So klappt die Einführung von Microsoft 365: 10 hilfreiche Tipps für C-Levels

Die Implementierung von Microsoft 365 auf Unternehmensebene ist eine transformative Erfahrung für alle Beteiligten: Neue Anwendungen brechen alte Strukturen und Prozesse auf, während zugleich Regeln und Arbeitsweisen neu definiert werden müssen. Viele der dabei entstehenden Probleme sind jedoch vermeidbar. In diesem Beitrag geben wir C-Levels einige hilfreiche Tipps, um solchen Problemen und Widerständen während der Einführung- und Implementierungsphase von Microsoft 365 entgegenzuwirken.

„Die Digitalisierung ist nicht nur eine technische Herausforderung, sondern auch eine Frage der richtigen Führung. Es geht darum, Brücken zu bauen und konstant den Dialog zu suchen. Technologie allein schafft keine Wunder, es sind die Menschen dahinter, die den Unterschied machen.“

Christoph Selg, Know How! AG

Unsere Tipps für den Erfolg

Setze auf eine klare und kontinuierliche Kommunikation

Das Management sollte den Mitarbeitenden nicht nur mitteilen, dass ein Wechsel stattfindet, sondern auch welches Ziel dahintersteckt und welche Vorteile es für das Unternehmen und die Mitarbeitenden bringt. Gehe hierbei insbesondere auf die positiven Aspekte der Veränderung ein und versuche deine Vision bildlich zu verankern.

Unterstütze deine Mitarbeitenden durch Schulungsmaßnahmen

Stelle sicher, dass deine Mitarbeiter:innen sowohl vor als auch während und nach der Implementierung Schulungen und Lerninhalte zu den neuen Anwendungen zur Verfügung stehen.

Beziehe IT-Expert:innen und interne Stakeholder in den Entscheidungsprozess ein

Beziehe die IT-Abteilung und eine repräsentative Gruppe von End-Benutzer:innen in den Prozess ein, um sicherzustellen, dass alle technischen und praktischen Aspekte berücksichtigt werden.

Gehe mit gutem Beispiel voran

Nehme eine direkte Vorbildrolle für Ihre Beschäftigten ein, indem du die neuen Tools als eine:r der Ersten aktiv in Ihren Arbeitsalltag integrierst. Lebe deinen Mitarbeitenden vor, was du von ihnen erwartest und beeinflusse du so auf positive Art unmittelbar das Verhalten deiner Mitarbeiter:innen.

Denke deine Geschäftsprozesse neu

Führe vor der Implementierung eine gründliche Analyse deiner bestehenden Prozesse durch. Auf diese Weise kannst du ermitteln, welche neuen Anwendungen wie integriert werden können. Beziehe auch hier die IT-Abteilung und eine repräsentative Gruppe von End-Benutzer:innen ein.

Plane eine Übergangsphase ein

Eine erfolgreiche Implementierung erfordert Zeit. Plane genug Zeit ein, damit sich alle Mitarbeitenden an die neue Software gewöhnen und auftretende Probleme gelöst werden können.

Stelle Regeln für die Nutzung der neuen Tools auf

Gebe deinen Mitarbeitenden Orientierung und lege unternehmensweit fest, welche Anwendungen für welchen Zweck genutzt werden sollen.

Überprüfe immer wieder die Nutzung der neuen Tools

Evaluiere in regelmäßigen Abständen, ob und wie effektiv deine Mitarbeitenden die neuen Tools nutzen. Ergreife bei Bedarf entsprechende Maßnahmen, um die Nutzung zu erhöhen, z. B. durch Kommunikation des Nutzens einzelner Anwendungen oder anwendungsbezogene Lerninhalte.

Denke an begleitendes Adoption und Change Management

Wirke internen Widerständen von Beginn an entgegen, indem du neben der technischen Einführung auch Veränderungsmanagement einsetzen. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass deine Mitarbeitenden ausreichend Unterstützung und passende Ressourcen an die Hand bekommen, um ihnen den Übergang zu erleichtern.

Informiere dich ausreichend über Sicherheit und Compliance

Die Sicherheit sollte von Anfang an Priorität haben. Arbeite eng mit internen und ggf. externen IT-Spezialist:innen zusammen, um sicherzustellen, dass alle Daten sicher sind und die Compliance-Richtlinien befolgt werden.

Offene Fragen?

Wie können Mitarbeitende besser lernen? Wie können Unternehmen besser arbeiten? Schon seit fast 30 Jahren beschäftigen wir als Know How! AG uns mit diesen Fragen. Die Qualifizierung Ihrer Mitarbeitenden steht dabei an erster Stelle. Unser erklärtes Ziel lautet:
„Wir schaffen die Kultur, Inhalte und Infrastruktur, die befähigen, besser zu arbeiten.“ An unseren Standorten Stuttgart, Konstanz und Augsburg entwickeln wir Lösungen in den Bereichen E-Learning, Learning Ecosystem, Microsoft 365 und Digital Workplace.

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