Wie funktioniert erfolgreiche interne Kommunikation?

Wir freuen uns über diesen Gastbeitrag von Veit Mathauer zum Thema interne Kommunikation. Schon von je her unterstützen wir Kunden bei der internen Kommunikation. Dennoch haben sich über die Jahre die Mittel verändert. Natürlich machen wir immer noch Print-Mitarbeiterzeitschriften. Aber immer häufiger unterstützen wir dabei, Social-Media-Plattformen für die interne Kommunikation zu implementieren und richtig zu bespielen.

 

Damit diese Kanäle besonders von den Mitarbeitern gut angenommen werden, müssen einige Faktoren beachtet werden, die ich am Beispiel meiner Agentur Sympra aufzeigen will.

Erfolgsfaktoren

Der erste Schritt besteht in einer Bestandsaufnahme:

    • Was wollen wir an der internen Kommunikation im Unternehmen ändern?
    • Wo gibt es Verbesserungspotenzial?

Was erwarten wir von diesen Änderungen, und was sind wir bereit zu investieren?

Eine solche Analyse liefert Begründungen für die geplanten Maßnahmen und motiviert so die Mitarbeiter sich einzubringen. Anschließend müssen die entsprechenden Ressourcen bereitgestellt und es ist zu klären, wer welche Aufgabe übernimmt. Schulungen, Workshops und Einzelcoachings helfen dabei, die Medienkompetenz der Mitarbeiter zu erweitern. Denn genauso wie für die externe Kommunikation gilt intern: Die Qualität der Beiträge entscheidet maßgeblich über den Erfolg der Kommunikationskanäle.
Im gesamten Prozess muss das Management Vorbild sein. Gleichzeitig sollte es die konsequente Nutzung der neuen Kommunikationskanäle sicherstellen.
Letztlich muss überprüft werden, ob die Vorteile, die man sich von der Einführung der neuen internen Kommunikationstools erhofft, auch tatsächlich eintreten. Das kann mithilfe von Monitoring oder Feedback geschehen. Gegebenenfalls kann man Änderungen oder Anpassungen vornehmen.

 

Unser interner Sympra-Blog

Noch bevor wir 2008 mit unserem externen Blog gestartet sind, haben wir uns für einen Blog für den agenturinternen Informationsaustausch entschieden. Mitarbeiter werden unabhängig von Standort und Arbeitszeitmodell über alles Wissenswerte informiert, was in der Agentur passiert. Das Themenspektrum reicht von der Vorstellung der neuen Praktikantin über aktuelle Akquiseprojekte bis hin zu lustigen YouTube-Videos zum Wochenausklang. Alle Mitarbeiter dürfen und sollen Beiträge veröffentlichen und kommentieren. Der Sympra-Blog umfasst aktuell über 2.500 Postings. Viele davon haben Diskussionen angeregt, die wir nicht nur online, sondern auch offline fortgeführt haben.

 

Das hört sich alles rosig an, ist es mittlerweile auch. Aber am Anfang wurde der Blog von zwei Mitarbeitern „gefüttert“, die geduldig gepostet haben. Zuerst mit dem Gefühl, keiner liest es, keiner macht mit. Und tatsächlich war die Skepsis bei den Kollegen höher, als ich dies zunächst eingeschätzt habe. Doch als die Mitarbeiter mal gemerkt haben, dass sie z. B. von mir weniger Mails bekommen, weil ich jetzt alles intern blogge, statt Mails zu schreiben, erkannten sie recht schnell die Vorteile und machten mit. Die Zahl der internen E-Mails reduzierte sich um mehr als gut 50 Prozent, und mittlerweile ist unser Blog eine Wissensdatenbank, die alle schätzen und die allen Mitarbeitern zugute kommt. Dabei war es eigentlich gar nicht als Wissensdatenbank konzipiert, denn dafür haben wir seit 2005 schon ein Wiki.

 

„Steht im Wiki…!“

sympra_intern_wiki

Ein Wiki muss ich eigentlich nicht mehr erklären, dennoch: Es funktioniert wie Wikipedia, nur eben für uns intern. Sämtliche Dinge, die neue und alteingesessene Sympra-Mitarbeiter im Alltag wissen müssen, werden hier gesammelt. Angefangen bei Fragen wie „Wie funktioniert das Telefon?“ bis hin zu den Leitlinien von Sympra findet man hier alles Wissenswerte, um „arbeitsfähig“ zu sein. Während neue Mitarbeiter früher zwei dicke Leitzordner auf ihrem Schreibtisch fanden, die sie am ersten Tag erst mal durchgearbeitet haben, finden Sie nun kategorisierte Artikel, im Wiki. Dadurch, dass alle Mitarbeiter Schreibrechte und die Pflicht haben, Einträge aktuell zu halten, sind die Artikel (meistens) hochaktuell.

