Digitales Onboarding

Wie Sie Ihre Unternehmenskultur virtuell erlebbar machen

01. Juni 2021

Digitales Onboarding wird immer wichtiger.

Einige Mitarbeitende fangen neu in einem Unternehmen an und können auf Grund der Corona-Pandemie, eines weit entfernten Wohnorts oder aus anderen Gründen nicht in Präsenz im Büro anwesend sein. Wie gelingt es, diese Mitarbeitenden erfolgreich einzuarbeiten und die Unternehmenskultur erlebbar zu machen? Wie nimmt man sie an die Hand und kombiniert formelles Lernen (z. B. Web Based Trainings) und informelles Lernen (z. B. Lernen von Kolleg:innen) ideal miteinander?

Wir haben Anna Sommerfeld, HR Managerin zum Onboarding in der Know How! AG befragt.

Anna Sommerfeld, HR Managerin in der Know How! AG

Hallo, Anna. Schön, dass du dir Zeit genommen hast! Wir wollen heute einen Blick ins Onboarding bei der Know How! AG werfen. Erzähl doch mal: Was erwartet Mitarbeitende, die neu anfangen?

Anna Sommerfeld: Uns ist wichtig, dass die Mitarbeitenden nicht nur mit der digitalen Arbeitsweise vertraut werden, sondern auch, dass sie unsere Unternehmenskultur, den Team-Spirit, erleben. Deswegen erhalten neue Mitarbeitende neben dem digitalen Onboarding auch immer etwas „zum Anfassen“.

Alles mit dem Ziel, die Know How! transparent und erlebbar zu machen – auch wenn das Meiste digital abläuft.

Was bekommen die Mitarbeitenden denn noch analog?

Anna: Sie erhalten ein paar Goodies zum Einstieg. So gibt es beispielsweise einen Know How!-Kalender. Pro Monat ist dort auf einer Hälfte des Kalenderblatts ein:e Mitarbeiter:in im Corporate Design abgelichtet und auf der anderen Hälfte wartet eine persönliche Aufgabe bzw. Herausforderung. Im Juni geht es beispielsweise darum, die eigenen Aufgaben und die des Teams zu reflektieren und zu überlegen, welche Dinge man selbst erledigen muss und welche Dinge man beispielsweise an andere abgibt oder im Team erledigt.

Ansonsten warten natürlich auch Kleinigkeiten wie ein Know How! Kugelschreiber oder ein Notizheft in der Onboarding-Box. Der Großteil spielt sich dann aber doch digital ab.

Na dann, nichts wie los! Wie startet ein Mitarbeitender digital bei der Know How?

Anna: Am 1. Tag gibt es natürlich erstmal eine herzliche Begrüßung durch das Team und durch HR als auch ein Onboarding der IT. Wir haben auch ein „Onboarding“-Teams in Microsoft Teams. Dort werden alle neuen Mitarbeitenden eingeladen. Das heißt, sie können sich auch untereinander kennenlernen. Aber natürlich bekommen sie dort auch jede Menge hilfreicher Tipps für das Einarbeiten von uns:

To Do-Listen in der App Tasks zum Abhaken
Links zu SharePoint-Seiten, die durch den 1. Arbeitstag, die 1. Arbeitswoche und die ersten Arbeitswochen führen
Infoposts zu wichtigen Plattformen wie beispielsweise dem Performance Support Tool AskDelphi oder dem Know How! LMS

Das Schöne am Onboarding über Teams ist, dass die Mitarbeitenden direkt mit der neuen Arbeitsumgebung vertraut gemacht werden, denn wir arbeiten alle mit diesem Tool, also jeder Bereich. Und nebenbei ersparen wir uns das Verschicken zahlreicher einzelner Mails.

Der private Kanal einer Mitarbeiterin im Onboarding Teams. Während auf den Allgemeinen Kanal alle neuen Mitarbeitenden Zugriff haben, haben auf diesen persönlichen Kanal nur HR und die Mitarbeiterin Zugriff. Sie kann hier regelmäßig ihre To Dos abhaken und so ihren persönlichen Fortschritt beobachten.

