Die 10 häufigsten Fehler bei der Einführung von Microsoft 365
20. Oktober 2023
In der Praxis entscheiden sich viele Unternehmen ungeachtet der gesetzten Ziele für die Einführung von Microsoft 365 als „Office“-Update. Diese Entscheidung ist zwar vergleichsweise schnell und kostengünstig birgt allerdings einige Risiken, die sich auf lange Sicht durchaus negativ auf die Unternehmenskultur und Produktivität des Unternehmens auswirken können. Doch selbst wenn Unternehmen die Komplexität erkennen und Microsoft 365 als Projekt einführen, warten einige Herausforderungen und Stolpersteine auf sie.
#1: Fehlende Vision
Microsoft 365 verändert die Kommunikation, Zusammenarbeit und Arbeitsweisen im Unternehmen grundlegend. Darum ist es wichtig, alle internen Stakeholder über Hintergründe sowie Chancen und Nutzen der Einführung aufzuklären, um Missverständnisse und Ängste aus dem Weg zu räumen.
#2: Keine oder vernachlässigte Kommunikation
Mitarbeitende werden häufig nur einmalig über die Einführung von Microsoft 365 informiert. Die Kommunikation sollte jedoch kontinuierlich erfolgen. Nur so können alle die Bedeutung und Auswirkung auf ihren Arbeitsalltag verstehen und die positiven Effekte der Veränderung erkennen.
#3: Zu viel Veränderung auf einmal
Die Komplexität und die Veränderung des Arbeitsalltags werden bei der Einführung oftmals unterschätzt. Mitarbeitende können die vielen Änderungen und Neuerungen möglicherweise nicht verarbeiten und sind dadurch überfordert. Das wirkt sich negativ auf deren Motivation aus und die Möglichkeit eines Widerstands gegen die Veränderung steigt.
#4: Unzureichende Ressourcen-Planung
Unternehmen unterschätzen oft den Arbeitsaufwand und die Ressourcen, die für die Einführung und Implementierung erforderlich sind. Sowohl bei der technischen Einführung, aber auch für das Sensibilisieren und Befähigen der Mitarbeitenden durch entsprechende Qualifizierungsmaßnahmen zu Microsoft 365 werden ausreichend Ressourcen benötigt.
#5: Mangelnde Unterstützung der Mitarbeitenden
Microsoft achtet zwar sehr auf eine hohe Benutzer:innen-Freundlichkeit und Einfachheit seiner Anwendungen, dennoch sind diese für Anwender:innen nicht selbsterklärend. Es sollte daher ein umfassendes Schulungs- und Trainingsangebot zur Verfügung stehen.
#6: Ignorieren von Widerständen
Treten Widerstände auf, sollten diese ernstgenommen und entsprechende Maßnahmen eingeleitet werden. Begleitendes Adoption und Change Management kann bei umfangreichen Digitalisierungsprojekten mit Microsoft 365 daher entscheidend für den Erfolg sein.
#7: Unterschätzung der Unternehmenskultur
Ein Wandel hat immer auch eine Veränderung der Unternehmenskultur zur Folge. Mitarbeitende geben altbewährte Arbeitsweisen auf, um neue Arbeits- und Denkweisen zu erlernen. Aber auch das Management und die Führungskräfte müssen ihre Führungsrollen neudefinieren und ausfüllen.
#8: Fehlende Governance
Ohne klare Richtlinien und Prozesse entsteht Chaos. Aus diesem Grund sollten Workflows und Prozesse klar definiert und Richtlinien für die Nutzung der einzelnen Tools eingeführt werden. Mitarbeitende müssen wissen, wann sie welches Tool einsetzen sollen.
#9: Nicht ausreichende Integration mit bestehenden Tools
Viele Unternehmen nutzen bereits vor der Einführung von Microsoft 365 eine Vielzahl von Tools und Anwendungen. Microsoft 365 muss in bestehende Systeme integriert werden. Ist dies nicht der Fall kommt es häufig zu Unstimmigkeiten in den Arbeitsabläufen.
#10: Fehlendes Langzeit-Engagement
Nach der Einführung ist vor der Weiterentwicklung. Unternehmen sollten nicht den Fehler machen zu glauben, dass nach der Implementierung von Microsoft 365 alles erledigt ist. Um den vollen Nutzen aus der Plattform zu ziehen, ist eine kontinuierliche Weiterentwicklung und Verbesserung erforderlich.
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Der Autor
Frank Schreiber
Vertriebsleiter Microsoft 365
Ich bin seit über 30 Jahren in den Bereichen Informations- und Kommunikationstechnologien in unterschiedlichen Rollen aktiv. Mein Herz schlägt für die Rolle des Menschen in der digitalen Transformation. Deshalb lautet mein Leitsatz auch: „Menschen befähigen, in der digitalen Welt Chancen und Perspektiven zu sehen und mit dem notwendigen Know How auszustatten.“
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