Microsoft Use Case: Projektmanagement

Viele Unternehmen arbeiten von verschiedenen Standorten aus zusammen, oft über Landesgrenzen hinweg. Oder die Zusammenarbeit mit dem Kunden erfordert standortübergreifende Kommunikation. In einem Projekt muss man sich immer wieder abstimmen und nächste Arbeitsschritte gemeinsam definieren oder erarbeiten. Meist ist es ein riesiger Aufwand, die Kollegen der verschiedenen Standorte an einen Tisch zu bringen. Es muss eine andere Lösung für effektives Projektmanagement geben.

 

Um Mitarbeiter für kollaboratives Arbeiten zu qualifizieren, bieten sich Use Case WBTs an. In unserer Use-Case-Reihe stellen wir einzelne Anwendungsfälle vor, die den optimalen Einsatz und das Zusammenspiel der Anwendungen verdeutlichen. Die Darsteller unserer Use Cases (allesamt Mitarbeiter der frei erfundenen Office-Experts GmbH), erzählen dabei, was der Next Generation Workplace für sie bedeutet und welche Veränderungen er mit sich bringt.

Mit Use Cases Projektmanagement verstehen

Microsoft Use Case ProjektmanagementOliver Kramer ist 25 Jahre alt und als Junior Projektleiter bei der Office-Experts GmbH in Berlin beschäftigt. In diesem Blogbeitrag erzählt er, wie er Meetings mit Skype for Business plant und wie sich dadurch die Arbeit im Team standortübergreifend erleichtert.

 

Webmeetings als Alternative

Skype for Business ist eine perfekte Alternative zum realen Treffen in einem Besprechungsraum – und ist durch zusätzliche Funktionen sogar effizienter. Durch Programme wie OneNote können alle Teilnehmer an einem Besprechungsprotokoll schreiben und in Echtzeit Einträge der anderen Kollegen verfolgen.

 

Geplant wird die Besprechung wie gewohnt über Outlook. Ich muss nur die Schaltfläche „Neue Skype-Besprechung“ auswählen und schon wird ein Link erstellt, der automatisch mit der Einladung an alle verschickt wird. Eine Besprechung lässt sich auch im Nachhinein noch in eine Online-Besprechung umwandeln. Die Skype-Besprechung kann ich direkt aus dem Outlook-Kalender heraus starten. Wenn alle Teilnehmer der Besprechung beigetreten sind, kann ich Einstellungen vornehmen, zum Beispiel das Stummschalten aller Mikrofone. Dadurch kann ich als Organisator in aller Ruhe die Besprechung beginnen.

 

Einfach weitere Microsoft-Programme integrieren

Um eine optimale Vorbereitung auf die Besprechung zu gewährleisten, kann im Voraus ein Notizbuch angelegt werden. Alle Teilnehmer können ihre Anregungen dazu in diesem OneNote Notizbuch sammeln. Auch wenn die Besprechung schon in vollem Gange ist kann spontan ein Notizbuch freigegeben werden. Dies gewährleistet ein lückenloses Protokoll, welches allen vorliegt.

 

In den meisten Fällen muss man sich nicht nur austauschen sondern auch etwas präsentieren. Ohne Probleme können PowerPoint-Präsentationen in Skype for Business gehalten werden. Das Gute daran ist, dass die volle Konzentration auf der Präsentation des Inhalts liegt.

 

Microsoft für besseres Projektmanagement

Microsoft bietet mit Skype for Business ein hervorragendes Projekt-Kommunikationstool, mit dem wir viel Zeit und Kosten einsparen und dennoch keine Nachteile haben, weil wir nicht an einem Ort zusammensitzen. Ich habe mir bereits bestimmte Optionen in Outlook als Standard festlegt, was mir die künftige Planung unserer Meetings erleichtert. Seitdem wir Skype for Business zusammen mit OneNote für unsere Teambesprechungen nutzen, sind wir viel effektiver geworden.

 

Ich bin auf jeden Fall froh, dass wir diese Lösung gefunden haben, sonst wären wir wohl kaum so erfolgreich und effektiv in unseren Projekten. Meine Kollegen sind auch immer wieder froh, wenn sie nicht extra anreisen müssen, sondern bequem von ihrem Arbeitsplatz aus teilnehmen können. Jeder ist in seiner gewohnten Umgebung und dennoch arbeiten wir in Echtzeit an einem Projekt zusammen. Besonders wichtig ist für uns alle auch, dass wir das Protokoll zusammen erarbeiten und keine Nachbereitung erforderlich ist.

 

Erfahren Sie mehr über unsere Office 2016 Learning & Performance Suite und das Lernen mit Use Cases.

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