So klappt die Einführung von Microsoft 365
10 hilfreiche Tipps für C-Levels
6. Oktober 2023
Die Implementierung von Microsoft 365 auf Unternehmensebene ist eine transformative Erfahrung für alle Beteiligten: Neue Anwendungen brechen alte Strukturen und Prozesse auf, während zugleich Regeln und Arbeitsweisen neu definiert werden müssen. Viele der dabei entstehenden Probleme sind jedoch vermeidbar. In diesem Beitrag geben wir C-Levels einige hilfreiche Tipps, um solchen Problemen und Widerständen während der Einführung- und Implementierungsphase von Microsoft 365 entgegenzuwirken.
Frank Schreiber
Know How! AG
„Die Digitalisierung ist nicht nur eine technische Herausforderung, sondern auch eine Frage der richtigen Führung. Es geht darum, Brücken zu bauen und konstant den Dialog zu suchen. Technologie allein schafft keine Wunder, es sind die Menschen dahinter, die den Unterschied machen.“
Ihre Tipps für den Erfolg
Setzen Sie auf eine klare und kontinuierliche Kommunikation.
Das Management sollte den Mitarbeitenden nicht nur mitteilen, dass ein Wechsel stattfindet, sondern auch welches Ziel dahintersteckt und welche Vorteile es für das Unternehmen und die Mitarbeitenden bringt. Gehen Sie hierbei insbesondere auf die positiven Aspekte der Veränderung ein und versuchen Sie Ihre Vision bildlich zu verankern.
Unterstützen Sie Ihre Mitarbeitenden durch Schulungsmaßnahmen.
Stellen Sie sicher, dass Ihren Mitarbeiter:innen sowohl vor als auch während und nach der Implementierung Schulungen und Lerninhalte zu den neuen Anwendungen zur Verfügung stehen.
Beziehen Sie IT-Expert:innen und interne Stakeholder in den Entscheidungsprozess ein.
Beziehen Sie die IT-Abteilung und eine repräsentative Gruppe von End-Benutzer:innen in den Prozess ein, um sicherzustellen, dass alle technischen und praktischen Aspekte berücksichtigt werden.
Gehen Sie mit gutem Beispiel voran.
Nehmen Sie eine direkte Vorbildrolle für Ihre Beschäftigten ein, indem Sie die neuen Tools als eine:r der Ersten aktiv in Ihren Arbeitsalltag integrieren. Leben Sie Ihren Mitarbeitenden vor, was Sie von ihnen erwarten und beeinflussen Sie so auf positive Art unmittelbar das Verhalten Ihrer Mitarbeiter:innen.
Denken Sie Ihre Geschäftsprozesse neu.
Führen Sie vor der Implementierung eine gründliche Analyse Ihrer bestehenden Prozesse durch. Auf diese Weise können Sie ermitteln, welche neuen Anwendungen wie integriert werden können. Beziehen Sie auch hier die IT-Abteilung und eine repräsentative Gruppe von End-Benutzer:innen ein.
Planen Sie eine Übergangsphase ein.
Eine erfolgreiche Implementierung erfordert Zeit. Planen Sie genug Zeit ein, damit sich alle Mitarbeitenden an die neue Software gewöhnen und auftretende Probleme gelöst werden können.
Stellen Sie Regeln für die Nutzung der neuen Tools auf
Geben Sie ihren Mitarbeitenden Orientierung und legen Sie unternehmensweit fest, welche Anwendungen für welchen Zweck genutzt werden sollen.
Überprüfen Sie immer wieder die Nutzung der neuen Tools
Evaluieren Sie in regelmäßigen Abständen, ob und wie effektiv Ihre Mitarbeitenden die neuen Tools nutzen. Ergreifen Sie bei Bedarf entsprechende Maßnahmen, um die Nutzung zu erhöhen, z. B. durch Kommunikation des Nutzens einzelner Anwendungen oder anwendungsbezogene Lerninhalte.
Denken Sie an begleitendes Adoption und Change Management.
Wirken Sie internen Widerständen von Beginn an entgegen, indem Sie neben der technischen Einführung auch Veränderungsmanagement einsetzen. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass Ihre Mitarbeitenden ausreichend Unterstützung und passende Ressourcen an die Hand bekommen, um Ihnen den Übergang zu erleichtern.
Informieren Sie sich ausreichend über Sicherheit und Compliance
Die Sicherheit sollte von Anfang an Priorität haben. Arbeiten Sie eng mit internen und ggf. externen IT-Spezialist:innen zusammen, um sicherzustellen, dass all Ihre Daten sicher sind und die Compliance-Richtlinien befolgt werden.
Der Autor
Frank Schreiber
Vertriebsleiter Microsoft 365
Ich bin seit über 30 Jahren in den Bereichen Informations- und Kommunikationstechnologien in unterschiedlichen Rollen aktiv. Mein Herz schlägt für die Rolle des Menschen in der digitalen Transformation. Deshalb lautet mein Leitsatz auch: „Menschen befähigen, in der digitalen Welt Chancen und Perspektiven zu sehen und mit dem notwendigen Know How auszustatten.“
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