„Moderne Arbeitsweisen halten unaufhaltsam Einzug in unseren Arbeitsalltag“

Unsere Arbeitswelt unterliegt einem permanenten Wandel. Moderne Techniken von heute werden schon morgen von weiteren Neuerungen in den Schatten gestellt. Telefon, Fax, E-Mail, Instant Messaging, Social Networking – in dieser oder einer ähnlichen Reihenfolge verändern sich immer mehr Unternehmen nach und nach in ein Enterprise 2.0. Strukturen werden aufgebrochen, Hierarchien verlieren an Bedeutung, neue Kommunikationswege erfordern neue Arbeitsweisen. Interessanterweise benötigt man dafür jetzt aber nicht mehr zwingend Social Collaboration Tools, sondern kann z.B. auf SharePoint-Servern aufbauen. Christian Schmidt, Enterprise-2.0-Experte und Senior Account Manager bei der Know How! AG hat sich mit uns über die aktuellen Entwicklungen im Hinblick auf SharePoint-Lösungen unterhalten.

Herr Schmidt, welche Vorteile bringt dieser Wandel mit sich?

Oh, die Frage ist sehr weitreichend. Darüber könnte ich jetzt einiges erzählen. Ganz kurz gesagt: Es steigert die Produktivität der Mitarbeiter. Hier spielen ganz unterschiedliche Business Values mit rein: Das Mitarbeiter-Engagement ist natürlich viel höher, wenn sie eine Stimme haben; wenn man ihnen das Gefühl gibt, mitsprechen und -entscheiden zu können, das ist ein ganz klarer Soft-Fact. Technisch gesehen, geht mit den modernen Lösungen wie bspw. SharePoint 2013 eine bessere Zusammenarbeit und eine vernetzte Organisation einher.

 

Das heißt, die Mitarbeiter können dank moderner Software-Lösungen, die das komplette Portfolio eines E 2.0 abbilden, effizienter zusammenarbeiten. Dazu gehört eine schnellere Vernetzung mit Kollegen, Kunden und Partnern sowie die gemeinsame Arbeit an Dokumenten im und über das Unternehmen hinaus. Ich persönlich sehe den großen Vorteil bei einer SharePoint-Lösung darin, dass wir in der Microsoft-Welt bleiben. Die Mitarbeiter müssen kein neues Tool lernen, sondern haben hier Funktionsweisen, die sie von den anderen Office-Anwendungen kennen. Sie können sich also voll und ganz auf das Erlernen der neuen Arbeitsweise konzentrieren. Und das ist wichtig!

Und welche Nachteile kann bspw. SharePoint für Unternehmen bringen?

Naja, wenn man SharePoint richtig implementiert, sollten dadurch eigentlich keine Nachteile entstehen. Schließlich investiert ein Unternehmen viel Zeit und Geld, um die Zusammenarbeit durch ein solches Tool voranzutreiben. Trotzdem gibt es dabei natürlich einen Knackpunkt: Mitarbeiter nutzen eine solche Software erst dann effizient, wenn sie sich im Umgang mit ihr sicher fühlen. Ein großer Fehler ist es, die Produktivität durch SharePoint pushen zu wollen, die Mitarbeiter aber damit im Regen stehen zu lassen. Im schlimmsten Fall führt dies sogar zur Demotivation der Nutzer und schlägt sich negativ auf deren Leistungen nieder. Deshalb sollte der gesamte Prozess von Beginn an professionell begleitet werden.

Aber eigentlich vereint SharePoint doch Lösungen, mit denen die Mitarbeiter im Einzelnen bereits umgehen können. Nicht?

Nein, so simpel ist das nicht. Von den Funktionalitäten her kennen es die Mitarbeiter vielleicht schon durch die private Nutzung von sozialen Netzwerken oder Blogs. Aber Social Business befindet sich auf einer komplett anderen Ebene. Mitarbeiter haben Berührungsängste, trauen sich nicht, ihre Meinungen und Bedenken im Unternehmensnetzwerk zu posten, weil plötzlich alles so transparent ist. Heißt, eben diese gelobten Vorteile von Social Media im Unternehmen sind zu Anfang genau die Punkte, die den Mitarbeitern am meisten Sorgen bereiten. Führt man sich das vor Augen, wird ganz schnell deutlich, wie wichtig es ist, die Mitarbeiter an der Hand zu nehmen. Ein anderes Beispiel: Natürlich legt man in SharePoint Excel- und Word-Dokumente ab, deren Erstellung und Bearbeitung für jeden Mitarbeiter ein Klacks sein sollten. Aber SharePoint bietet sehr viel mehr.

Und wie führt man die Mitarbeiter am besten heran?

Mit einem umfänglichen Schulungskonzept. Es geht darum, den Mitarbeitern die gesamte Palette nahezubringen, die ihnen mit SharePoint zur Verfügung steht. Die Verzahnung von Office-Anwendungen mit Social-Media-Features ist dabei der ganz entscheidende Punkt. Wir sind in beiden Bereichen zuhause und bedienen den Markt schon lange erfolgreich. Zum einen mit Learning-Lösungen für die Qualifizierung von Windows- und Office- Roll-Outs. Zum anderen mit „Enabling Social Business“-Lösungen, die unternehmensspezifisch ausgestaltet werden. Auf SharePoint prallen diese beiden Gebiete nun aufeinander. Deswegen müssen die Nutzer ganzheitlich mitgenommen werden. Mit unserer Office Collaboration Suite setzen wir genau an dieser Stelle an.

 

Am Anfang stehen die Basis-Informationen, die wir den Lernenden in Roadshows oder ganz schlichtweg den notwendigen Lernunterlagen bereitstellen. Darauf bauen dann die Qualifizierungsbausteine auf: Präsenzseminare, Online-Seminare und Web-based-Trainings. So sind dann die ganz unterschiedliche Bedürfnisse der Mitarbeiter abgedeckt – während die Fast Adopter mit Hilfe von WBTs und Online-Seminaren selbstgesteuert die Funktionen erlernen, profitieren andere am meisten von Präsenzseminaren. Außerdem integrieren wir sogenannte MOOCs (Massive Open Online Course) in denen die Mitarbeiter gemeinsam üben und so sicherer in der neuen Art der Zusammenarbeit werden. Und zu guter Letzt sind unsere Floorwalker an Ort und Stelle, um den Mitarbeitern zu helfen, wenn im Arbeitsalltag Fragen oder Probleme mit SharePoint auftauchen.

 

Darüber hinaus bieten wir ein individuelles SharePoint Lernportal an. Das können Sie als zentrale Anlaufstelle für alle Lernbedarfe zu SharePoint sehen und zwar direkt in SharePoint integriert. Diesen dynamischen Arbeitsraum füllen wir mit Lernpfaden, Informationsquellen und Neuigkeiten, die von unseren Lernbegleitern gepflegt und aktualisiert werden. Sollte es also doch noch die eine oder andere Frage geben, wenn der Floorwalker nicht mehr da ist, finden die Nutzer dort schnell Rat.

Herzlichen Dank, Herr Schmidt.

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