlossen werden. Der Lebenszyklus des dazugehörigen Teams-Raums sollte ebenfalls in diesen Prozess integriert werden. So wissen alle Personen aus Ihrer Organisation, wann und wie ein Team erstellt und auch wieder geschlossen werden sollte. In der Regel wird ein Projekt-Team archiviert, sobald kein Informationsaustausch mehr erforderlich ist.
Es gibt auch Teams, welche nie archiviert werden, weil sie nicht projektbezogen sind. Bei Teams, welche erstellt, jedoch nie signifikant genutzt wurden, können Sie auch in Erwägung ziehen, das Team zu löschen.
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