Projektkommunikation 2.0 – mehr als nice to have

Dezentrale Organisationen und die fortschreitende Globalisierung bedingen Social Collaboration, wie Sie bereits in Artikel Social Collaboration als logische Konsequenz der Gloabalisierung erfahren haben. Doch wie wirkt sich das nun auf die Projektkommunikation aus?

Projektkommunikation

In der heutigen Zeit bilden sich  Teams oftmals spontan – über Abteilungsgrenzen, „on demand“  im speziellen Projektfall. Dies geschieht bei der Know How! AG immer häufiger, dann gilt es eine geeignete Projektplattform für unterschiedliche Abetilungen (bei uns oftmals,  Vertrieb, WBT-Produktion, Projektleitung, Beratung und Qualifizierung und  Grafik zu finden).

 

In den letzten Monaten und Jahren hat sich immer mehr herauskristallisiert, dass eine effiziente Projektkommunikation im klassischen Email-Client nicht zu realisieren ist. Wir benötigen kollaborative Tools, die das kollaborative Zusammenarbeiten ermöglichen und sogar fördern.

Eine neue Art der Projektkommunikation

Wie sieht nun die Projektkommunikation im Social Collaboration Sinn aus? Alle Projektmitglieder werden zu Projektbeginn in eine speziell dafür eingerichtete Yammer-Gruppe eingeladen. Das Micro-Blogging Tool Yammer dient als zentrale Kommunikationsplattform innerhalb des Projektteams: Hier werden alle Projektinformationen für alle Projektteilnehmer sichtbar geteilt. Jedes Arbeitspaket  erhält einen eigenen Post und spezifische Tags (Wie man richtig „tagged“ erfahren Sie hier).

 

Updates werden, insofern zu einem bereits bestehenden Thema, nicht als neuer Post kommuniziert, sondern in den Verlauf der Posts hineingeschrieben. Dadurch sind die Posts (inklusive News Thread) immer ganz oben. Durch das Tagging ist gewährleistet, dass man die jeweiligen Post auch nach längerem Projektverlauf noch finden kann.

 

Und wie werden Dokumente geteilt?

Natürlich gibt  es innerhalb von Projekten auch unheimlich viele Dokumente, Dokumentstände, et cetera pp und diese gilt es effizient zu teilen. Denn das beste Feedback kann schnell im „Dokumentenversionierungsdurcheinander“ untergehen. Aus diesem Grund sind wir dazu übergegangen, Dokumente nicht mehr innerhalb von Yammer hochzuladen.

 

Als zentrale  Dokumentenablage dient unser Projekt-Sharepoint. Hier können Dokumente zentral (ohne Versionierungen) bearbeitet werden, in dem man sie einfach „kurz auscheckt“ und dann wieder „eincheckt“ (ganz wichtig). Die jeweiligen Team-Mitglieder informieren wir dann über Yammer durch einen Post mit einem Link zum Dokument.

Der Benefit für unser Team

„Ich will diese Art der Zusammenarbeit nicht mehr missen, Projekte können wir somit viel schneller und more social managen, richtig 2.0 eben“, so Stefanie Wurster, Projektmanagerin Enterprise 2.0.

 

Social Collaboration als logische Konsequenz der Globalisierung

Wir schreiben das Jahr 2014. Wie sieht die Welt aus? In einer globalen und zunehmend digitalisierten Welt hat sich auch die Art und Weise wie wir (zusammen)arbeiten verändert (Mehr dazu im Artikel von Lars Kroll: digitaler geht immer): Teams sind auf der ganzen Welt und somit über mehrere Zeitzonen und Ländergrenzen verteilt.

Social Collaboration

Wenn in New York noch alle schlafen, arbeiten die Shanghaier schon auf Hochtouren und vice versa: Online, offline, digital, analog.  Es gibt kein schwarz und kein weiß mehr. Alles scheint möglich, alles scheint greifbar: Always online, always beta, always on the move. Denken Sie nur mal an den neuesten TV-Spot von Xing.

 

The future of Collaboration

Die technischen sowie sozio-ökonomischen Entwicklungen haben enorme Auswirkungen auf die Arbeit von Teams. In einer völlig digitalisierten und globalisierten Welt scheint Email- und Telefon den dynamischen Ansprüchen nicht mehr zu genügen. Daraus leitet sich ab, dass die beschriebene Situation das optimale Einsatzszenario von Social Software bietet.

