Tagesplanung mithilfe der ALPEN-Methode

„Arbeitsplanung“ und „Tagesstrukturierung“ sind Begriffe, die vor allem im Beruf häufig fallen. Und dennoch, die wenigsten nehmen sie sich zu Herzen. Die Zeit, die für die Erstellung eines detaillierten Tagesplanes verloren geht, kann man doch auch anderweitig nutzen. Erkennen Sie sich wieder? Es gibt mehrere Methoden, um Ihren Tag effizient zu planen. Im neuen Lernprogramm „Zeitmanagement mit Outlook 2010“ wird unter anderem die sogenannte ALPEN-Methode vorgestellt:

 

A: Aufgaben aufschreiben

L: Länge der Aufgaben abschätzen

P: Pufferzeiten reservieren

E: Entscheidungen nach Prioritäten treffen

N: Nachkontrolle / Notizen

 

 

Aufgaben, die weniger als drei Minuten Ihrer Zeit beanspruchen, sollten Sie sofort erledigen. Alle anderen notieren Sie in Outlook als Aufgabe und versehen Sie mit einem Fälligkeitsdatum, damit Sie sie nicht vergessen. Wählen Sie den Titel Ihrer Aufgabe möglichst eindeutig, damit Sie später nicht lange überlegen müssen, worum es eigentlich ging.

 

Sie können Ihre Aufgabe auch in Ihren Outlook Kalender übernehmen. Dadurch wird sie Ihnen im Kalender als Termin angezeigt und Sie integrieren die Aufgabe in die Tagesplanung.  Ganz wichtig: Vergessen Sie nicht den Punkt „P“ der Alpen-Methode und verplanen Sie nur etwa 60% Ihrer Zeit, die restlichen 40% dienen als Zeitpuffer.

 

 

 

Zur besseren Übersichtlichkeit können Sie den Aufgaben auch noch Kategorien in unterschiedlichen Farben zuordnen. So können Sie zum Beispiel sortieren, ob es sich um eine Aufgabe für Kunden handelt oder ob es private Aufgaben sind.  Im letzten Schritt sollten Sie natürlich auch regelmäßig kontrollieren, ob Sie alle Aufgaben erledigt haben. In Outlook können Sie Aufgaben ganz einfach abhaken und sehen durch die Sortierung dann nur noch anstehende Aufgaben.

 

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Ein Gedanke zu „Tagesplanung mithilfe der ALPEN-Methode“

  1. Ich plane gerne die Zeiteinheit Woche so, lässt mir ein wenig mehr Spielraum pro Tag. Und Outlook unterstützt mich hervorragend dabei, denn für den Tag geplante, aber nicht erledigte Aufgaben, werden automatisch in den nächsten Tag geschoben (Tages- und Wochenansicht des Kalenders).

    Geht übrigens genauso für E-Mails, für die eine Nachverfolgung eingestellt wurde – sie werden zu sogenannten Vorgängen und ebenfalls im Kalender (Tages- und Wochenansicht) angezeigt.

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