Microsoft Use Case: Den digitalen Arbeitsplatz vorbereiten

Kollaboratives Arbeiten

Alle paar Jahre ist es wieder soweit: Die eigene Firma steigt auf das neuste Windows um und die Office-Produkte kriegen auch gleich ein Update. Der Umstieg fällt vielen schwer – besonders, wenn sich nicht nur die Software, sondern auch die Arbeitsweise ändert. Wie bei Microsoft Office 2016.

Traditionelle Lehrmethoden stoßen hier an ihre Grenzen: Klickanweisungen und Funktionserklärungen sind schnell vergessen, der Transfer des Gelernten an die eigene Arbeitssituation fällt vielen Nutzern schwer. Wichtige Informationen und Handlungsanweisungen, ebenso wie die Möglichkeiten und Vorteile von Office 2016, bleiben oft unsichtbar. Um alle Potenziale der neuen Software ausschöpfen zu können, muss ein anderer Ansatz her.

Erst die Story, dann das Lernen

Über Use Case* WBTs hatten wir schon berichtet. Sie sind eine geeignete Methode, um dem Nutzer eine Aufgabe deutlich zu machen und Lösungswege zu zeigen. Anhand einer geeigneten Geschichte werden Probleme aufgezeigt und Funktionalitäten erläutert. So fällt es dem Lernenden leichter, die Nutzungsmöglichkeiten zu verstehen und anzuwenden. In bekannten Arbeitssituationen werden der optimale Einsatz und die alltagstaugliche Verknüpfung der Anwendungen greifbar.

Wie solche Use Cases rund um Microsoft Office 2016 aussehen können, werden wir in den kommenden Wochen an dieser Stelle zeigen. Darin berichten die Darsteller unserer Use Case WBTs (allesamt Mitarbeiter der frei erfundenen Office-Experts GmbH), was der Next Generation Workplace* für sie bedeutet und welche Veränderungen er mit sich bringt.

Den digitalen Arbeitsplatz einrichten

Use Case: Den digitalen Arbeitsplatz vorbereiten

Thomas Foster ist 35 Jahre alt, stammt aus England und ist als Sachbearbeiter bei der Office-Experts GmbH in Berlin angestellt. Im folgenden Blogbeitrag berichtet er, wie er zu seinem digitalen Arbeitsplatz gekommen ist und was er am Anfang tun musste, um digital arbeiten zu können.

 

Warum eigentlich Office 2016?

Kürzlich habe ich von meinem Chef eine E-Mail erhalten. Er meinte, wir sollten im Team ab sofort eine SharePoint Site* nutzen, um besser zusammenarbeiten zu können. Zum Beispiel um Dokumente digital zu teilen und zeitgleich zu bearbeiten. Mein erster Gedanke: „Ach, dafür war der Rollout von Office 2016 also gut!“ In einem so großen und weltweit agierendem Unternehmen wie meinem ist es höchste Zeit, dass wir uns mit dem Thema Kollaboration beschäftigen. Das heißt, die effektive Zusammenarbeit in den Vordergrund stellen.

Zum Teil kenne ich auch die alten Office Versionen, aber ich habe zugegebenermaßen nicht viel damit gearbeitet. Mal sehen, wie die Kollegen reagieren. Etwas Neues zu lernen und alte gewohnte Prozesse aufzugeben, ist ja immer auch eine Veränderung und eine Sache des Wollens.

 

Kollaboratives Arbeiten

Ich bin gespannt, was das Arbeiten mit SharePoint in Zukunft für die Zusammenarbeit in unserem Team zu bedeuten hat. Meine Kollegin Isabelle schwärmt ja schon seit längerem von OneNote*, worin sie ihre Notizen wohl ganz einfach digital verwalten kann.

