Und wieder was gelernt: The Social Workplace

Heute Morgen kam der Tatel in mein Büro und hat sich darüber aufgeregt, dass es ja wohl nicht sein könne, dass in der Firma noch nicht alle mit dem E-Learning-Programm begonnen hätten. Zwei meiner Kollegen hätten es wohl einfach in ihren Rollcontainer gelegt. Dies ärgere ihn, denn schließlich sei es wichtig, dass alle auf dem gleichen Stand sind, denn nur so könne ein Social Workplace verwirklicht werden.

 

Puh, Gott sei Dank hatte ich schon das zweite Kapitel der Software gemacht, denn sonst hätte ich mit dem Begriff „Social Workplace“ gar nichts anfangen können. Ich weiß jetzt, dass das eine neue Arbeitsweise ist, bei der die Nutzung von sozialen Netzwerken während der Arbeitszeit nicht mehr verpönt, sondern ausdrücklich erwünscht ist. Der virtuelle Frank Mertens von der Go Social! GmbH hat das erzählt, denn er war auf einer Konferenz zum Thema Arbeitsorganisation. Dort hat er außerdem gelernt, dass durch die Integration von Social Media letztendlich die Innovationskraft gestärkt und das Kundenverständnis verbessert werden kann.

 

Innovationskraft stärken? Kundenverständnis verbessern? Ich hab erst mal nur Bahnhof verstanden… Nachdem ich das Kapitel nun abgeschlossen habe, kann ich mir ganz gut vorstellen, was damit gemeint ist: Dokumente werden auf die soziale Netzwerkplattform hochgeladen und dort auch gespeichert. Alle beteiligten Kollegen können sich direkt auf der Plattform untereinander austauschen und an dem Dokument arbeiten. Es spielt dabei keine Rolle, ob sie an dem Tag auch im Büro sitzen oder von zuhause aus arbeiten.

Kunden haben die Möglichkeit mit uns über die Plattform in Kontakt zu treten und uns Feedback zu geben. Dies ermöglicht es uns Kundenbedürfnisse schneller zu erkennen und auf sie einzugehen.

 

Ich glaube, dass mir alles viel klarer wird, wenn wir das auch tatsächlich so machen. Dass ich zumindest theoretisch weiß, wie es geht, habe ich ja im Kapiteltest der Software bewiesen. Das war diesmal ein Schießbudenspiel. Voll witzig! Da musste ich bei jeder Frage die richtige Antwort abschießen 😀

 

Erst das Wiki, jetzt gleich eine ganze Revolution?

Seit letztem August hat sich ziemlich viel bei uns getan: „Steht im Wiki“ ist mittlerweile ein Running Gag. Wenn ein Kollege auf eine Frage spontan keine Antwort weiß, fragt er erst mal, ob man denn schon im Wiki nachgeschaut hätte. Für technische Fragen zum Wiki bin ich meist Ansprechpartnerin Nummer eins, denn damit kenne ich mich jetzt bestens aus. Das macht mich schon ein bisschen stolz! Wir wollen uns jetzt auch eine Unternehmens-Facebook Seite einrichten, um mit unseren Kunden besser zu kommunizieren und um interessante Informationen nach außen zu tragen, die auf unsere Website nicht so gut passen.

Andere Unternehmen unserer Größe sind teilweise schon ziemlich aktiv in Sachen Social Media, das heißt wohl „Social Revolution“. Ein privates Profil habe ich im Gegensatz zu manch anderen Kollegen schon. Doch da gibt es ja auch noch Twitter, LinkedIn, Xing und wie die ganzen anderen Plattformen noch so heißen. Der Tatel hat jetzt extra für uns eine Lernsoftware gekauft. Die soll uns das Thema Social Media näher bringen und uns zeigen, wie man soziale Netzwerkplattformen nicht nur privat und in der Kommunikation mit Kollegen, sondern auch im Kontakt mit Kunden und Geschäftspartnern effektiv nutzen kann. Doch bevor man das angeht, muss man sich ja schon richtig vorbereiten. Mir scheint, es gibt da ziemliche viele Punkte, auf die man achten muss.

 

Heute habe ich das erste Kapitel „Social Revolution – Neue Möglichkeiten entdecken“ der Software gemacht. Ich hatte sogar richtig Spaß daran! Irgendwie war das wie ein Computerspiel. Es gibt da ein richtiges Unternehmen, die Go Social! GmbH. Die Geschäftsführerin heißt Katharina Herzog. Sie hat noch drei Mitarbeiter: Frank Mertens, Lena Sommerfeld und Torsten Kohlhammer.