„Social collaboration refers to processes that help multiple people interact and share information to achieve any common goal. Such processes find their ’natural‘ environment on the internet, where collaboration and social dissemination of information are made easier by current innovations“ (Quelle: Wikipedia).

Wenn wir das dies kommunikationswissenschaftlich betrachten, lassen sich folgende Einsatzfelder von Social Software par execellence ableiten:

• 1:n oder n:n Kommunikation
• 1:n oder n:n Zusammenarbeit
• Verteilte Teams

 

Social Collaboration: Potenziale hoch n

In diesen bieten Social Business Plattformen wie IBM Connections, Jive oder Yammer ein immenses Potenzial. Teams können gemeinsam über ländergrenzen hinweg an Themen arbeiten, Ideen generieren.
Durch den Einsatz von Wikis, Chats und Blogs sind alle Informationen für alle Teammitglieder zu jederzeit im Thread sichtbar. Informationsredundanzen und Doppelarbeiten können verringert werden, Wissenssilos aufgebrochen werden. Zudem schafft Social Collaboration Nähe: Durch den Einsatz von Profilen werden Informationen personalisiert.

 

Eins ist sicher, wenn man einmal in den Genuss dieser neuen Art der Zusammenarbeit gekommen ist, möchte man sie nicht mehr „missen“ und definitiv nicht zurück zum leidigen Email-Bing-Bong.

 

Hier erhalten Sie weitere Informationen zum Thema Social Collaboration>>

 

Christian Schmidt vergrößert unsere Expertise im Bereich Enterprise 2.0

Wir freuen uns, seit Januar 2014 den Enterprise-2.0-Experten Christian Schmidt als Senior Sales Manager im Team zu haben. Schon seit vielen Jahren befasst er sich mit dem Thema Enterprise 2.0 und hat damit bereits Erfahrungen im In- und Ausland gesammelt. Bei seiner täglichen Arbeit mit Unternehmensvertretern steht dabei zu Beginn immer eine Frage: „Wo drückt der Schuh?“ Denn gute, maßgeschneiderte Lösungen können für ihn nur aus einem ehrlichen Austausch entstehen. Wie er seine Erfahrungen bei der Know How! AG einbringen möchte und was er von seinem neuen Job erwartet, erzählte er uns in diesem Interview.

 

Enterprise-2.0-Experte Christian SchmidtWarum haben Sie sich für die Know How! AG entschieden?

Es ist das Gesamtpaket! Als Country Manager eines Social-Business-Tool-Anbieters habe ich mich ja bereits in der Enterprise-2.0-Branche bewegt. Allerdings stand bei meiner Arbeit immer die Software im Vordergrund. Was die Know How! AG im Moment bei der Robert Bosch GmbH auf die Beine stellt, ist mir dabei selbstverständlich nicht entgangen.

 

Einen Konzern dieser Größe beim Wandel zu einem Enterprise 2.0 zu begleiten – das ist eine Hausnummer. Schließlich geht es darum, weltweit 300.000 Menschen in den Prozess einzubinden, das ist europaweit einzigartig. So etwas kann nur mit einem professionellen und kompetenten Team umgesetzt werden – ein Team, das ich gerne unterstützen wollte. Dass ich mit dieser Annahme richtig lag, haben meine ersten Wochen bei der Know How! AG gezeigt: Bei meinem intensiven Onboarding habe ich nicht nur die effizienten Prozesse, sondern auch die klugen Köpfe hinter den Funktionen kennengelernt.

 

Welche Aufgaben und Projekte haben Sie bei der Know How! AG bereits kennengelernt?

Momentan arbeite ich mich in bestehende Projekte ein, das ist ziemlich vielschichtig. Ich beschäftige mich aber auch mit der Ideenentwicklung, wie wir die Neukundengewinnung für den Bereich Enterprise 2.0 vorantreiben können. Neben großen Konzernen sind dabei natürlich auch immer öfter kleinere Unternehmen spannend, die sich bereits aktiv mit dem Thema Enterprise 2.0 auseinandersetzen, aber nur über Halbwissen verfügen. Das E-Learning-Tool „Go Social!“ ist dabei eine prima Starthilfe.

