Working Social – neue Wege der Zusammenarbeit

Als Projektleiterin und Trainerin bei der Know How! AG bin ich oft tageweise nicht im Büro, sehe die Kollegen nur selten, und manch einer könnte jetzt denken, dass ich den Anschluss verliere und vom Tagesgeschäft gar nichts mitbekomme. Doch weit gefehlt, denn – Social Media sei Dank! – bin ich ziemlich gut auf dem Laufenden! Wie das geht, möchte ich hier mit Ihnen teilen. Anhand von konkreten Beispielen, die uns im Team „Beratung & Qualifizierung“ aufgefallen sind, beschreibe ich die Vorteile des Enterprise Social Networks yammer im Arbeitsalltag.

 

Wie alles begann

Vor etwa zwei Jahren haben wir bei der Know How! AG testweise intern angefangen, yammer zu nutzen. Ich war damals schon in dieser Versuchsphase dabei, und es war erstaunlich, wie rasch neue Kollegen dazu gestoßen sind und aktiv mitgemacht haben. Recht schnell war für uns klar, dass wir hier eine Kollaborationsplattform für uns entdeckt haben, die prima bei uns im Unternehmen funktionieren kann. Daher bildeten wir eine Arbeitsgruppe, arbeiteten Konzepte aus und holten die Geschäftsführung mit ins Boot, damit wir das Tool künftig unternehmensweit einführen konnten.

 

Wie alle lernten

Aus der Testphase, in der wir einfach mal experimentiert haben, wurde für uns ein reales Projekt, denn jetzt ging es daran, die Know How! AG mit über 80 Kollegen an 3 Standorten fit für yammer zu machen. Da wir dafür ja Experten sind, war das kein Problem: Mit verschiedenen Seminarmethoden (z.B. Lunch and Learn, Webinaren, Schulungen etc.) wurden die Mitarbeiter geschult, Vorteile erläutert und auf diesen Change unserer Kommunikation vorbereitet. Diese Phase ist extrem wichtig, damit es dann zu einer erfolgreichen Zusammenarbeit über die Plattform kommen kann. Denn erst, wenn alle wissen, warum wir das machen und vor allem, wie es geht, machen sie auch tatsächlich mit.

 

Wie viel besser alles ist

In meinem Arbeitsbereich „Beratung & Qualifizierung“ sind wir zehn Personen, von denen die Hälfte – genau wie ich –  ständig unterwegs ist. Sich da gut zu organisieren, ist nicht so einfach.

 

sad_face  Früher: Damit wir uns im Team regelmäßig austauschen, haben wir immer montags von 17 bis 18 Uhr eine Telefonkonferenz organisiert. Natürlich ist es schön, die Stimmen der Kollegen zu hören. Aber leider ist es auch zeitlich meist sehr ungeschickt gewesen: Wenn ich beim Kunden war, konnte ich nicht teilnehmen und habe so Informationen verpasst. Oft war es dann auch so, dass ich Neuigkeiten erzählt bekam, die mich jetzt im Moment eigentlich nicht interessieren, ich aber vielleicht irgendwann noch wissen sollte.

 

happy_face  Heute: Wir haben die Montags-Telko komplett abgeschafft. Alle Informationen werden in unserer Gruppe in yammer geteilt. Das hat aber nicht nur den Vorteil, dass wir jetzt manchmal am Montag früher Feierabend machen können, sondern ist weitaus vielschichtiger:

  1. Informationen werden in Echtzeit geteilt: Direkt nach dem Kundentermin berichten wir auf yammer schon davon. Der Informationsverlust ist gering, weil eben gleich aufgeschrieben wird, was war, was gemacht werden muss etc.
  2. Die richtige Zielgruppe ansprechen: Es muss nicht lange überlegt werden, für wen die Information interessant ist. Einfach in die Gruppe „B&Q“ posten, dann erhalten alle die Information. Was der jeweilige Kollege dann mit den Informationen tut, ist seine Sache.
  3. Rasche Rückmeldung: Durch die Funktionen „Like“ und „Reply“ kann schnell auf die Posts reagiert werden. Da braucht es dann keine vielen Worte, manchmal reicht auch ein Klick, um Gefallen oder Zustimmung auszudrücken.
  4. yammer als Wissensdatenbank: Nicht alle Informationen sind für uns gleich wichtig. Manchmal werden sie vielleicht auch erst in ein paar Wochen relevant. Dann suchen wir in yammer und finden gleich den richtigen Ansprechpartner im Unternehmen, der sich mit dem gleichen Thema auch schon mal auseinander gesetzt hat. So gibt es wieder Anknüpfungspunkte zur Zusammenarbeit, bzw. ich kann Informationen von Kollegen nutzen und meine Arbeit so schneller erledigen.