 

 

Ich war dann quasi ein Besucher des Unternehmens und habe den Arbeitsalltag in der Firma miterlebt. Die Go Social! GmbH will sich, genau wie wir, mehr in Richtung Social Media bewegen. Die Meinungen darüber im Unternehmen sind geteilt, manche sind skeptisch, andere finden es gut, also wie im echten Leben. Die Mitarbeiter der Go Social! GmbH haben sich ähnliche Fragen wie ich gestellt. Zum Beispiel: Wie wirke ich glaubwürdig auf einer sozialen Netzwerkplattform? Welche Potenziale bergen Social Media? Worin genau besteht der Unterschied zum Web 2.0?

 

Dies alles habe ich im ersten Kapitel gelernt und obwohl es insgesamt für mich nicht allzu viel Neues war, war‘s dennoch gut, alles wieder aufzufrischen. So was vergisst man ja immer wieder schnell! Am Ende des Kapitels musste ich in einem Spiel beweisen, dass ich jetzt weiß, was Social Media sind und wo ich sie im Arbeitsalltag einsetzen kann. Was ich aber vor allem im ersten Kapitel gelernt habe, ist, dass man nicht einfach loslegen und ausprobieren sollte, es ist wichtig eine Strategie zu haben. Ich bin mal gespannt, was mich im nächsten Kapitel so erwartet…

 

SharePoint: Transparenz schaffen und die Produktivität steigern

Für Unternehmen vieler Branchen ist es nicht immer einfach qualifizierte Mitarbeiter zu finden. Oft können offene Stellen kurzfristig nicht besetzt werden. Diese „Lücke“ gilt es für die anderen Mitarbeiter zumindest vorübergehend zu schließen – effizientes Arbeiten ist deshalb wichtiger denn je. Jeder, der schon einmal mit mehreren Kollegen an einem Projekt gearbeitet hat, weiß jedoch, wie zeitaufwendig die interne Abstimmung sein kann.

 

Nachdem das Projektteam gefunden ist und eine erste Besprechung stattgefunden hat, geht es auch schon los: E-Mails machen die Runde, werden beantwortet, weitergeleitet – manchmal an das ganze Projektteam, manchmal auch nur an einzelne Personen. Protokolle, Statuspläne und sonstige Dokumente sind früher oder später in verschiedenen Versionen vorhanden. Es kostet den Projektleiter unheimlich viel Zeit die Dokumente zusammenzuführen und einen aktuellen Stand des Projektes zu erhalten. Hierbei verliert er unnötig Zeit, in der er schon längst das Projekt weiter vorantreiben könnte.

 

Informationen gemeinsam bearbeiten und verwalten mit Sharepoint


„Bisher benötigen Menschen am Arbeitsplatz im Schnitt neun bis zehn Stunden in der Woche, um nach Informationen zu suchen. Ein Drittel bis die Hälfte der Suchen ist erfolglos“, belegt eine Studie des Marktforschungsinstitutes IDC. Durch eine abteilungs- oder unternehmensübergreifende Datenbank können Unternehmen diesem Problem entgegenwirken. SharePoint hat sich hierfür bereits in vielen Unternehmen bewährt. Die vollständig webbasierte Lösung, die aber direkt aus Office-Anwendungen angewandt werden kann, schafft Transparenz und kann je nach Bedarf auf Projektgruppen, Abteilungen oder das ganze Unternehmen zugeschnitten werden. Doch SharePoint ist längst kein reines Dokumentenmanagementsystem mehr, das jedem Mitarbeiter in einem Unternehmen erlaubt, Kollegen Dokumente einfach zugänglich zu machen und für ihn selbst relevante Dokumente zu finden.

 

Vielmehr strukturiert die Kollaborations-Plattform SharePoint Unternehmensinformationen aus verschiedenen Quellen und unterschiedlichen Formaten und bereitet sie einheitlich auf. Die Suchfunktion greift hierbei auf alle integrierten Programme, Dateien und Informationen zu und gewährleistet dem Nutzer damit eine schnelle Recherche ganz unabhängig vom Inhaltstyp und der Datenquelle.
Darüber hinaus ist SharePoint ein gutes Instrument, um die Einhaltung von Richtlinien und Gesetzen zu überwachen. So protokolliert SharePoint beispielsweise, ob Mitarbeiter bestimmte Richtlinien-Dokumente gelesen und unterzeichnet haben. Der Verwaltungsaufwand durch die manuelle Überwachung fällt damit weg und Haftungsrisiken für das Unternehmen entfallen.

 

Neue Medien einbinden am Beispiel der „Microsoft Academy Mobile“


Microsoft nutzt intern ein auf SharePoint basierendes Videoportal. Damit können Mitarbeiter eigene Kurzvideos aufnehmen und so ihren Kollegen ihr Wissen zugänglich machen. Somit kann sehr kurzfristig komplexes Wissen weitergegeben und darüber hinaus sogar Trainings- und Reisekosten eingespart werden. Dies ist nur ein beispielhaftes Tool, mit dessen Hilfe dem Wissens-Verlust innerhalb des Unternehmens oder einzelner Arbeitsgruppen vorgebeugt werden kann. Sonstige Enterprise 2.0-Anwendungen wie beispielsweise ein Wiki, Blog oder ein internes soziales Netzwerk, das die Verknüpfungen der Mitarbeiter untereinander anzeigt, können ebenfalls in SharePoint eingebunden werden.

