WAS KANN MICROSOFT Planner?

01. März 2021

Microsoft Planner erleichtert das Projektmanagement, indem Aufgaben zugewiesen, terminiert, organisiert und mit Dateien angereichert werden können. Wie immer in Microsoft Office 365 natürlich jederzeit und auf allen Endgeräten.
Microsoft Office 365 verbessert die Zusammenarbeit in einem Team. Dafür gibt es verschiedene Tools, die wir nach und nach vorstellen wollen. Im ersten Teil haben wir gezeigt, welche Möglichkeiten Microsoft Teams als zentrale Kollaborations-Anwendung bietet. Im zweiten Teil stellen wir die Projektmanagement-Lösung Microsoft Planner vor.


Wofür brauche ich Microsoft Planner?


Microsoft Planner unterstützt und fördert kollaboratives Projektmanagement. Dabei profitieren Projekt-Teams in erster Linie von der intuitiven Aufgabenverwaltung. Planner kann man öffnen und sofort loslegen.

  • Beliebig viele Projektmitglieder
  • Aufgaben einer oder mehreren Personen zuweisen
  • Strukturierung durch Fälligkeitsdatum und Buckets
  • Einbinden von Dateien in Aufgaben
  • Status-Anzeigen und Diagramme für bessere Übersicht
  • Bequemes Zusammenspiel mit anderen Office-Anwendungen

 

Einfaches Projektmanagement

Planner gibt einen Überblick über eigene und Team-Aufgaben in (m)einer Abteilung oder Projekt. Zu den Hauptfunktionen zählen neben den Plänen die integrierte Datei-Verwaltung, Buckets, Aufgaben-Status und die Diagramm-Übersicht.

Pläne

  • Für jedes Projekt oder Thema wird ein eigener „Plan“ erstellt, in dem die Aufgaben erstellt und zugewiesen werden.
  • Zu dem Plan können Mitglieder hinzugefügt werden. Alle eigenen Pläne sind im Planner-Hub sichtbar.

Buckets

  • Innerhalb eines Plans werden die Aufgaben in verschiedene Buckets („Eimer“) sortiert.
  • So lassen sich ähnliche Aufgaben clustern und das Projekt strukturieren.

Aufgaben

  • Jede Aufgabe erhält einen Namen, ein Fälligkeitsdatum und einen Bearbeitungs-Status. Aufgaben können einer oder mehreren Personen zugewiesen werden. Wir empfehlen nicht mehr als 2 zugewiesene Bearbeiter pro Aufgabe zu hinterlegen, da ansonsten Unklarheit herrscht, wer sich tatsächlich darum kümmert („Ich dachte die Kolleg:innen arbeiten daran.“).
  • Außerdem lässt sich die Aufgabe mit einer Beschreibung, Checklisten und Dateien anreichern. Über die Kommentarfunktion können sich die beteiligten Personen direkt austauschen.
  • In der Praxis hat es sich bewährt, dass Anhänge in den entsprechenden Teams teams abgelegt werden (unter dem Reiter „Dateien“) und in den eigentlichen Aufgaben der entsprechende Link auf diese Datei/en angefügt wird.

Wie setze ich Microsoft Planner ein?

Microsoft Planner erleichtert die Verwaltung von Projektaufgaben und von persönlichen Aufgaben. Dabei fördert Microsoft Planner auch die Kollaboration, indem es sich nahtlos in Microsoft Office 365 integriert. Pläne lassen sich auch über Microsoft Teams erstellen oder mit Aufgaben aus Microsoft Project verknüpfen. Für die persönlichen Aufgaben können über die zusätzliche App „Microsoft To Do“ die mir zugewiesenen Aufgaben konsolidiert angezeigt werden.

  • Projektarbeit: Planner fungiert als zentrale Aufgabenverwaltung in einem Projekt.
  • tägliche Arbeit: Verwaltung der persönlichen Aufgaben und Deadlines, Verknüpfung mit dem Outlook-Kalender und ergänzend mit Microsoft To Do.
  • Kollaborative Dokumente: gemeinsames Arbeiten über verschiedene Anwendungen hinweg

Erreichbar ist Microsoft Planner über eine Web-App, eine Mobile-App und direkt über Microsoft Teams.

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