Sie fahren für ein paar Tage in Urlaub oder können aus irgendeinem anderen Grund nicht auf Ihre E-Mails zugreifen? Damit alle Personen, die Ihnen eine E-Mail schreiben, über Ihre Abwesenheit informiert werden, bietet Microsoft Outlook die Möglichkeit einer automatischen Abwesenheitsnotiz. Zum Einrichten des Assistenten klicken Sie auf die Registerkarte Datei und unter Informationen auf Automatische Antworten (abwesend).
Es öffnet sich das Fenster Automatische Antworten. Markieren Sie dort den Punkt „Ich bin zurzeit nicht im Hause“ und tippen in das darunterliegende Eingabefeld den gewünschten E-Mail Text. Der Absender einer E-Mail erhält Ihre Abwesenheitsnotiz jeweils nur einmal, auch, wenn er Ihnen während Ihres Urlaubes mehrere Nachrichten zusendet.
Um festzulegen, dass nur ausgewählte Personen die Abwesenheitsnotiz erhalten und was mit den eingehenden E-Mails passieren soll, klicken Sie auf Regel hinzufügen. Sie können die E-Mails beispielsweise an Kollegen weiterleiten oder automatisch in einen Ordner verschieben lassen. Bei einer automatischen Weiterleitung bleiben die E-Mails trotzdem in Ihrem Posteingang erhalten. Weiterhin können Sie Bedingungen für das Senden einer Abwesenheitsnotiz festlegen. So kann zum Beispiel für E-Mails, die direkt an Sie gesendet wurden, eine andere Regel aufgestellt werden als bei Nachrichten, bei denen Sie nur CC stehen. Während es bei CC-Nachrichten meist genügt, diese nur in einen Ordner zu verschieben, ist es bei E-Mails, die direkt an Sie gesendet wurden, sinnvoll, sie an eine Kollegin zur Bearbeitung weiterzuleiten. Die erweiterten Einstellungen bieten Ihnen darüber hinaus noch die Möglichkeit, die minimale und maximale E-Mailgröße sowie den Zeitraum, in welchem eingehende E-Mails mit einer Abwesenheitsnotiz beantwortet werden, anzugeben. Sobald Sie Ihre Einstellungen mit OK bestätigen, ist der Abwesenheitsassistent aktiviert.
Wenn Sie aus dem Urlaub zurückkehren und Outlook aufrufen, werden Sie gefragt, ob die Abwesenheitsnotiz noch aktuell ist. Um sie zu deaktivieren, müssen Sie Ihre Markierung im Fenster Automatische Antworten von „Ich bin zurzeit nicht im Hause“ auf „Ich bin zurzeit im Hause“ ändern.