 

Fit für SharePoint mit der Know How! AG


 

Die Know How! AG bietet eine Lernsoftware an, mit der sich Nutzer eigenständig und in freier Zeiteinteilung mit SharePoint vertraut machen können. In zwanzig Lektionen, was ungefähr einer Bearbeitungszeit von zwei Stunden entspricht, lernen die Anwender die wichtigsten Elemente im Umgang mit SharePoint 2010 kennen: Arbeitsräume, Dokumente und Listen sind ebenso Teil der Übungen wie die allgemeine Arbeitsorganisation mit SharePoint.

 

 

Die Nutzer lernen schnell, wie man Inhalte sortiert und filtert und welche Vorteile die unterschiedlichen Ansichten haben. Darüber hinaus erfahren sie, wie die Aufgaben- und Kalenderfunktion zur effektiven Zusammenarbeit beitragen kann.

 

Mehr über unsere Produkte erfahren Sie hier.

 

Robert Bosch GmbH setzt bei der Einführung von Enterprise 2.0 auf Know How!

Die Robert Bosch GmbH hat ein Projekt gestartet, das Unternehmen weltweit in ein Enterprise 2.0 zu transformieren. Für diesen Wandel setzt die Robert Bosch GmbH sowohl im internen als auch im externen Bereich auf den Einsatz von Social Business Methoden und hat IBM Connections als Social Business Software erworben. Nach einem positiven Abschluss der Erprobungsphase wird bei über 200.000 Personen weltweit die Software eingeführt. Damit einher geht eine Veränderung der Arbeitsweise.

 

Die Robert Bosch GmbH vertraut bei der Entwicklung und Durchführung von Qualifikationsmaßnahmen innerhalb dieses Enabling-Projekts auf die Know How! AG.

 

Das Qualifikationskonzept umfasst folgende Elemente:

  • Webinare
  • Seminare
  • Workshops
  • Roadshows
  • Web Based Trainings
  • Trailer
  • Social Learning Community
  • Reverse Mentoring
  • Projektmanagement
  • Unterlagenerstellung

In der Erprobungs-Phase werden in diesem Jahr noch Qualifikationspakete für Community User und Community Manager zur Verfügung gestellt, sowie für Führungskräfte, die Mitarbeiter in Communities führen.

 

Wir freuen uns darauf, die Robert Bosch GmbH als „Preferred Partner“ bei diesem Change-Prozess zu begleiten und ihre Mitarbeiter für die Arbeitswelt 2.0 zu qualifizieren.

Neue Web Based Trainings für OneNote und SharePoint

Die Familie der WBTs hat Nachwuchs bekommen: Zusätzlich zu den gängigen Office-2010-Produkten, sind nun auch E-Learning-Kurse zu OneNote 2010 und SharePoint 2010 erhältlich.

 

OneNote 2010

In knapp zwei Stunden lernen Sie, wie OneNote 2010 Ihren Arbeitsalltag effektiver gestalten kann. Der Kurs begleitet Sie durch die Struktur des elektronischen Notizbuchs, Sie erfahren, wie Sie Elemente anlegen und wie der Datenaustausch mit anderen Anwendungen funktioniert. Sie erlernen die Grundkenntnisse zum Umgang mit dem Programm und sind anschließend in der Lage, OneNote effizient einzusetzen. Durch die zusätzlichen Spezialkenntnisse, wie Freigaben oder die Zusammenarbeit in Notizbüchern, lernen Sie, wie leicht Sie gemeinsam mit Ihrem Team OneNote nutzen können.

 

 

SharePoint 2010

Die grundlegenden Standardfunktionen von SharePoint 2010 erfahren Sie in 20 kurzen Lektionen (insgesamt ca 2 Stunden). Dabei lernen Sie, wie SharePoint im Zusammenspiel mit Office 2010 Ihre alltägliche Arbeit sinnvoll unterstützen kann. Die wichtigsten Elemente im Umgang mit SharePoint 2010 (Arbeitsräume, Dokumente und Listen) und die Arbeitsorganisation werden anschaulich vertieft.  Das Arbeiten mit Ordnern oder dem Explorer auf SharePoint wird genauso beachtet, wie die grundlegenden Funktionen des Sortierens und des Filterns behandelt werden. Die Aufgaben- und Kalenderfunktion und die Besprechungsarbeitsräume in SharePoint 2010, werden Ihre Zusammenarbeit mit den Kollegen noch effektiver gestalten.

Mehr Informationen über die Lernsoftware auf der Website der Know How! AG.