Einblicke in den Digital Workplace eines Kunden
Success Story
„Mit Sicherheit richtungsweisend!“
Die Aufgabenstellung
Ziel des Kunden war es, einen modernen und weitgehend digitalen Arbeitsplatz zu schaffen – für alle Mitarbeitenden, in 18 verschiedenen Ländern. Basis dafür war die Einführung von Microsoft 365.
Einige der Projekt-Ziele im Überblick:
- Lotus Notes sollte als bisherige Kommunikationsplattform ersetzt werden.
- Jederzeitiger Zugriff auf aktuelle Informationen und die passenden Tools, um die Mitarbeitenden zu motivieren.
- Mehr individuelle Freiheit, bei gleichzeiti weniger Einschränkungen durch die IT-Abteilung.
Keyfacts zum Projekt
- Präzise Planung „In Time & in Budget“
Eine echte Punktlandung in Bezug auf geplante Kosten und Projektlaufzeit. - Weltweit in 10 verschiedenen Sprachen
Über 5.000 Mitarbeitende an Standorten auf der ganzen Welt konnten hervorragend auf ihren digitalen Arbeitsplatz vorbereitet werden. Nach nur einem Jahr war die komplette Migration erfolgreich abgeschlossen. - Homeoffice ohne Produktivitätsverlust
Anfang März 2020 waren durch das Projekt 2.000 Mitarbeitende in der Lage innerhalb von nur vier Tagen und ohne Produktivitätsverlust nahtlos in ihr Homeoffice zu wechseln.
Zielführende Enablement-Maßnahmen
der Know How! AG
- Trailer
(Image Trailer, Office Trailer, Teams Trailer) - Quick-Infos
(digital / analog) - Use Cases
(10 individuelle User Stories für nahezu alle Anwendungsfälle) - One-Pager HowTo
(die schnelle, übersichtliche Hilfestellung für spezielle Themen wie zum Beispiel MFA) - Video HowTo
(speziell produzierte Anwendungsfälle, um neu zu lernen bzw. Wissen aufzufrischen) - Außendienst-Schulungen
(Roadshow, Training und Webinare für über 500 Außendienst-Mitarbeiter:innen) - Spezielle Qualifizierung für die Eigentümer und die Geschäftsführung
- E-Learning Next Generation Workplace Paket
(WBTs in 2 Sprachen, über 1.000 Nuggets inkl. Nugget Finder) - „Champions Programm“
(über 400 Guides in 18 Ländern wurden zu digitalen Experten ausgebildet) - Der Kunde kann nun auf eine Basis von über 1.000 speziell geschulten Mitarbeitenden zurückgreifen.
- Die Motivation wird durch kontinuierliches Community Management und Communitypflege hochgehalten.
Besonderheiten und Anforderungen des Projekts
- Globales Projekt konzernübergreifend in 18 Ländern mit über 10 Sprachen.
- Eine besondere Herausforderung war die Internationalität, die durch viele Enablement Maßnahmen abgedeckt wurde.
- Der strikte Zeitplan musste unbedingt eingehalten werden, um die parallellaufende IT Umstellung nicht zu gefährden.
Das Zielbild
- Über 80% der Mitarbeitenden arbeiten täglich mit Microsoft 365 Produkten und zeigen eine hohe Zufriedenheit gegenüber ihren neuen Arbeitsprozessen.
- Über 50% der Knowledge-Worker arbeiten besser und internationaler mit ihren Kollegen:innen zusammen und sind stärker vernetzt.
- Alle geschäftsrelevanten Dokumente sind zu jeder Zeit und an jedem Ort abrufbar.
- Alle Mitarbeitenden kennen die neuen Handlungsanweisungen (Use Cases) und können diese anwenden.
- Selbstständig zu lernen führt bei allen Mitarbeitenden zu deutlich weniger IT-Support-Anfragen.
- Der Großteil aller Meetings wird kostensparend, zeitbewusst und virtuell durchgeführt. Dadurch werden organisatorischer Aufwand, Nutzen und CO₂-Footprint signifikant optimiert.
