Wie kann ich eine Teams-Besprechung in Outlook planen?
01. März 2021
Mithilfe eines Outlook-Plug-Ins ist auch die Planung einer Teams-Besprechung über Ihren Outlook-Kalender möglich. Eine Teams-Besprechung ist eine Online-Besprechung, an welcher die eingeladenen Personen ortsunabhängig teilnehmen können. Sie bietet nützliche Funktionen zur effektiven Absprache sowie Zusammenarbeit.
So einfach geht's!
Step by Step
1. Klicken Sie im Kalender-Bereich von Outlook auf die Schaltfläche Neue Teams-Besprechung.
2. Das Besprechungsfenster wird eingeblendet. Benennen Sie die Teams-Besprechung.
3. Geben Sie die Namen oder E-Mail-Adressen der Teilnehmer in die Felder Erforderlich bzw. Optional ein.
4. Das Feld Ort ist als Microsoft Teams-Besprechung vorbelegt. Legen Sie den Zeitraum derBesprechung wie gewohnt fest.
5. Bei einer Teams-Besprechung wird im Nachrichtentextfeld automatisch ein Link zu dem Meeting eingefügt. Ergänzen Sie die Besprechungseinladung gegebenenfalls mit weiterem Text.
6. Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche Senden.
7. Die Besprechung wird in Ihrem Outlook-Kalender eingetragen. Die zuvor angegebenen Personenerhalten eine Besprechungseinladung.
Unser Tipp
Sie können eine bestehende Besprechung in eine Teams-Besprechung umwandeln. Öffnen Sie dazu die Besprechung in Outlook. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Teams-Besprechung. Zu einer Teams-Besprechung können Sie auch externe Personen einladen. Diese haben dann die Möglichkeit, der Besprechung online beizutreten, ohne Microsoft Teams installiert zu haben oder einen Office 365-Account zu besitzen. Beachten Sie, dass der Gast dafür ggf. den Edge- oder Chrome-Browser benötigt.
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Kann ich die Besprechung auch in Microsoft Teams planen?
Im Kalender Ihrer Microsoft Teams-App finden Sie ebenfalls die Option, Besprechungen zu planen. Wie in Outlook können Sie dort Personen, Zeitraum und Ort bestimmen. Auch ein Terminplanungs-Assistent steht Ihnen zur Verfügung. Meist ist die Planung über Outlook trotzdem komfortabler. Sie können in Outlook beispielsweise die Kalender der Teilnehmer im Vorfeld prüfen, Dokumente anhängen oder die Rückmeldungen der Teilnehmer nachverfolgen.
In einem Fall lohnt sich die Planung einer Besprechung in Microsoft Teams jedoch: Wenn Sie die Besprechung in einem Kanal veröffentlichen möchten. Dies ist dann sinnvoll, wenn es sich beispielsweise um eine freiwillige oder optionale Veranstaltung handelt, an welcher Personen aus einem Team teilnehmen können. Die Besprechungseinladung wird in diesem Fall direkt im gewählten Kanal gepostet. Die Teammitglieder können dann über einen Link teilnehmen.
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