Einführung Mircosoft 365

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Microsoft 365-Welt

Microsoft 365 erfolgreich einführen

Wir stellen drei Vorgehensweisen zur Microsoft 365-Einführung vor

28. September 2023

„Gut Ding will Weile haben“

– ein Sprichwort, welches die Einführung von Microsoft 365 in einem Unternehmen nicht treffender beschreiben könnte.

In den meisten Fällen wird Microsoft 365 mit einem bestimmten Ziel eingeführt. Nur leider wird die Art der Einführung selten an diese Zielsetzung angepasst. Um jedoch heute vorrangige Ziele wie die digitale Transformation einer Organisation zu erreichen, müssen neben der technischen Einführung auch neue Arbeitsweisen trainiert und etabliert werden. Deshalb reicht es nicht aus, Microsoft 365 als reines klassisches Software-Update einzuführen - stattdessen sollten ein umfassendes Einführungskonzept entwickelt werden.

Das sind die Vor- und Nachteile der am häufigsten gewählten Einführungsmethoden:

Einführungsszenario 1:
Microsoft 365 als Office-Update

Microsoft 365 als reines Office-Update einzuführen ist die schnellste Option und wird meistens gewählt, um Mitarbeitenden die neueste Software zu den genutzten Office-Apps zur Verfügung stellen zu können. Dadurch ist sie zeitsparend, verursacht vergleichsweise geringe Kosten und erfordert keinen großen Aufwand für die IT.

Vorteile

Schnelle Implementierung und geringe Komplexität: Da es sich hier um eine reine Software-Aktualisierung handelt, ist der Aufwand eher gering.

Nachteile

Fehlende Integration: Ein einfaches Update berücksichtigt nicht alle Möglichkeiten, die Microsoft 365 Unternehmen bietet. In den meisten Fällen werden Anwendungen mit hohem Mehrwert gar nicht oder falsch genutzt, z. B. SharePoint oder OneDrive.
Mangelnde Schulung: Ohne eine angemessene Schulung können Mitarbeitende Schwierigkeiten haben, neue Funktionen und Anwendungen optimal und effizient zu nutzen.

Einführungsszenario 2:
Microsoft 365 mit Rollout-Plan

In diesem Fall wird Microsoft 365 bereits mit einer Zielsetzung und einem Rollout-Plan eingeführt. Dieses Szenario involviert in der Regel mehr Beteiligte als nur die IT-Abteilung, da man bestimmte Funktionen und Dienste von Microsoft 365 mit der Einführung nutzen möchte. Hierzu werden die Mitarbeitenden in Tool-Trainings geschult.

Vorteile

Strukturierter Ansatz: Ein Projektansatz erfordert in der Regel einen klar definierten Plan und Meilensteine, was zu einer effizienteren Implementierung führt.
Berücksichtigung zusätzlicher Anwendungen: Abgesehen von den Office-Anwendungen werden weitere Funktionen von Microsoft 365 in den Plan einbezogen.
Einbeziehung interner Stakeholder: Business-Anforderungen aus den Fachbereichen werden aktiv in die Auswahl der Anwendungen und Dienste einbezogen.

Nachteile

Längere Einführungs- und Implementierungsphasen: Erst wenn eine Phase beendet ist, kann eine neue Phase beginnen. Treten unvorhergesehene Herausforderungen auf, verlängern sich einzelne Phasen und der Projekt-Fortschritt wird verlangsamt.
Höhere Kosten: Es können zusätzliche Kosten für Projektmanagement und möglicherweise für externe Berater:innen anfallen.

Einführungsszenario 3:
Microsoft 365 im Rahmen eines Digital Workplace-Projekts

Dieser Ansatz geht weit über die technische Einführung von Microsoft 365 hinaus und erfordert eine vorherige strategische Planungsphase. Dieses Szenario bindet nahezu das gesamte Unternehmen in den Prozess mit ein und schafft eine komplett neue Arbeitswelt, die sich wiederum auf die Unternehmenskultur und Produktivität auswirkt. Durch einen begleitenden Adoption- und Change-Prozess sowie dem Einsatz von anwendungsfallbasierten Qualifizierungsmaßnahmen werden Mitarbeitende aktiv miteinbezogen.

Vorteile

Ganzheitlicher Ansatz: Es wird nicht nur die Software, sondern die gesamte digitale Arbeitsumgebung des Unternehmens überdacht und optimiert. Zusätzlich werden sämtliche Stakeholder im Unternehmen aktiv einbezogen.
Hoher Mehrwert: Die Einführung neuer Tools und Arbeitsweisen kann die Produktivität, Innovationskraft und Zufriedenheit der Mitarbeitende erheblich steigern.

Nachteile

Hohe Komplexität: Ein solches Projekt erfordert eine umfangreiche Planung und nimmt viel Zeit in Anspruch. Ein Digital Workplace-Konzept ist anders als ein reines Office-Update, mit dem Ansatz der Evergreen IT eng verbunden, d. h. er muss kontinuierlich verbessert und optimiert werden.
Kostenintensiv: Es fallen vergleichsweise sehr hohe Kosten für Beratung, Schulung und Implementierung an, da man sich hier im Zuge der Produktivität, Zukunftsfähigkeit und Innovationskraft für eine starke Veränderung der Arbeits- und Denkweisen entscheidet.

Kurz zusammengefasst!

Die Einführung von Microsoft 365 ist nichts, was man „mal eben im Vorbeigehen“ erledigt. Sobald man ein konkretes Ziel, z. B. die Verbesserung der Zusammenarbeit oder die Steigerung der Produktivität verfolgt, sollte man die Einführung stets als Projekt mit weitreichenden Folgen für die Mitarbeitenden, die Unternehmenskultur und Organisation betrachten. Denn nur, wenn man die aktuellen und zukünftigen Bedürfnisse eines Unternehmens betrachtet, kann Microsoft 365 zu einer nachhaltigen und effizienten digitalen Transformation beitragen. Aus diesem Grund ist es wichtig, ausreichend Ressourcen und Zeit in ein solches Projekt zu investieren. Hierzu gehört neben der Aufklärung zur Vision sowie Chancen und Nutzen auch die Schaffung einer auf die Unternehmensbedürfnisse angepassten Lernkultur.

Der Autor

Frank Schreiber

Vertriebsleiter Microsoft 365

Ich bin seit über 30 Jahren in den Bereichen Informations- und Kommunikationstechnologien in unterschiedlichen Rollen aktiv. Mein Herz schlägt für die Rolle des Menschen in der digitalen Transformation. Deshalb lautet mein Leitsatz auch: „Menschen befähigen, in der digitalen Welt Chancen und Perspektiven zu sehen und mit dem notwendigen Know How auszustatten.“