- Der Großteil der Mitarbeitenden gibt und nimmt Feedback besser an. Es gibt eine klarere Transparenz und eine bessere Feedback-Kultur durch stetiges Teilen von Informationen sowie eine erhöhte Übernahme von Verantwortung.
Kunden-Lösung mit Know How!
Anhand der Know How! Enabling Matrix konnten die gesamte Beratung, Projektunterstützung und alle Enablement-Maßnahmen erfolgreich erarbeitet und umgesetzt werden.
In partnerschaftlicher Zusammenarbeit mit dem Kunden und gepaart mit den wissenschaftlichen Erkenntnissen von Prosci, den 5 Moments of Need® und den Lerntherorien (Vergessenskurve, 70:20:10) verantwortete die Know How! AG alle Maßnahmen in der Enabling-Matrix, Produktion und Umsetzung.
Highlight: Globales Champions-Netzwerk
„Champions Programm“ (Guides):
- über 400 Guides in 18 Ländern wurden zu digitalen Experten ausgebildet
- es entstand eine aktive internationale Community, die inzwischen u. a. auch alle M&A Projekte unterstützt
- Wissensverteilung und -vermittlung innerhalb von Sto finden bis heute über die Guides statt
Deutliche Entlastung (Ressourcen und Support) der IT ist spürbar im täglichen Ticket-Support, was unser Kunde als „der Erfolgsfaktor schlechthin“ bezeichnet.
- Trotz verstärkter anfänglicher Dynamik konnte das Programm sehr erfolgreich umgesetzt werden.
Highlight: Zielgruppen-spezifische Enablement-Maßnahmen
Spezielle und dezidierte Enablement-Maßnahmen für bestimmte Zielgruppen:
- 39 Außendienst Standorte wurden durch qualifizierte Trainer:innen in die veränderten und optimierten Prozesse begleitet.
- Insgesamt 585 Außendienst-Mitarbeitende durchliefen eine spezielle Schulung, um für einen der Hautpgeschäftsprozesse optimal vorbereitet zu sein.
- Die Mitarbeitenden hatten durch die Einführung von Microsoft 365 und ihre Befähigung, mit den Produkten optimal umzugehen, auch vor Ort auf den Baustellen oder bei ihren Kund:innen und Lieferant:innen die Möglichkeit jederzeit auf alle nötigen Informationen zuzugreifen und diese auch direkt allen anderen zur Verfügung zu stellen.
- Die Gründerfamilie und Geschäftsführung wurden mit speziell auf ihre Rollen abgestimmten Formaten auf die wichtigsten Themen, wie Projekt, Wissen und Rollenverständnis, vorbereitet.
- Durch diese Maßnahmen konnte ein erhöhtes Bewusstsein für die Veränderung geschaffen werden. Neue Formen der Zusammenarbeit wurden dabei vermittelt und neue Ideen zur Nutzung von neuen Tools angestoßen.
- Akzeptanz und Unterstützung für das Projekt wurden signifikant erhöht.
Highlight: Vom Leuchtturm-Projekt zur Digitalisierungs-Blaupause
Dank der Unterstützung der Know How! AG konnte der Kunde ein Vorgehensmodell und eine Blaupause für alle zukünftigen Projekte kreieren. Das Projekt gilt dort als Leuchtturm-Projekt, „das 95 – 99 % besser verlief, als jedes andere Projekt.“
KUNDENSTIMMEN
- „Know How! hat uns als Kunde sehr gut an die Hand genommen!“
- „Wir haben euch freie Hand gelassen … am Schluss kam genau das raus, was wir haben wollten. Das Vertrauen hat sich ausgezahlt!“
- „Know How! hat die Latte hoch gesetzt: Die anderen Lieferanten müssen nun über 2,40 m drüber!“
- „Best Rollout ever!“
- „War nicht nur ein Office-Projekt, sondern ein Leuchtturm-Projekt für weitere Projekte!“
- „Anfangs waren wir 'Wie ein Kreuzfahrtschiff, welches schon schwimmt und der Innenausbau noch stattfindet!'"
