SharePoint: Transparenz schaffen und die Produktivität steigern

Für Unternehmen vieler Branchen ist es nicht immer einfach qualifizierte Mitarbeiter zu finden. Oft können offene Stellen kurzfristig nicht besetzt werden. Diese „Lücke“ gilt es für die anderen Mitarbeiter zumindest vorübergehend zu schließen – effizientes Arbeiten ist deshalb wichtiger denn je. Jeder, der schon einmal mit mehreren Kollegen an einem Projekt gearbeitet hat, weiß jedoch, wie zeitaufwendig die interne Abstimmung sein kann.

 

Nachdem das Projektteam gefunden ist und eine erste Besprechung stattgefunden hat, geht es auch schon los: E-Mails machen die Runde, werden beantwortet, weitergeleitet – manchmal an das ganze Projektteam, manchmal auch nur an einzelne Personen. Protokolle, Statuspläne und sonstige Dokumente sind früher oder später in verschiedenen Versionen vorhanden. Es kostet den Projektleiter unheimlich viel Zeit die Dokumente zusammenzuführen und einen aktuellen Stand des Projektes zu erhalten. Hierbei verliert er unnötig Zeit, in der er schon längst das Projekt weiter vorantreiben könnte.

 

Informationen gemeinsam bearbeiten und verwalten mit Sharepoint


„Bisher benötigen Menschen am Arbeitsplatz im Schnitt neun bis zehn Stunden in der Woche, um nach Informationen zu suchen. Ein Drittel bis die Hälfte der Suchen ist erfolglos“, belegt eine Studie des Marktforschungsinstitutes IDC. Durch eine abteilungs- oder unternehmensübergreifende Datenbank können Unternehmen diesem Problem entgegenwirken. SharePoint hat sich hierfür bereits in vielen Unternehmen bewährt. Die vollständig webbasierte Lösung, die aber direkt aus Office-Anwendungen angewandt werden kann, schafft Transparenz und kann je nach Bedarf auf Projektgruppen, Abteilungen oder das ganze Unternehmen zugeschnitten werden. Doch SharePoint ist längst kein reines Dokumentenmanagementsystem mehr, das jedem Mitarbeiter in einem Unternehmen erlaubt, Kollegen Dokumente einfach zugänglich zu machen und für ihn selbst relevante Dokumente zu finden.

 

Vielmehr strukturiert die Kollaborations-Plattform SharePoint Unternehmensinformationen aus verschiedenen Quellen und unterschiedlichen Formaten und bereitet sie einheitlich auf. Die Suchfunktion greift hierbei auf alle integrierten Programme, Dateien und Informationen zu und gewährleistet dem Nutzer damit eine schnelle Recherche ganz unabhängig vom Inhaltstyp und der Datenquelle.
Darüber hinaus ist SharePoint ein gutes Instrument, um die Einhaltung von Richtlinien und Gesetzen zu überwachen. So protokolliert SharePoint beispielsweise, ob Mitarbeiter bestimmte Richtlinien-Dokumente gelesen und unterzeichnet haben. Der Verwaltungsaufwand durch die manuelle Überwachung fällt damit weg und Haftungsrisiken für das Unternehmen entfallen.

 

Neue Medien einbinden am Beispiel der „Microsoft Academy Mobile“


Microsoft nutzt intern ein auf SharePoint basierendes Videoportal. Damit können Mitarbeiter eigene Kurzvideos aufnehmen und so ihren Kollegen ihr Wissen zugänglich machen. Somit kann sehr kurzfristig komplexes Wissen weitergegeben und darüber hinaus sogar Trainings- und Reisekosten eingespart werden. Dies ist nur ein beispielhaftes Tool, mit dessen Hilfe dem Wissens-Verlust innerhalb des Unternehmens oder einzelner Arbeitsgruppen vorgebeugt werden kann. Sonstige Enterprise 2.0-Anwendungen wie beispielsweise ein Wiki, Blog oder ein internes soziales Netzwerk, das die Verknüpfungen der Mitarbeiter untereinander anzeigt, können ebenfalls in SharePoint eingebunden werden.

 

Fit für SharePoint mit der Know How! AG


 

Die Know How! AG bietet eine Lernsoftware an, mit der sich Nutzer eigenständig und in freier Zeiteinteilung mit SharePoint vertraut machen können. In zwanzig Lektionen, was ungefähr einer Bearbeitungszeit von zwei Stunden entspricht, lernen die Anwender die wichtigsten Elemente im Umgang mit SharePoint 2010 kennen: Arbeitsräume, Dokumente und Listen sind ebenso Teil der Übungen wie die allgemeine Arbeitsorganisation mit SharePoint.

 

 

Die Nutzer lernen schnell, wie man Inhalte sortiert und filtert und welche Vorteile die unterschiedlichen Ansichten haben. Darüber hinaus erfahren sie, wie die Aufgaben- und Kalenderfunktion zur effektiven Zusammenarbeit beitragen kann.

 

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