 

Zudem spielt bei meiner Arbeit hier das Partnermanagement eine wichtige Rolle. Denn die besten Software-Lösungen haben eben oft ein und dasselbe Problem: Anfangs wird das Thema E 2.0 in den Unternehmen „gehypt“. Wenn dann der erste Wirbel vorüber ist, zeigt sich, dass es nicht so einfach ist, die Mitarbeiter auch tatsächlich auf die Plattform zu bekommen. Hier kann die Know How! AG nachhaltig bei der Kommunikation, der Qualifizierung und dem Change-Prozess unterstützen. Und dafür gilt es natürlich auch Kooperationen mit den Plattform-Anbietern zu schließen.

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„Ein Mitmach-Zwang von oben kam nie in Frage“

Yvonne Seibold, Projektleiterin und Trainerin bei der Know How! AG, hat in ihrem Blogbeitrag bereits erläutert, welche Vorteile ihr der unternehmesweite Einsatz von Yammer bringt. „Damit so etwas im Unternehmen realisiert werden kann, ist es extrem wichtig, dass die Führungskräfte mitmachen, die Sache unterstützen und die neue Art der Kommunikation und Zusammenarbeit vorleben“, hat sie in ihrem Fazit geschrieben.

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Working Social – neue Wege der Zusammenarbeit

Als Projektleiterin und Trainerin bei der Know How! AG bin ich oft tageweise nicht im Büro, sehe die Kollegen nur selten, und manch einer könnte jetzt denken, dass ich den Anschluss verliere und vom Tagesgeschäft gar nichts mitbekomme. Doch weit gefehlt, denn – Social Media sei Dank! – bin ich ziemlich gut auf dem Laufenden! Wie das geht, möchte ich hier mit Ihnen teilen. Anhand von konkreten Beispielen, die uns im Team „Beratung & Qualifizierung“ aufgefallen sind, beschreibe ich die Vorteile des Enterprise Social Networks yammer im Arbeitsalltag.

 

Wie alles begann

Vor etwa zwei Jahren haben wir bei der Know How! AG testweise intern angefangen, yammer zu nutzen. Ich war damals schon in dieser Versuchsphase dabei, und es war erstaunlich, wie rasch neue Kollegen dazu gestoßen sind und aktiv mitgemacht haben. Recht schnell war für uns klar, dass wir hier eine Kollaborationsplattform für uns entdeckt haben, die prima bei uns im Unternehmen funktionieren kann. Daher bildeten wir eine Arbeitsgruppe, arbeiteten Konzepte aus und holten die Geschäftsführung mit ins Boot, damit wir das Tool künftig unternehmensweit einführen konnten.

 

Wie alle lernten

Aus der Testphase, in der wir einfach mal experimentiert haben, wurde für uns ein reales Projekt, denn jetzt ging es daran, die Know How! AG mit über 80 Kollegen an 3 Standorten fit für yammer zu machen. Da wir dafür ja Experten sind, war das kein Problem: Mit verschiedenen Seminarmethoden (z.B. Lunch and Learn, Webinaren, Schulungen etc.) wurden die Mitarbeiter geschult, Vorteile erläutert und auf diesen Change unserer Kommunikation vorbereitet. Diese Phase ist extrem wichtig, damit es dann zu einer erfolgreichen Zusammenarbeit über die Plattform kommen kann. Denn erst, wenn alle wissen, warum wir das machen und vor allem, wie es geht, machen sie auch tatsächlich mit.

 

Wie viel besser alles ist

In meinem Arbeitsbereich „Beratung & Qualifizierung“ sind wir zehn Personen, von denen die Hälfte – genau wie ich –  ständig unterwegs ist. Sich da gut zu organisieren, ist nicht so einfach.

 

sad_face  Früher: Damit wir uns im Team regelmäßig austauschen, haben wir immer montags von 17 bis 18 Uhr eine Telefonkonferenz organisiert. Natürlich ist es schön, die Stimmen der Kollegen zu hören. Aber leider ist es auch zeitlich meist sehr ungeschickt gewesen: Wenn ich beim Kunden war, konnte ich nicht teilnehmen und habe so Informationen verpasst. Oft war es dann auch so, dass ich Neuigkeiten erzählt bekam, die mich jetzt im Moment eigentlich nicht interessieren, ich aber vielleicht irgendwann noch wissen sollte.

