Use Cases und ihre Herausforderungen – Challenge accepted!

challenge

Use Cases für unsere Kunden zu erstellen, machen wir besonders gern. Denn wir wissen, der Lernerfolg und die Motivation sind sehr viel höher, wenn wir die Lernenden da abholen, wo sie stehen. Konkret sieht das oft so aus, dass wir ein Problem, das viele Mitarbeiter im Unternehmen kennen, als Beispiel nehmen und aufzeigen, dass mit der neuen Software tatsächlich alles besser wird. Und das ist dann nicht einfach so daher gesagt, sondern fundiert im Use Case aufgezeigt.

 

Dennoch gibt es auf dem Weg zum perfekten Use Case noch ein paar Herausforderungen, die das Unternehmen und wir annehmen müssen.

Challenge 1: Themenfindung

Die Herausforderung ist dabei zuerst immer, die Inhalte für die Use Cases zu finden. Das machen wir natürlich stets mit dem Kunden: Wir gehen die Bereiche durch, sprechen mit den Sachbearbeitern und analysieren, welche Aufgaben einen dezidierten Use Case bekommen. Die Themenrecherche ist dabei recht aufwändig, weil viele Beteiligte einbezogen werden sollen und müssen. In der Regel gibt es viele Themen – weitaus schwieriger ist es, die richtigen herauszufinden. Damit stellen wir uns der nächsten Herausforderung:

 

Challenge 2: Analyse und Bewertung

Die Analysephase muss sehr ausführlich sein, schließlich möchten wir einen großen Endanwenderkreis zufriedenstellen. Hier gilt es dann wieder abzuwägen: Wie tief ist der Anwendungsfall im Unternehmen verankert? Welche (wirtschaftliche) Konsequenz hat es für die Firma, wenn die Endanwender dieses oder jenes nicht können? In so einem Fall kann es auch mal vorkommen, dass Use Cases eben nicht für den großen Kreis hergestellt werden, da das Unternehmen Geld verliert, wenn bereits ein kleiner Kreis von Endanwendern die Aufgabenstellung mit der neuen Software nicht bewältigen kann. Auch hier beziehen wir unsere Kunden konsequent mit ein und bewerten die Themen gemeinsam, damit die Use Cases so praxisorientiert wie möglich werden.

 

Challenge 3: Detaillierte Beschreibung

Use Cases haben grundsätzlich eine Art Raster, das befüllt wird: die Beschreibung des Use Case, die beteiligten Akteure, Auslöser des Use Case und das anvisierte Ergebnis. Es gilt, das Raster zu befüllen, Ziele zu definieren, konkrete Lösungsansätze zu schaffen und den Use Case in den gesamten Unternehmenskontext zu stellen. Eine detaillierte Beschreibung ist das Fundament für einen erfolgreichen Use Case. Dennoch gilt:

 

Challenge 4: Komplexität vereinfachen

Nicht nur bei Use Cases, sondern bei allen IT-Projekten muss die Komplexität für den Anwender heruntergebrochen werden. Ein Use Case darf nicht zu langatmig und kompliziert werden. Hier lautet das Credo: Beschreibe Dinge einfach. Im Idealfall funktioniert das über Geschichten, die im Unternehmen tatsächlich vorkommen und mit denen sich die Endanwender identifizieren können.

Challenge 5: Ansprechend muss es sein!

In welcher Form ein Use Case verpackt wird, hängt immer davon ab, wie das Unternehmen tickt und um was für eine Thematik es geht. Wichtig dabei ist: Es muss ansprechend für den Endanwender dargestellt werden. Das kann in Form eines Videos geschehen, aber auch in gedruckter Form als Hilfestellung allzeit griffbereit am Arbeitsplatz liegen. Heißt aber auch, dass sich der Anwender mit dem Use Case identifizieren muss, denn diese Prämisse liegt ja allen Use Cases zugrunde.

 

Wenn Sie Unterstützung bei der Erstellung von Use Cases für Schulungszwecke benötigen, kontaktieren Sie uns.

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