 

 

Das bedeutet eine große Zeitersparnis gegenüber der manuellen Aktualisierung der Ordner. Doch auch diese Plattform hat sich natürlich nicht über Nacht etabliert. Ein Schlagwort für die erfolgreiche Einführung z. B. eines Wikis ist Konsequenz. Die Mitarbeiter, die bis dahin eine Art wandelndes Wiki darstellten und alle möglichen Fragen beantworteten, mussten konsequent auf Einträge im Wiki verweisen, wenn sie von Kollegen um Hilfe gebeten wurden. „Kannst du mir mal zeigen, wie eine Telefonkonferenz geht?“ – „Steht im Wiki…!“ „Wie lautet das Passwort für die Bilderdatenbank?“ – „Steht im Wiki…!“ die Reihe lässt sich fast unendlich fortsetzen. Durch diese Hartnäckigkeit der Mitarbeiter gelang es, das Wiki als eine der wichtigsten Informationsquellen bei Sympra zu etablieren.

 

Das hat zwar manchmal für Unmut gesorgt, jedoch wurden die Mitarbeiter auf diese Weise dafür sensibilisiert, die Plattform zu nutzen und zu aktualisieren. Bis heute hat jeder die Pflicht, Einträge zu verfassen, wenn er zu einer Frage keine Antwort im Wiki gefunden und Auskunft bei den Kollegen eingeholt hat. Doch wie mit allen Datenbanken, braucht es auch hier einen „Gärtner“ der immer wieder die Artikel überprüft: Ist alles richtig kategorisiert und somit leichter auffindbar? Welche Artikel können rausgeworfen werden, weil sie nicht mehr aktuell sind? An einem Wiki müssen die Mitarbeiter ständig mitarbeiten, damit der Einsatz sinnvoll ist. Während früher das Wiki unsere Browser-Startseite war, ist es heute unser interner Blog. Er ist komfortabler und intuitiver zu bedienen, Beiträge können geplant werden etc. Über den Blog kommen die Mitarbeiter zum Wiki, und etliche Blogeinträge verweisen auf neue oder überarbeitete Artikel im Wiki.

Können wir nicht auch yammern?

Das war die Frage der Kollegen, die im letzten Jahr aufkam. Also haben wir es versucht. Yammer wird bei der Know How! AG sehr erfolgreich genutzt, warum sollten wir es nicht auch tun? Das hat sich recht schnell herausgestellt: Es wurde zu viel. Auch wenn Yammer mit der mobilen Anwendung und weiteren Features klare Vorteile hat, es eignet sich (noch) nicht für uns. Es war nur eine zusätzliche Plattform auf die wir schauen mussten, um informiert zu sein. Mit unserem Blog und Wiki sind wir sehr gut versorgt.

 

 

Müssten wir uns für ein soziales Netzwerk entscheiden, dann würde dies vor allem zulasten des Blogs gehen. Dazu sind wir momentan nicht bereit und müssen es vielleicht auch gar nicht sein. Dennoch kennen wir solche sozialen Business Netzwerke natürlich und würden sie (wenn geeignet) auch unseren Kunden empfehlen. Einige Mitarbeiter arbeiten noch in Gruppen mit Yammer, zum Beispiel mit der Know How! AG. Das soziale Netzwerk Yammer ist ein Beispiel dafür, dass nicht jede Plattform für jedes Unternehmen geeignet ist.

 

Fazit

Bevor man sich entscheidet, neue interne Kommunikationskanäle ins Unternehmen einzuführen, ist eine Bestandsaufnahme unerlässlich. Möglichst viele Mitarbeiter sollten in den Änderungsprozess eingebunden werden. Für eine möglichst optimale interne Kommunikation lohnt es sich, verschiedene Systeme auszuprobieren bis man das richtige für sein Unternehmen gefunden hat.

 

Dabei ist eine regelmäßige Überprüfung des eingeführten Kommunikationstools essentiell. „Weniger ist mehr“– das gilt auch für die Zahl der eingesetzten Tools. Zu viele Kanäle gleichzeitig bespielen klappt meist nicht. Besser sollte man sich auf ein paar Plattformen konzentrieren und diese dann ordentlich pflegen. Schließlich sollte man bei der Einführung des Systems eine gewisse Konsequenz an den Tag legen. In dieser Phase hat besonders das Management eine Vorbildfunktion. Gleichzeitig müssen die Mitarbeiter motiviert und ihnen aufgezeigt werden, welche Vorteile die jeweilige Form der Kommunikation mit sich bringt.

 

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Über den Autor

 

Portrait_Veit_Mathauer
Veit Mathauer ist geschäftsführender Gesellschafter der Sympra GmbH, Mitglied im Fachbeirat des Studiengangs Wirtschaftsinformatik der Hochschule Heilbronn und im Board des Creative Think Net „Social Media“ der Wirtschaftsinitiative Baden-Württemberg: Connected (bwcon). Veit Mathauer betreut Unternehmen und Institutionen aus den Themenbereichen IT, Telekommunikation, Logistik und Dienstleistungen. Bei Sympra ist er verantwortlich für Strategie, Konzept und Social Media.

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