 

happy_face  Heute: Wir haben die Montags-Telko komplett abgeschafft. Alle Informationen werden in unserer Gruppe in yammer geteilt. Das hat aber nicht nur den Vorteil, dass wir jetzt manchmal am Montag früher Feierabend machen können, sondern ist weitaus vielschichtiger:

  1. Informationen werden in Echtzeit geteilt: Direkt nach dem Kundentermin berichten wir auf yammer schon davon. Der Informationsverlust ist gering, weil eben gleich aufgeschrieben wird, was war, was gemacht werden muss etc.
  2. Die richtige Zielgruppe ansprechen: Es muss nicht lange überlegt werden, für wen die Information interessant ist. Einfach in die Gruppe „B&Q“ posten, dann erhalten alle die Information. Was der jeweilige Kollege dann mit den Informationen tut, ist seine Sache.
  3. Rasche Rückmeldung: Durch die Funktionen „Like“ und „Reply“ kann schnell auf die Posts reagiert werden. Da braucht es dann keine vielen Worte, manchmal reicht auch ein Klick, um Gefallen oder Zustimmung auszudrücken.
  4. yammer als Wissensdatenbank: Nicht alle Informationen sind für uns gleich wichtig. Manchmal werden sie vielleicht auch erst in ein paar Wochen relevant. Dann suchen wir in yammer und finden gleich den richtigen Ansprechpartner im Unternehmen, der sich mit dem gleichen Thema auch schon mal auseinander gesetzt hat. So gibt es wieder Anknüpfungspunkte zur Zusammenarbeit, bzw. ich kann Informationen von Kollegen nutzen und meine Arbeit so schneller erledigen.

 

sad_face  Früher: Haben wir uns im Team natürlich auch jede Menge Mails geschickt. Zu den unterschiedlichsten Themen. Sei es eine Abstimmungssache für den nächsten Termin oder Fragen zu aktuellen Projekten und Kunden.

 

happy_face  Heute: Erfahre ich solche Dinge in yammer. Wir haben unterschiedliche Gruppen angelegt, für die verschiedensten Fachbereiche: Von Social Media über IT etc. Hat das meine Mails reduziert? Sie werden es kaum glauben: Das Mailaufkommen ist bei mir intern um 70 Prozent gesunken! Die Zusammenarbeit hat sich für uns dadurch revolutioniert, wie folgender Screenshot schön zeigt. Einer regt ein Thema an, in diesem Fall die Agenda für unser Meeting und die anderen Gruppenmitglieder schließen sich an. Bei diesem virtuellen Brainstorming werden schnell wertvolle Agenda-Punkte gesammelt und das wichtigste: Jeder kann sich dazu einklinken, wenn es zeitlich passt. Es werden nicht zig Mails hin- und her geschickt, wo ich dann erst mal schauen muss, auf welchem Stand wir gerade sind, ich sehe das alles in yammer in einem Posting:

 

yammer_b+q
Zeitsparen und Mitbestimmen: Kollaboration bei der Know How! AG

 

 

 sad_faceFrüher: Habe ich mit Kunden und Partnern vieles per E-Mail oder telefonisch abgeklärt.

 

happy_face  Heute: Nutzen wir Gruppen teilweise auch mit Kunden und Partnern für konkrete Projekte und deren Planung. Das wurde von allen Seiten sehr gut aufgenommen und somit haben wir auch hier ein effizienteres Arbeiten ermöglicht, da wir viel zeitunabhängiger sind und z.B. nicht erst warten müssen, bis der Kunde wieder telefonisch erreichbar ist.

 

yammer_mobil

sad_face  Früher: Bin ich nach Kundenterminen einfach heimgefahren. Wenn ich dann das nächste Mal im Büro war, habe ich vom Termin erzählt und andere Dinge von den Kollegen erfahren, das hat ganz schön viel Zeit in Anspruch genommen!

 

 

happy_face  Heute: Sitze ich mit dem Smartphone im Zug und schaue in yammer, was so im Büro passiert ist. Außerdem schreibe ich gleich einen kleinen Bericht, wie es bei mir war und welche nächsten Schritte sich daraus auch für die Kollegen ergeben. Die mobile Nutzung ist für mich extrem wichtig. So kann auch schnell mal ein Bild aus dem Zug oder von der Messe gepostet werden. Die Info kommt für uns alle in Echtzeit an, und wir können darauf reagieren, wenn es notwendig ist. Müsste ich hierfür jedes Mal mein Laptop auspacken, würde ich es nicht tun. Die mobile Nutzung des Netzwerks war für unsere Entscheidung ausschlaggebend.

