WAS KANN MICROSOFT TEAMS?

01. März 2021

Kommunikation und Kollaboration sind das A und O der täglichen Arbeit. Welche Aufgaben stehen an, welche Entscheidungen wurden getroffen und wo finde ich die aktuellsten Informationen zum Projekt? Diese Fragen beschäftigen uns täglich. In Office Microsoft Office 365 heißt die Antwort: Microsoft Teams.

Microsoft Teams ist der zentrale Ort für meine tägliche Arbeit und Dreh- und Angelpunkt für meine Abteilungs- und Projketarbeit. 

Chatten, Dateien und Links austauschen, Besprechungen planen, Videokonferenzen halten, Protokolle und To-DosAufgaben festhalten, verschiedenste Funktionen und Tools integrieren – die Funktionen von Microsoft Teams klingen beeindruckend. Aber was genau kann man damit machen und wie nutzt man es am besten im Arbeitsalltag?

 

Eine App für alles: Microsoft Teams

Microsoft Teams ist die zentrale Anlaufstelle für meine tägliche (virtuelle) Team- und Projektarbeit. Neben dem Chat, in dem die Mitglieder – sowohl interne Kolleg:innen als auch Externe, wie Partner, Dienstleister und Kunden - sich schnell austauschen können. Bei größerem Diskussionsbedarf kann man eine Besprechung planen oder auch sofort online starten. Und damit alle die gleichen Informationen im Zugriff haben, lassen sich in Microsoft Teams auch Dateien austauschen. Wenn das nicht reicht, gibt es Anbindungen für viele weitere Tools von Microsoft und Dritten. So lassen sich z. B. für Word, Excel, PowerPoint und OneNote neue Dateien anlegen oder bereits bestehende Dateien verknüpfen.
 
Auch Anbindungen an weitere SharePoint-Seiten, Social Intranets oder Corporate Wikis sind kein Problem.

Strukturiertes Arbeiten

Wenn in einem Projekt oder in einer Abteilung alle drauf los quatschen, findet man am Ende die relevanten Informationen nicht mehr. Das soll natürlich nicht passieren, daher gibt es in den Microsoft Teams teams die Kanäle zur Strukturierung. Ein Kanal sollte z.B. auf ein Thema oder ein konkretes (Teil-)Projekt beschränkt sein und enthält als Grundlage die dazu gehörenden (öffentlichen) Unterhaltungen und Dateien. Teammitglieder können ihre relevanten Kanäle favorisieren und ihnen folgen – und somit immer auf dem neuesten Stand bleiben.

Auch Aufgaben lassen sich abbilden. Jedes Microsoft Teams team ist so standardmäßig mit Microsoft Planner verknüpft. Dadurch kann man neue Team-relevante Aufgaben erstellen, sie terminieren, Personen zuweisen, mit Dateien anreichern und natürlich auch im Auge behalten. Einzelne Die Teammitglieder erhalten so einen Überblick über ihre aktuellen To-Dos.Aufgaben.

Microsoft Teams in der täglichen Arbeit

Wann kann man Microsoft Teams benutzen? Die Antwort ist einfach: Eigentlich immer. Projektteams können sich darin austauschen, Infosrmationen veröffentlichen und gemeinsam an Dokumenten arbeiten. Abteilungen können der App Meetings vorbereiten, Aufgaben organisieren und Fortschritte teilen. Einzelne Kanäle können auch als Newsroom genutzt werden. Teammitglieder können interessante Links, Podcasts und Videos postenteilen.

 

Wenn viele Personen gemeinsam an einem Dokument arbeiten müssen, erhalten in Microsoft Teams alle Zugriff. So wird immer an der aktuellen Version gearbeitet und Diskussionen über Inhalte finden im Chatden dazugehörigen Beiträgen statt und nicht in der Kommentarspalte des Dokuments.

Können andere Tools das nicht auch?

Die meisten Funktionen kennt man schon von anderen AppsTools. Chatten und Besprechungen abhalten kann konnte man z.B. in Skype for Business. Zusammen an Dokumenten arbeiten geht auch in SharePpoint. Und Infosrmationen posten teilen über Yammer. Aber: das sind schon drei verschiedene Anwendungen.

Microsoft Teams vereint alle nützlichen Funktionen, die gemeinsames Arbeiten erleichtern. Für eine sinnvolle Kommunikation muss man trotzdem abgrenzen. Microsoft Teams soll langfristig Skype for Business ersetzen und dient dem intensiven Austausch in Projekten und Abteilungen. Über Yammer oder ein (SharePoint-basiertes) Social Intranet tauscht teilt man sich im gesamten Unternehmen offen aus. Und dann gibt es noch Outlook für die 1:1-klassische Mail-Kommunikation z.B. nach außen.

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