 

sad_face  Früher: Haben wir uns im Team natürlich auch jede Menge Mails geschickt. Zu den unterschiedlichsten Themen. Sei es eine Abstimmungssache für den nächsten Termin oder Fragen zu aktuellen Projekten und Kunden.

 

happy_face  Heute: Erfahre ich solche Dinge in yammer. Wir haben unterschiedliche Gruppen angelegt, für die verschiedensten Fachbereiche: Von Social Media über IT etc. Hat das meine Mails reduziert? Sie werden es kaum glauben: Das Mailaufkommen ist bei mir intern um 70 Prozent gesunken! Die Zusammenarbeit hat sich für uns dadurch revolutioniert, wie folgender Screenshot schön zeigt. Einer regt ein Thema an, in diesem Fall die Agenda für unser Meeting und die anderen Gruppenmitglieder schließen sich an. Bei diesem virtuellen Brainstorming werden schnell wertvolle Agenda-Punkte gesammelt und das wichtigste: Jeder kann sich dazu einklinken, wenn es zeitlich passt. Es werden nicht zig Mails hin- und her geschickt, wo ich dann erst mal schauen muss, auf welchem Stand wir gerade sind, ich sehe das alles in yammer in einem Posting:

 

yammer_b+q
Zeitsparen und Mitbestimmen: Kollaboration bei der Know How! AG

 

 

 sad_faceFrüher: Habe ich mit Kunden und Partnern vieles per E-Mail oder telefonisch abgeklärt.

 

happy_face  Heute: Nutzen wir Gruppen teilweise auch mit Kunden und Partnern für konkrete Projekte und deren Planung. Das wurde von allen Seiten sehr gut aufgenommen und somit haben wir auch hier ein effizienteres Arbeiten ermöglicht, da wir viel zeitunabhängiger sind und z.B. nicht erst warten müssen, bis der Kunde wieder telefonisch erreichbar ist.

 

yammer_mobil

sad_face  Früher: Bin ich nach Kundenterminen einfach heimgefahren. Wenn ich dann das nächste Mal im Büro war, habe ich vom Termin erzählt und andere Dinge von den Kollegen erfahren, das hat ganz schön viel Zeit in Anspruch genommen!

 

 

happy_face  Heute: Sitze ich mit dem Smartphone im Zug und schaue in yammer, was so im Büro passiert ist. Außerdem schreibe ich gleich einen kleinen Bericht, wie es bei mir war und welche nächsten Schritte sich daraus auch für die Kollegen ergeben. Die mobile Nutzung ist für mich extrem wichtig. So kann auch schnell mal ein Bild aus dem Zug oder von der Messe gepostet werden. Die Info kommt für uns alle in Echtzeit an, und wir können darauf reagieren, wenn es notwendig ist. Müsste ich hierfür jedes Mal mein Laptop auspacken, würde ich es nicht tun. Die mobile Nutzung des Netzwerks war für unsere Entscheidung ausschlaggebend.

 

Wie das funktioniert

Damit so etwas im Unternehmen realisiert werden kann, ist es extrem wichtig, dass die Führungskräfte mitmachen, die Sache unterstützen und die neue Art der Kommunikation und Zusammenarbeit vorleben. Wenn ich beispielsweise kurz was telefonisch oder per Mail klären wollte, hat meine Chefin immer gesagt „Stell es doch bitte in yammer, dann sehen es alle, und wir können gemeinsam eine Entscheidung treffen.“ Das hat sie konsequent durchgehalten, bis es jeder im Team verinnerlicht hatte. Wenn so ein neues Tool etabliert werden soll, ist es unabkömmlich, dass jemand den „Hut auf hat“ und zwischen drin immer wieder erinnert, was man ausgemacht hat.

 

 

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