 

Wie das funktioniert

Damit so etwas im Unternehmen realisiert werden kann, ist es extrem wichtig, dass die Führungskräfte mitmachen, die Sache unterstützen und die neue Art der Kommunikation und Zusammenarbeit vorleben. Wenn ich beispielsweise kurz was telefonisch oder per Mail klären wollte, hat meine Chefin immer gesagt „Stell es doch bitte in yammer, dann sehen es alle, und wir können gemeinsam eine Entscheidung treffen.“ Das hat sie konsequent durchgehalten, bis es jeder im Team verinnerlicht hatte. Wenn so ein neues Tool etabliert werden soll, ist es unabkömmlich, dass jemand den „Hut auf hat“ und zwischen drin immer wieder erinnert, was man ausgemacht hat.

 

 

Ha! Endlich wusste ich mal was vorher: Social Collaboration

Als ich den Tatel heute Morgen nach Communote und Yammer gefragt habe, meinte er, dass er auch schon darüber nachgedacht hat und wir das mal bei unserer nächsten Mitarbeitersitzung diskutieren sollten. Seit wir dieses E-Learning haben, ist er viel offener für Veränderungen, früher hat er immer alles Neue abgelehnt. Ich bin echt beeindruckt! Und er hat mich sogar gelobt, als ich ihm ein wenig stolz erzählt habe, dass ich im Kapiteltestspiel zu Modul 7 alles richtig gemacht habe. (Zugegeben, ich habe verschwiegen, dass es in dem Modul ums Wiki ging, damit kenne ich mich ja eh schon voll gut aus.) Aber selbst ich hab noch was Neues zum Wiki gelernt. Jemand, der den Überblick über einzelne Wiki-Seiten behält und aufpasst, dass keine Dopplungen oder verwaiste Seiten entstehen, nennt man einen Wiki-Gärtner. Das bin dann quasi ich, Blumen mochte ich ja schon immer.

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Social Media kann die Produktivität ihrer Mitarbeiter um bis zu 25% steigern

Nach anfänglicher Skepsis entscheiden sich letztlich immer mehr Unternehmen für den Einsatz sozialer Kanäle. Eine Untersuchung vom McKinsey Global Institute im Jahr 2012 zeigte, dass soziale Medien die Produktivität der Mitarbeiter bis zu 25% steigern können. Diese Zahl verwundert nicht, wenn man bedenkt, dass der durchschnittliche Mitarbeiter wöchentlich 28 Stunden damit zubringt, E-Mails zu bearbeiten, Informationen zu suchen und die interne Zusammenarbeit zu organisieren. Doch wie können Social Media die Arbeitsprozesse in diesem Umfang beschleunigen? Betrachtet man die drei vorher genannten Aspekte, für die Mitarbeiter über die Hälfte ihrer Arbeitszeit einsetzen, genauer, so liegen die Vorteile von Social Media auf der Hand:

 

 

1. E-Mails bearbeiten

 

Im Durchschnitt erhält ein Angestellter ca. 30-40 E-Mails am Tag. Das Lesen und Beantworten kann viel Zeit in Anspruch nehmen. Hinzu kommen Gruppenmails, über die interne und externe Projekte koordiniert werden. Jeder kennt deren Problematik: Antworten überschneiden sich, angehängte Dokumente sind schnell in mehreren Versionen vorhanden. Der unnötige Zeitaufwand, diese Mails zu organisieren, kann durch eine gemeinsame Kollaborationsplattform eingedämmt werden. Ebenso kann eine soziale Wissensdatenbank einen großen Teil der E-Mails überflüssig machen. Wie genau diese beiden Kanäle die E-Mail-Flut bändigen können, zeigen die nächsten beiden Punkte.

