„Social Collaboration muss ganzheitlich aufgesetzt werden“

Wenn es darum geht, die Produktivität der Mitarbeiter zu steigern, ist das Ende der Fahnenstange längst nicht erreicht. Neue Technologien, die die Zusammenarbeit unterstützen und verbessern, bringen einen stetigen Wandel der Arbeitsweisen mit sich. Auf der einen Seite steht dabei die Social-Komponente: Mitarbeiter sind besser miteinander vernetzt und vorhandenes Wissen kann effizienter geteilt werden. Auf der anderen Seite geht es auch darum, gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten, ohne dabei in einem undurchsichtigen Dschungel unzähliger Versionen zu enden.
In vielen Fällen werden Social Collaboration Tools angeboten, eigenständige Software-Lösungen, die implementiert werden. Daher hatte Franziska Roth, Produktmanagerin für MS-Office-Lösungen bei der Know How! AG, bisher eher wenige Berührungspunkte mit der Enterprise 2.0-Thematik. Mit der Einführung von Office 365 und verbesserten SharePoints geht es für Franziska Roth nun aber nicht mehr nur um Dokumentenverarbeitung, sondern auch um eCollaboration. Wir haben mit ihr gesprochen, wie sich Office und damit auch die Arbeitsweise wandelt.

Was ist denn so besonders an Office 365 und SharePoint?

Franziska Roth: Vieles. Mit Office 365 können Sie von fast jedem Ort aus auf Ihre Office-Dokumente zugreifen. Alles ist direkt verfügbar – von Ihren Word-, Excel-, PowerPoint- und OneNote-Dateien bis hin zu den Kontakten. Sie können Dokumente für Kollegen oder auch Externe freigeben oder Chats und Onlinebesprechungen einrichten. Ganz egal, wo Sie gerade sind, können Sie produktiv mit Kollegen und Kunden zusammenarbeiten. Sie merken, Microsoft geht mit dieser Software weit über das hinaus, was man vom „konventionellen Office-Paket“ kennt. Und genau hier steckt bei Vielen noch ein Denkfehler. Office 365 ist nicht eine Weiterentwicklung von Office 2013, sondern eine neues, webbasiertes Kollaborations-Tool von Microsoft.  Durch den SharePoint haben wir eine eigenständige Plattform, die plötzlich auch eine andere Arbeitsweise von den Mitarbeitern fordert.

Ist die Qualifizierung für Office 365 und SharePoint denn wichtiger als bei anderen Office-Produkten?

Franziska Roth: In gewisser Weise schon, denn es geht ja nicht nur darum, eine E-Mail schreiben zu können oder ein Dokument besonders hübsch zu gestalten. Eine Qualifizierung für die Social-Aspekte ist wichtig und das vergessen viele Unternehmen bei der Einführung solcher Plattformen. SharePoint ist mittlerweile weitaus mehr als eine Dokumentenablage. Hier kann ganz einfach ein Blog oder Wiki zum gemeinsamen Arbeiten erstellt werden. Oder als Wissensdatenbank. Damit das aber erfolgreich umgesetzt werden kann, müssen die Mitarbeiter informiert und auch qualifiziert werden. Das ist für mich ein spannender Teil, denn bisher ging es in meinem Produktbereich um den Umgang mit dem Programm, weniger um eine neue Art der Zusammenarbeit.

Was raten Sie Kunden, die über Office-Produkte Social Collaboration anstreben?

Franziska Roth: Das kommt natürlich ganz darauf an, in welchem Stadium der Kunde sich befindet und welche IT-Infrastruktur und auch welches Budget zur Verfügung steht. Ist schon ein SharePoint vorhanden? Was möchte der Kunde erreichen? Je mehr verändert wird, desto mehr müssen natürlich auch die Mitarbeiter mitgenommen werden. Ein Unternehmen sollte z.B. nicht SharePoint oder Office 365 einführen, ohne den Mitarbeitern klar die Vorteile der Zusammenarbeit aufzuzeigen. Social-Komponenten wie Kommentar- und Bewertungsfunktionen und die Integration von Yammer verbessern

 

Abstimmungsprozesse, reduzieren Mails etc. Dennoch verkommt SharePoint oft einfach nur als Datenablage. Hier leisten wir oft noch viel Aufklärungsarbeit, den meisten ist gar nicht bewusst, was alles aus SharePoint rausgeholt werden kann. Gemeinsam mit Office 365 wird die Zusammenarbeit enorm verändert und die Mitarbeiter müssen dafür qualifiziert werden. Das ist unser Job.

Das heißt, man macht dann Kurse für die Mitarbeiter, wie sie Dokumente gemeinsam nutzen?

Franziska Roth (lachend): Das ist etwas sehr knapp zusammengefasst, aber ja, im Prinzip schon. Wir schauen, wo Bedarf besteht, und können dann für jede Aufgabenstellung ein ganzheitliches Learning-Konzept anbieten – ob SharePoint, Office 365 oder Social Media allgemein. Unser Blended-Learning-Ansatz hat sich schon vielfach als erfolgreich erwiesen. D.h. wir paaren Präsenzseminare mit E-Learning-Software, die jedem Nutzer sein eigenes Tempo und seine eigene Zeiteinteilung ermöglicht.

 

Nach der Einführung begleiten unsere Floorwalker die Nutzer sehr intensiv über die ersten Tage hinweg. So können anfängliche Berührungsängste sehr schnell abgebaut werden. Zudem profitieren wir hier enorm aus unseren Erfahrungen und der Expertise, die wir im Geschäftsbereich Enterprise 2.0 aufgebaut haben. Die Methoden für das Erlernen der „socialigen“ Komponente entstammen aus diesem Bereich.

Danke, Frau Roth!

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