Use Cases – wieso, weshalb, warum?

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Immer wenn es irgendwo um Software geht, kommt schnell das Thema Use Cases auf. Sei es schon in der Software-Entwicklung oder eben auch dann, wenn wir z. B. Schulungen oder E-Learnings für eine Applikation entwickeln.

Doch was sind eigentlich Use Cases?

Use Cases (zu Deutsch: Anwendungsszenarien) sind eigentlich nichts Neues, schließlich stellte Ivar Jacobsen das Konzept bereits 1987 vor. Sie sind aber heute aktueller denn je, wie die Studie von HKS Business Solutions und dem Fraunhofer IESE zeigt: 2014 setzen 73 % der deutschen Unternehmen Use Cases ein. Und zu Recht, denn was hilft die beste Theorie, wenn sie keinen Bezug zur Arbeitspraxis herstellt?

Genau das tun die Use Cases, sie handeln die tatsächlichen Arbeitsrealitäten im Unternehmen ab, sei es im Büro oder in der Produktion. Dabei ist es wichtig, dass es keine am Reißbrett entstandenen Anwendungsszenarien sind, sondern vorab z. B. recherchiert wird, welche Aufgaben und Lösungsansätze die Buchhaltung benötigt und welche für die Vorstandsassistenten wichtig sind. Anhand von verschiedenen Fragestellungen und Zielgruppen können so die Use Cases abgeleitet und entwickelt werden.

 

Warum sind Use Cases wichtig?

Das ist leicht zu beantworten: Um den Endanwendern den Sinn und die Vorzüge einer Neuerung klarzumachen. Besonders im IT-Bereich etwa bei der Einführung von neuer Software genügt es nun mal nicht, die Mitarbeiter vor vollendete Tatsachen zu stellen, wie zum Beispiel bei einem Office 2013-Rollout:

Der Chef kündigt an: „Wir bekommen jetzt Office 2013, damit wird alles besser!“

Und bei den Mitarbeitern geht dann die Fragerei los: Warum genügt uns unter altes Office nicht mehr? Wieso gibt das Unternehmen denn für sowas Geld aus? Wieso müssen wir jetzt schon wieder was Neues lernen? Was verbessert sich für uns denn?

 

Zieht man die Einführung der neuen Software anhand von konkreten Use Cases auf, sieht das schon etwas anders aus. Dann sagt der Chef:

„Wir entscheiden uns für Office 2013, weil wir damit Werkzeuge an die Hand bekommen, um effektiver zu arbeiten. So können wir z.B. mit Skype Konferenzen abhalten, ohne dass die einzelnen Teilnehmer anreisen müssen. Mit SharePoint können vorab Dokumente ausgetauscht werden und mit Outlook findet sich per Knopfdruck der für alle passende Termin. So sparen wir Zeit und Geld.“

 

Für all diese Einzelschritte (Skype, SharePoint oder Outlook) können dann auch jeweils wieder Use Cases erstellt werden. Anhand von Praxisbeispielen erklären wir, wie eine Aufgabe gelöst wird. Dabei geht es nicht um die Aneinanderreihung von Funktionalitäten, sondern wir setzen die Thematik mit einer geeigneten Geschichte um. Ein Use Case kann in Form von einem kurzen Video oder auch einem Text gut an die Endanwender gebracht werden. Oder es kann z.B. so aussehen:

 

Welche Herausforderungen es bei der Erstellung von Use Cases gibt, lesen Sie im nächsten Teil.

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