 

 

2. Informationen suchen

 

In einem Unternehmen gibt es zahlreiche Informationen, die für einen Großteil der Mitarbeiter für die tägliche Arbeit wichtig sind:

 

Wie sind Arbeitsprozesse geregelt? Wo sind die offiziellen Formatvorlagen abgelegt? Welches Logo darf ich extern weitergeben? Welcher Dienstleister ist für die Wartung einer bestimmten Anlage zuständig? Die Liste ist unendlich. Es gibt mehrere Möglichkeiten, Antworten auf solche Fragen zu finden. So kann man einen erfahrenen Kollegen fragen (was ihn in seiner Produktivität einschränkt, weil er unterbrochen wird). Man kann auch anfangen im Posteingang zu suchen, ob es nicht schon einmal eine E-Mail hierzu gab (was unnötig viel Zeit kostet).

 

Eine professionelle Lösung stellt jedoch eine interne Wissensdatenbank dar. So können z.B. in einem internen Wiki alle Mitarbeiter mitwirken – neue Themen anlegen, unvollständige Themen ergänzen und veraltete Informationen aktualisieren. Ist erst einmal ein Grundstein gelegt, kann hier jeder Antworten auf viele wiederkehrende Fragen finden.

 

 

3. Interne Zusammenarbeit organisieren

 

Oftmals stellt die interne Zusammenarbeit, beispielsweise in Projektteams oder abteilungsintern einen großen Organisations- und damit Zeitaufwand dar. Mithilfe spezieller Social Media-Tools kann hier jedoch deutlich effizienter gearbeitet werden. So bieten diese z.B. eine zentrale Projektablage und die Möglichkeit gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten.

 

Microsoft SharePoint ist eines dieser Tools. Die vollständig webbasierte Lösung schafft Transparenz und kann je nach Bedarf auf Projektgruppen, Abteilungen oder das ganze Unternehmen zugeschnitten werden. Die Kollaborationsplattform ermöglicht es Mitarbeitern direkt aus Office-Anwendungen heraus gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten. Unterschiedliche Versionen gehören damit der Vergangenheit an und das Versenden von Dokumenten per Mail wird überflüssig. Als Kollaborationsplattform eignet sich SharePoint damit mindestens genauso gut wie als Dokumenten-Datenbank, in der offizielle Dokumente, Logos und Bilder zur weiteren Verwendung abgelegt werden können.

 

Soziales Netzwerk, Wiki oder Blog – was brauchen meine Mitarbeiter?

Schon zu Beginn dieses Jahrzehnts setzten bereits 69% der deutschen Unternehmen Wikis ein, 61% griffen intern auf Blogs zurück und immerhin 44% verfügten über interne soziale Netzwerke – das ergab eine Studie der Centrestage GmbH. Die Vorteile der jeweiligen Plattform liegen auf der Hand. Jedoch sollte jedes Unternehmen im Vorhinein gründlich abwägen, was es sich vom internen Einsatz dieser Medien verspricht und welche Plattform am meisten Sinn macht.

Bereits vorhandene technische Voraussetzungen ist eines der Punkte, die vorab geprüft werden sollten. So können Unternehmen die mit Microsoft SharePoint arbeiten, relativ unkompliziert Wikis, Blogs oder soziale Netzwerke integrieren. Wer nicht über solche Grundlagen verfügt, sollte sich vorab beraten lassen, welche Kosten und welcher Aufwand mit der technischen Umsetzung des präferierten Kanals verbunden sind. Grundsätzlich gilt: Alles ist möglich, aber ist es auch nötig?

 

Daher die Vorzüge verschiedener Möglichkeiten in Kürze:

 

Ein internes Wiki als Ideenspeicher und Wissensdatenbank

Häufig stolpern unterschiedliche Mitarbeiter immer wieder über dieselben Fragen. Die Suche nach Antworten in alten Mails oder bei Kollegen ist sehr zeitraubend.

  • Im Wiki kann jeder Mitarbeiter einen neuen Beitrag anlegen, um seine Erkenntnisse für sich und seine Kollegen zu speichern.
  • Kollegen, die mehr über ein Thema wissen, können den Artikel problemlos erweitern.
  • Durch die Suche können die Beiträge schnell gefunden werden.
  • Nur wenn Mitarbeiter sich die Arbeit mit dem Wiki verinnerlichen, kann eine umfangreiche Wissensdatenbank entstehen.
  • Mit der Zeit entsteht eine Wissensdatenbank, die vor allem für neue, aber auch für erfahrene Kollegen eine große Hilfe und enorme Zeitersparnis darstellt.