Das klingt super, dass sich die „Neuen“ schon mal untereinander in Teams austauschen können. Und wie lernen sie dann die anderen Mitarbeitenden kennen?

Anna: Da gibt es mehrere Möglichkeiten. Am einfachsten geht es über Yammer. Hier haben wir so viele Gruppen und Austauschmöglichkeiten, je nachdem ob es um Bereichsthemen oder den privaten Austausch geht. Es ist schön zu sehen, wie herzlich neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter begrüßt werden, wenn sie sich auf Yammer vorstellen.

Abgesehen davon gibt es auch immer Bereichsvorstellungen. Jeder Bereich geht in den Austausch mit den neuen Mitarbeitenden, damit diese einen Eindruck bekommen, was wir hier alles machen, da unser Portfolio doch sehr weitreichend ist – von Beratungsleistungen zur Einführung von Microsoft 365 bis hin zum individuellen Web Based Training.

Was besonders gut ankommt, ist unser Paten-Konzept. Jeder neue Mitarbeitende wird – neben der Einarbeitung durch HR – auch fachlich intensiv betreut, und zwar von einem Paten bzw. einer Patin aus dem Team. In regelmäßigen Sessions, als auch spontan zwischendurch, werden gemeinsam Themen bearbeitet. Dabei lernen beide viel voneinander.

„Wir haben sehr gutes Feedback zum Paten-Konzept erhalten. Die Bereichsvorstellungen sind sehr sinnvoll, um Kollegen:innen kennen zu lernen und den ersten Kontakt herzustellen, aber eine konkrete Ansprechpartnerin oder einen konkreten Ansprechpartner zu haben, erleichtert die tiefe inhaltliche Einarbeitung enorm. Gerade am Anfang, wo man vielleicht noch unsicher ist, wen man konkret anrufen soll.“
Anna Sommerfeld, HR Managerin in der Know How! AG

Jetzt haben wir schon über Teams und Yammer als digitale Tools gesprochen. Wie sieht es denn bezüglich des formellen Lernens aus? Wird in der Know How! auch digital gelernt?

Anna: Selbstverständlich nutzen wir auch das formelle Lernen. Pflichtthemen wie Arbeitssicherheit, das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) und Datenschutz sind in Web Based Trainings (WBTs) in unserem Learning Management System eingebunden.

Als besonderes Sahnehäubchen nutzen wir WBTs aber auch zur Standort-Vorstellung. In 360° Videos und Bildern können sich neue Mitarbeitende unsere Standorte in Augsburg und Konstanz ansehen, ohne dorthin reisen zu müssen. Das ist natürlich auch außerhalb von einer Pandemie praktisch, da selten alle Mitarbeitenden (zeitnah) alle Standorte besuchen können.

Standorte virtuell besuchen: 360° Bilder und Videos machen es möglich!

Die Know How! wäre ja nicht die Know How! wenn sie sich nicht ständig weiter entwickeln würde. Plant ihr aktuell auch etwas Neues für das Onboarding?

Anna: In der Tat! Wir möchten gerne künftig neben unseren virtuellen Treffen an der Kaffeemaschine für alle Mitarbeitenden nun auch einen virtuellen Lunch speziell für die neuen Mitarbeitenden einführen. Per Zufallsprinzip werden einige Mitarbeitende aus anderen Bereichen, die schon länger bei der Know How! sind, angefragt, ob sie mit neuen Mitarbeitenden gemeinsam zu Mittag essen möchten. Damit stärken wir die Vernetzung und den Austausch zwischen den Bereichen.

Superschöne Idee. Danke für das aufschlussreiche Interview!

Julia Höß

Content Marketing Managerin

Als Content Marketing Managerin zaubere ich geschickt die richtigen Worte aus dem Hut, um alles zu beschreiben, was sich um die Know How! AG dreht. Verständlich, klar und präzise.

Besonders liegen mir dabei E-Learning Themen am Herzen, da dort auch meine beruflichen Wurzeln liegen.