Wie kann ich eine automatische Abwesenheitsnachricht in Outlook einstellen?
01. März 2021
Sie können in Outlook eine Abwesenheitsnotiz hinterlegen. Diese wird in einem von Ihnen definierten Zeitraum automatisch an alle Personen versendet, die Ihnen eine E-Mail schicken. So werden alle Personen, die während Ihres Urlaubs eine E-Mail an Sie senden, über Ihre Abwesenheit informiert.
So einfach geht's!
Step by Step
1. Wechseln Sie in den Backstage-Bereich, indem Sie auf Datei klicken.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Automatische Antworten.
3. Aktivieren Sie die Option Automatische Antworten senden.
4. Aktivieren Sie das Kontrollfeld Nur in diesem Zeitraum senden.
5. Legen Sie den Zeitraum, in dem Sie abwesend sind, fest.
6. Geben Sie eine Abwesenheitsnotiz in das Nachrichtentextfeld ein.
7. Fügen Sie auch eine Abwesenheitsnotiz für externe Personen hinzu. Geben Sie diese in das Nachrichtentextfeld des Registers Außerhalb meiner Organisation ein.
8. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK.
9. Alle Personen, die Ihnen während Ihrer Abwesenheit eine E-Mail senden, erhalten die automatische Antwort.
Unser Tipp
Legen Sie für externe Personen eine andere Abwesenheitsnotiz an. Die automatische Nachricht aus dem Register Innerhalb meiner Organisation erhalten alle Personen in Ihrem Unternehmen. Geben Sie im Register Außerhalb meiner Organisation eine Abwesenheitsnotiz für alle externen Personenein. Fügen Sie auch Ihre Signatur hinzu, um diese mitzusenden.Es empfiehlt sich die Abwesenheitsnotiz in mehreren Sprachen zu verfassen.
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Was sollte in einer Abwesenheitsnachricht stehen?
Verfassen Sie die Abwesenheitsnachricht / Abwesenheitsnotiz so, wie Sie auch eine E-Mail verfassen würden.
- Wählen Sie eine Anrede, z. B.: „Sehr geehrte Damen und Herren“ für die externe Notiz und „Liebe Kolleginnen und Kollegen“ für die interne Notiz. Auch „Guten Tag“ oder „Hallo“ kann geeignet sein, wenn Sie sich kurz halten möchten.
- Im Hauptteil sollten Sie mitteilen, wann Sie wieder verfügbar sein werden und ob die E-Mails weitergeleitet werden. Optional können Sie auch den Grund für Ihre Abwesenheit nennen.
- Sollten die E-Mails in Ihrer Abwesenheit nicht weitergeleitet werden, nennen Sie eine Person, welche Sie vertritt und bei (dringenden) Fragen zu erreichen ist, inkl. deren E-Mail-Adresse und/oder Telefonnummer.
- Zum Abschluss nutzen Sie die bei Ihnen gebräuchliche Grußformel wie beispielsweise „Mit freundlichen Grüßen“, „Mit besten Grüßen“ oder „Viele Grüße“.
Beispiel einer Abwesenheitsnotiz:
Sehr geehrte Damen und Herren,
derzeit befinde ich mich im Urlaub. Ab dem 02. Mai bin ich wieder verfügbar und werde mich schnellstmöglich um Ihr Anliegen kümmern.
Ihre E-Mail wird nicht weitergeleitet. Wenden Sie sich in dringenden Fällen bitte an meine Kollegin Frau Muster (muster@musterfirma.de).
Mit freundlichen Grüßen
Erika Beispiel
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