 

Und wenn die Meinung der Mitarbeiter gefragt ist…

Im Vergleich zu einem Wiki, bilden Blogs und interne soziale Netzwerke (z.B. Yammer) die Geschehnisse chronologisch ab und lassen den Mitarbeitern mehr Raum für Interaktionen.

  • In einen Blog können Mitarbeiter eigene Beiträge erstellen und kommentieren.
  • In einem sozialen Netzwerk können Mitarbeiter ebenfalls Beiträge verfassen und kommentieren. Darüber hinaus können Mitarbeiter über den Like-Button schnell und einfach ihre Zustimmung aussprechen. Die Mitmachhürde ist damit vor allem für Social-Media-Neulinge anfangs geringer.
  • Durch den chronologischen Aufbau können regelmäßige Beiträge institutionalisiert werden. So kann beispielsweise der Vorstand jeweils zum Ende des Monats einen Rückblick veröffentlichen.
  • Die Möglichkeit Videos einzubinden, macht einen Blog und ein soziales Netzwerk lebendiger.

Welche Plattform Sinn macht, ist also stark davon abhängig, über welche Voraussetzungen ein Unternehmen verfügt und welche Ziele es mit der Einführung verfolgt. Geht es darum, das Informationsmanagement zu verbessern und einen zentralen Wissensspeicher zu erstellen, ist das Wiki die richtige Lösung. Dem entgegen laden Blogs und soziale Netzwerkplattformen mehr zum Meinungsaustausch ein.

 

Bild: Gerd Altmann  / pixelio.de

Austausch 2.0

Ich möchte heute auf die erfolgreiche Veranstaltungsreihe Creative Think Net (CTN) der Wirtschaftsinitiative Baden-Württemberg: Connected (bwcon) aufmerksam machen. Der Arbeitskreis trifft sich in unterschiedlicher Zusammensetzung, um aus der 2.0-Sichtweise über Themen aus Unternehmen und Organisationen zu diskutieren und vor allem um Erfahrungen auszutauschen. Know How! AG-Vorstand Frieder Tempel, Jochen Günter von der Fraunhofer Gesellschaft und ich sitzen im Board und organisieren zusammen mit bwcon drei bis vier Veranstaltungen pro Jahr.

 

2012 fanden drei sehr interessante Sitzungen statt:

 

„Leadership 2.0“ war das Thema der Veranstaltung im November bei der Know How AG! mit rund 40 Gästen. Der Impulsvortrag von Dr. Thomas Götz von der IBM Deutschland GmbH über die IBM-Studie „Führen durch Vernetzung“ hat unsere Meinung bestätigt: Enterprise 2.0 ist geschäftstauglich geworden. Für die IBM Global CEO Study 2012 wurden weltweit mehr als 1.700 CEOs, Geschäftsführer und leitende Führungskräfte in persönlichen Interviews befragt. Für mich ein zentrales Ergebnis: Die CEOs – nicht nur die CIOs! – sehen Social Media als strategischen Wettbewerbsfaktor an und geben erstaunlich große Budgets frei, um Plattformen aufzubauen, um zu testen und um soziale Netzwerke in ihren Organisationen einzuführen. Wie so etwas in der Praxis aussehen kann, darüber berichtete Benjamin Herrmann, Global Enterprise Business Architect beim Wirtschaftsprüfunger PricewaterhouseCoopers (PwC). Im Frühjahr 2012 startete sein Unternehmen das eigene weltweite Business-Network „Spark“. Nach nur einem halben Jahr vernetzt die Kollaborationsplattform mehr als  90.000 Mitarbeiter, die sich darüber austauschen, Ideen liefern, Projekte steuern. Hier verweise ich auf das Video von Paula Young, Global Knowledge Leader bei PwC, die zu diesem Thema auf der Jive World 2012 referiert hat. Einen detaillierten Rückblick zu beiden Vorträgen gibt es auf der bwcon-Website.

 

„Austausch 2.0“ weiterlesen

Yammern auf hohem Niveau

 

Was ist Yammer eigentlich?

Ein unternehmensinternes Social Network, welches ursprünglich als Microblogging Idee entstanden ist, mittlerweile aber schon viel mehr kann, als die bloße Aktualisierung der eigenen Statusmeldung. Der Zugang wird über die Internet Domain der Nutzer gesteuert.

