Microsoft Use Case : Virtuelle Teams

Virtuelle Teams

Der lang ersehnte Sommerurlaub mit der Familie steht bevor. 3 Wochen Sommer, Sonne, Strand und Meer. Doch bevor es in den Urlaub geht, müssen noch ein paar Dinge erledigt werden, damit während des Urlaubs keine bösen Überraschungen passieren. Die zahlreichen E-Mails, Aufgaben und Termine, die während der Abwesenheit ankommen und anstehen, müssen trotzdem verwaltet und bestenfalls bearbeitet werden. Zum Glück bietet Outlook einige nützliche Funktionen dafür.

Mit Use Cases die Zusammenarbeit in virtuellen Teams verstehen

Um Mitarbeiter für virtuelles Arbeiten miteinander zu qualifizieren, bieten sich Use Case WBTs an. In unserer Use-Case-Reihe stellen wir einzelne Anwendungsfälle vor, die den optimalen Einsatz und das Zusammenspiel der Anwendungen verdeutlichen. Die Darsteller unserer Use Cases (allesamt Mitarbeiter der frei erfundenen Office-Experts GmbH), erzählen dabei, was der Next Generation Workplace für sie bedeutet und welche Veränderungen er mit sich bringt.

Entspannt in den Urlaub mit Outlook 2016

Use Case Virtuelle TeamsPeter Urban ist 54 Jahre alt und stammt aus England. Er arbeitet seit vielen Jahren als Senior Consultant bei der Office Experts GmbH in Berlin. Er erklärt uns, wie man die Teamarbeit mit Outlook optimieren kann – auch wenn man gar nicht da ist.

 

Teamordner in Outlook

Wir haben im Team schon vor längerer Zeit einen gemeinsamen Ordner in Outlook angelegt. Darin legen wir wichtige E-Mails strukturiert ab verschicken nicht unnötig immer wieder Mails mit Anhängen. Wichtige E-Mails können in diesen Ordner verschoben werden und jeder im Team hat alle relevanten Informationen auf einen Blick. Der entsprechende Ordner muss nur noch in das eigene Postfach eingebunden werden. Ich muss mir freigegebene Ordner auch nicht ständig anzeigen lassen, sondern kann dies nur für einen gewissen Zeitraum tun.

 

Den Outlook-Kalender freigeben

Im Grunde kann man den Kalender eines jeden Kollegen öffnen. Nur Details zu den Terminen sieht man erst nach einer Freigabe. Deshalb gebe ich bestimmten Teammitgliedern meinen Kalender frei. Freigegebene Kalender müssen dann nur in der eigenen Kalenderansicht eingebunden werden.

 

 

Zusätzlich haben wir auch einen Team-Terminkalender angelegt, damit der Urlaub einzelner keine negativen Auswirkungen hat. Trotzdem tragen wir dort auch alle unseren Urlaub ein, um gleich mit den entsprechenden Ressourcen planen zu können. Außerdem haben wir immer einen Überblick, was im Team ansteht, ohne die eigenen Termine damit zu vermischen. Hier gibt es verschiedene Möglichkeiten der Berechtigung.

 

Vollen Zugriff auf das Outlook-Postfach

In meiner Abwesenheit sollte meine Assistentin vollen Zugriff auf meinen Kalender und mein Postfach haben. Die Terminplanung und Vorsortierung meiner E-Mails und Termine ist dadurch gesichert. Wenn ich zurückkomme, kann ich viel schneller und effizienter weiterarbeiten. Zusätzlich gebe ich sie als meine Stellvertretung an. Sie kann dann auch in dringenden Fällen in meinem Namen E-Mails verfassen. Der Empfänger sieht dann durchaus, dass diese Mail im Namen eines anderen geschrieben wurde. Hier kann ich auch die Berechtigung einschränken.

 

Automatische Abwesenheits-E-Mail in Outlook

Sobald ich während meines Urlaubs eine E-Mail erhalte, sollte jedem Absender auf jeden Fall eine automatische Information zukommen. Hier ist es wichtig, zu sagen, wie lange ich abwesend bin und dass mich meine Assistentin während dieser Zeit vertritt und in dringenden Fragen unterstützt. Diese automatische Antwort kann ich je nach Empfänger unterscheiden. Meinen Kollegen intern möchte ich eine andere Antwort senden, als meinen Kunden und Geschäftspartnern. Der Zeitraum für die automatische Antwort kann genau festgelegt werden und funktioniert selbstverständlich auch, wenn mein PC aus ist.

 

Neue Teamarbeit: effektiv und virtuell

Outlook bietet uns sehr viele Möglichkeiten im Team effizienter zusammen zu arbeiten. Selbst wenn jemand abwesend ist, fällt nichts hinten runter. Ohne großen Mehraufwand teilen wir alle wichtigen Informationen und unser Tagesgeschäft leidet nicht darunter. Aufgaben, Projekte und Abgaben können termingerecht abgeliefert werden.

 

Erfahren Sie mehr über unsere Office 2016 Learning & Performance Suite und das Lernen mit Use Cases.

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