Referenzbericht Fiducia & GAD IT AG

Einführung Collaboration-Plattform “weConnect”

 

Know How! AG begleitet die Einführung des neuen Tools.
Für die Fiducia & GAD IT AG – entstanden durch den Zusammenschluss der Fiducia IT AG und der GAD eG – war die Einführung eines Collaboration-Tools ein wichtiger Schritt, um gemeinsam besser und effizienter arbeiten zu können. Mit Standorten in Münster, Karlsruhe, München, Berlin und Frankfurt sah das Unternehmen die Chance, das Thema Social Collaboration erneut zu adressieren – nachdem der bisherige Einsatz von IBM Connections nicht sehr erfolgreich war.

Mit dem Projektverlauf bin ich rundum zufrieden. Wir haben weConnect im Arbeitsalltag von zahlreichen Mitarbeitern verankert. Überhaupt ist es uns zum ersten Mal gelungen, mehrere Vorstände für das Thema zu begeistern und durch das gemeinsame Video Aufmerksamkeit zu erzeugen.

Moritz Graf, Projektleiter Fiducia & GAD

 
 
Herausforderung & Umsetzung
 

Die Herausforderung

Neue Prinzipien – etwa Transparenz, Vernetzung, Schnelllebigkeit und auch bereichsübergreifende Zusammenarbeit – bedeuten für ein hierarchisch geprägtes Unternehmen eine große Veränderung. Deshalb war es in der Einführungsphase besonders wichtig, Vorbehalte bei Mitarbeitern abzubauen und sie für die Plattform zu begeistern. Dabei war es vorteilhaft, nicht von der Einführung eines neuen Tools zu sprechen, sondern von einer neuen Arbeitsweise. Vor allem für eine Social Collaboration-Plattform, die viele Daten sammelt, ist ein Vertrauensvorschuss notwendig – auch beim Betriebsrat.

 
 

Konkrete Umsetzung

Bei fast allen Maßnahmen – darunter eine umfassende Kampagne zum Launch der Plattformen – hat die Know How! AG Fiducia & GAD unterstützt. Gemeinsam erarbeiteten beide Unternehmen die Vision und den Change-Prozess, entwickelten weConnect mit, erstellten ein Rollenkonzept und schulten sowohl Manager als auch Guides. Zu Beginn waren viele Mitarbeiter skeptisch, da die Einführungen der bisherigen Plattformen zur Zusammenarbeit eher halbherzig verliefen. Aber durch eine umfassende Einführungskampagne, viele Hilfsmittel, Seminare und Werbemaßnahmen hat die Akzeptanz diesmal zugenommen. Inzwischen ist die Plattform etabliert – Mitarbeiter nutzen sie heute im Rahmen größerer Projekte.

 
Projektverlauf

Change-Prozess einleiten

Das Projekt hat Fiducia & GAD aus den Unternehmensbereichen Change Management sowie interne Kommunikation heraus gestartet. Bereits 2017 führte Fiducia & GAD mit der Know How! AG ein erstes Pilotprojekt durch, um zu überprüfen, ob ein Plattform-Konzept realisierbar wäre. Dafür wurde das neue Community-Konzept mit dem bestehenden Rollenkonzept, das auf Community Managern und Community Guides setzt, umgesetzt. Eine Abteilung mit etwa 15 bis 25 Mitarbeitern erhält einen Community Guide, und mehrere Abteilungen bilden einen Bereich. Der Community Manager ist dafür verantwortlich, Abteilungs-Guides zu koordinieren und die digitale Zusammenarbeit von Führungskräften zu steuern. Die erfolgreiche Harmonisierung der Plattformen erfolgte im Jahr 2018.

 
 
Nutzen & Mehrwert

Wesentliche Anforderungen erfüllen

Die Einführung verfolgte gleich zwei Ziele: In technischer Hinsicht plante das Unternehmen die technische Zusammenführung beider vorhandenen Plattformen. Das andere Ziel war schwerer zu formulieren, da es die dahinterliegende Vision betraf: Was soll solch ein Tool überhaupt leisten? Um diese Frage beantworten zu können, definierte Fiducia & GAD im Projektverlauf verschiedene Ziele, die es mit „weConnect“ erreichen wollte. Etwa die Anzahl von Meetings und Reisezeiten zu reduzieren, Mitarbeiter einfacher und schneller zu informieren sowie Wissen effizient zu teilen.

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