 

Rein darf nur, wer zum Unternehmen gehört oder explizit eingeladen wird. Die Informationen werden geteilt und sind damit allen erforderlichen Empfängern zugänglich.

 

 

Muss ich mich von nun an selbst informieren?

 

Wenn man ehrlich ist, war das sicherlich einer der ersten Gedanken, als Yammer vor nun schon mehr als einem Jahr eingeführt werden sollte.
Die bekannte Konsequenz der Einführung neuer Programme ist nicht selten Begeisterungsträgheit und schlichtweg keine Motivation, sich mit dem Material auseinander zu setzen. Viele Menschen, die beruflich mit Change-Management zu tun haben, kennen diese Situation.

 

Jetzt fragen Sie sich sicherlich, wie diese Geschichte bei der Know How! AG ausgeht? Der häufig vernommene Satz: „Ich könnte nicht mehr ohne Yammer“ ist nur der Anfang einer wunderbaren Freundschaft.
Und wie diese Freundschaft aussieht, zeigt die Auswertung der Ergebnisse einer Umfrage über Yammer  von 59 Know How! Mitarbeitern:

 

Um immer up-to-date zu bleiben nutzen 81,4% der Mitarbeiter Yammer durchschnittlich bis oft im Arbeitsalltag. Es gibt keinen Mitarbeiter, der Yammer nicht zur Meinungsbildung und zur Beobachtung nutzt. Auch die Nutzung geschlossener Gruppen stellt für viele Mitarbeiter einen wichtigen Bestandteil ihrer Projektarbeit dar: „…am effektivsten finde ich die Nutzung von Yammer für Einzel-Netzwerke und kleine Projekte…“

 

Fühlen Sich Mitarbeiter durch Microblogging besser informiert? Die Antwort lautet zu 95% „Ja“
Was die Reduktion des firmeninternen E-Mail-Verkehrs angeht, so sind fast 73%der Mitarbeiter davon überzeugt, dass dieser sich reduziert hat. Über Yammer kann viel Information an viele Empfänger gleichzeitig verteilt werden. So entscheidet man einfach selbst, ob man ein potentieller  CC-Empfänger ist oder nicht.

 

Als die Befragten ihre Yammer-Nutzung mit ihrer Facebook-Nutzung vergleichen sollten, so zeigte sich, dass der Anteil derer, die in Yammer viel aktiver sind, sogar bei 56% liegt. Dies entspricht  unserer Überzeugung, dass man kein Facebook-Profi oder gar Digital Native sein muss, um gut mit den Web 2.0 Anforderungen zurecht zu kommen.
Auch wenn nicht alle Mitarbeiter Social Media Kanäle privat nutzen, ist die Akzeptanz für Aktivitäten in dieser Richtung groß: Insgesamt  71% finden es sinnvoll, Social Media für Unternehmenskommunikation und -kollaboration einzusetzen.

 

Was schließen wir aus diesen Ergebnissen?   

  1. Auch wenn anfangs vor allem im Hinblick auf die Eigenverantwortlichkeit bei der Infobeschaffung Zurückhaltung herrscht, kann mit der richtigen Schulung und auch Unterstützung durch die Geschäftsführung viel Begeisterung und großes Engagement erzeugt werden.
    Diese Einschätzung wird auch durch die vom cki Kommunikationsmanagement erhobenen Daten bestärkt: Social Media Führungskräfte wissen um die Wichtigkeit gezielter Schulungen für den Erfolg und schreiben einer guten internen Vernetzung einen hohen Stellenwert im Hinblick auf Kundendialog, Steigerung der Markenbekanntheit und Marken-Etablierung zu.
  2. Mitarbeiter, die besser informiert sind, fühlen sich besser und engagieren sich stärker abteilungsübergreifend. Denn manchmal sitzt der Experte für eine spezifische Anfrage nicht unbedingt auf dem gleichen Stockwerk.
  3. Guidelines helfen dabei, effizienteres Yammern zu fördern und gleichzeitig auch Hürden zu überwinden. Denn: Wer weiß, was er tut, tut es mit Freude.

 

Haben Sie schon mal darüber nachgedacht, Microblogging in Ihrem Unternehmen einzusetzen? Schreiben Sie über Ihre Erfahrungen und stellen Sie gerne auch Fragen, wir können Sie in jeder Hinsicht kompetent beraten.