Ich muss schon sagen, das hört sich sehr interessant an. Vor allem, wenn ich daran denke, wie oft ich meine handschriftlichen Notizen suche und für verschiedene Besprechungen und Projekte heraus kramen muss. Es wird eine Umstellung sein, nicht mehr alles handschriftlich zu verfassen, dennoch interessiert mich dieser digitale Wandel sehr. Ich bin gespannt, welche Möglichkeiten sich mir und meinem Team dadurch bieten.

 

Schnellzugriffe machen vieles einfacher

Damit dann im normalen Tagesgeschäft alles reibungslos und schnell funktioniert, richte ich mir zunächst meinen digitalen Arbeitsplatz ein. Einen Office 365 Account* habe ich schon länger, nur noch nie genutzt.

Zu Beginn sollten die wichtigsten Seiten verlinkt werden, um sie mit einem Klick wieder aufrufen zu können. SharePoint ist eine davon, deshalb lege ich sie zu den Favoriten, um sie dann im Browser anzuheften. Es ist mir nämlich besonders wichtig, dass ich einen schnellen Zugriff aus dem Browser und dem Internet Explorer habe.

OneDrive* verlinke ich in meiner Taskleiste, so kann ich schon innerhalb kürzester Zeit damit arbeiten. Damit ich nach und nach meine Blätter zur Seite legen und digital durchstarten kann, lege ich mir gleich mal mein erstes Notizbuch in OneNote an. Durch das Einrichten eines Schnellzugriffs auf mein eigenes Notizbuch spare ich Zeit und bin nicht ewig mit Suchen beschäftigt.

 

Aktualisierungen sofort für jeden zugänglich

Beim Gedanken daran, wie oft ich wichtige Informationen und Aufgaben für andere in meinem Team aus Meetings mitbringe und diese erst in einer E-Mail an alle verteilen muss, ist die Möglichkeit mein Notizbuch auch mit anderen teilen zu können eine große Erleichterung. Mit Sicherheit erspart mir das in Zukunft eine Menge Zeit. Zeit, die ich gut gebrauchen kann, da ich immer öfter auch geschäftlich unterwegs bin.

Aus diesem Grund ist es mir besonders wichtig, von überall aus arbeiten zu können. Wir müssen in Zukunft keine großen Dokumente mehr per E-Mail versenden oder auf dem Laufwerk ablegen, sondern können alle über SharePoint auf ein und dasselbe Dokumenten zugreifen. So sind alle immer auf dem neusten Stand und optimal vernetzt. Aktualisierungen und Aufgaben sind sofort für jeden zugänglich.

 

 

Besser spät als nie

Ich bin wirklich begeistert, dass das Einrichten der Anwendungen für den digitalen Arbeitsplatz nicht lange gedauert hat. Durch die Schnellzugriffe kann ich ohne Probleme mit verschiedenen Office 2016 Tools am Computer arbeiten. Meine Struktur in OneNote ist noch etwas chaotisch, ich denke aber, dass sich das mit der Zeit noch geben wird. Hätte ich mich nicht erst auf Zuruf meines Chefs mit Office 2016 beschäftigt, hätte mir das in der Vergangenheit mit Sicherheit viel Aufwand erspart.

Ich bin wirklich gespannt auf die digitale Zusammenarbeit, insbesondere mit meinen Kollegen an unseren anderen Standorten. Vielleicht kann mir Isabelle auch ein paar Tipps geben, was SharePoint, OneDrive und OneNote noch für Vorteile mit sich bringen.

Glossar

*Use Case: Anwendungsfall, zeigt Aufgaben und Lösungswege anhand eines Praxis-Beispiels

*Next Generation Workplace: agile und mobile Zusammenarbeit, mit Office 2016

*SharePoint Site: ein Ort zum Speichern, Strukturieren, Freigeben und Zugreifen auf Informationen von nahezu allen Geräten, mittels eines Webbrowsers

*OneNote: digitales Notizbuch, speichert und synchronisiert Inhalte

*Office 365 Account: Konto/Abo für die Nutzung von Office 2016

*OneDrive: Cloud-Speicherdienst, bietet von verschiedenen Zugängen aus Zugriff auf hochgeladene Dateien

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