Microsoft Use Case: Den digitalen Arbeitsplatz vorbereiten

Alle paar Jahre ist es wieder soweit: Die eigene Firma steigt auf das neuste Windows um und die Office-Produkte kriegen auch gleich ein Update. Der Umstieg fällt vielen schwer – besonders, wenn sich nicht nur die Software, sondern auch die Arbeitsweise ändert. Wie bei Microsoft Office 2016.

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Office 365 macht die Zusammenarbeit noch einfacher

Ich war ja immer eine große Skeptikerin, was neue Dinge angeht. Als wir das Wiki eingeführt haben, hab ich mich erst gewehrt. Gewohnte Arbeitsabläufe sollten geändert werden, da hab ich schon so ein bisschen meine Probleme mit, aber als ich dann gesehen habe, wie sich die Arbeitsabläufe verbessert haben, war ich Feuer und Flamme. So ähnlich ist es jetzt auch mit dem Office 365 und SharePoint. Ein bisschen gesunde Skepsis kann ja nicht schaden, aber jetzt bin ich wirklich seeehr begeistert von allem – ich brenne förmlich!

Sharepoint analog

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„Moderne Arbeitsweisen halten unaufhaltsam Einzug in unseren Arbeitsalltag“

Unsere Arbeitswelt unterliegt einem permanenten Wandel. Moderne Techniken von heute werden schon morgen von weiteren Neuerungen in den Schatten gestellt. Telefon, Fax, E-Mail, Instant Messaging, Social Networking – in dieser oder einer ähnlichen Reihenfolge verändern sich immer mehr Unternehmen nach und nach in ein Enterprise 2.0. Strukturen werden aufgebrochen, Hierarchien verlieren an Bedeutung, neue Kommunikationswege erfordern neue Arbeitsweisen. Interessanterweise benötigt man dafür jetzt aber nicht mehr zwingend Social Collaboration Tools, sondern kann z.B. auf SharePoint-Servern aufbauen. Christian Schmidt, Enterprise-2.0-Experte und Senior Account Manager bei der Know How! AG hat sich mit uns über die aktuellen Entwicklungen im Hinblick auf SharePoint-Lösungen unterhalten.

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SharePoint – ich bin noch viel beeindruckter

Ich habe in meinem letzten Eintrag ja schon einiges über die Funktionen von SharePoint erzählt. Inzwischen habe ich festgestellt, dass das noch lange nicht alles ist. Man kann auch einfach Dokumente speichern, so wie wir das bisher auch auf unserem Server machen.

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Der Vorteil hierbei ist aber, dass ich das so einrichten kann, dass ich immer eine Benachrichtigung bekomme, wenn etwas in einem Dokument geändert wurde. Die Dokumente kann ich dann in einer Bibliothek ablegen und alle (oder nur bestimmte) Mitarbeiter können darauf zugreifen. Außerdem kann ich noch Schlagwörter vergeben. Ach, und natürlich gibt es auch noch eine Suchfunktion, mit der ich den kompletten SharePoint oder nur einen Bereich durchsuchen kann.

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SharePoint – ich bin beeindruckt

So, jetzt hatten wir schon einen Kick-off-Workshop für unsere neuen Tools. Der Experte, der den ganzen Tag da war und auch Fragen beantwortet hat, hat Office 365 auf unterschiedlichen Geräten dabei gehabt und uns einen Überblick gegeben. Im Prinzip hat er alles bestätigt, was mir der Herr Tatel schon erklärt hat. Ich glaube, ich als Sekretärin bräuchte das jetzt nicht unbedingt, aber für die Kollegen im Vertrieb und die Teamleiter, die die ganze Zeit unterwegs sind, ist das echt super. Ich hab ja auch gedacht, dass das total neu wäre, aber das gibt es schon seit ein paar Jahren.

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„Social Collaboration muss ganzheitlich aufgesetzt werden“

Wenn es darum geht, die Produktivität der Mitarbeiter zu steigern, ist das Ende der Fahnenstange längst nicht erreicht. Neue Technologien, die die Zusammenarbeit unterstützen und verbessern, bringen einen stetigen Wandel der Arbeitsweisen mit sich. Auf der einen Seite steht dabei die Social-Komponente: Mitarbeiter sind besser miteinander vernetzt und vorhandenes Wissen kann effizienter geteilt werden. Auf der anderen Seite geht es auch darum, gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten, ohne dabei in einem undurchsichtigen Dschungel unzähliger Versionen zu enden.
In vielen Fällen werden Social Collaboration Tools angeboten, eigenständige Software-Lösungen, die implementiert werden. Daher hatte Franziska Roth, Produktmanagerin für MS-Office-Lösungen bei der Know How! AG, bisher eher wenige Berührungspunkte mit der Enterprise 2.0-Thematik. Mit der Einführung von Office 365 und verbesserten SharePoints geht es für Franziska Roth nun aber nicht mehr nur um Dokumentenverarbeitung, sondern auch um eCollaboration. Wir haben mit ihr gesprochen, wie sich Office und damit auch die Arbeitsweise wandelt.

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Wir sind social, jetzt kommt der nächste Schritt…

Ich sehe gerade, es ist ziemlich genau einen Jahr her, dass ich mit der Go Social!-Software durch war und hier total motiviert geschrieben habe, dass ich startklar bin. Ich dachte ja, es ist jetzt nur noch eine Sache von Tagen oder höchstens Wochen, bis wir so richtig loslegen. Aber mein Chef, der Herr Tatel, behielt mal wieder Recht. So schnell ging das alles nicht. Ich gebe zu: Ich hätte es auch besser wissen können. In der E-Learning-Software haben die auch gesagt, dass man vor allem in der Planungsphase nichts überstürzen sollte. Aber ich war halt schon so „hippelig“ und konnte es kaum erwarten.

 

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Social Business Tools, Tools, Tools

Externe Social Media Social-Media-Kanäle rundum Facebook sind in der Zwischenzeit den Meisten bekannt. Doch wie sieht es mit dem internen Gegen-Pendants aus? In diesem Artikel stellen wir einige Social Business Tools vor. Was  alle diese Tools eint, ist die Tatsache, dass sie die Kommunikation und Zusammenarbeit im Team erleichtern und somit zur Produktivitätssteigerung beitragen

Social-Business-Tools

 

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ShareConf 2014 in Düsseldorf

Vom 1. bis 3. Juli 2014 findet die ShareConf in Düsseldorf im Van der Valk Airporthotel Düsseldorf statt. Die ShareConf ist eine der wichtigsten Konferenzen zu Microsoft SharePoint und Office 365.

 

Die Know How! AG ist am 2. und 3. Juli mit einem Info-Stand vertreten und präsentiert zum ersten Mal die Office Collaboration Suite.

Shareconf

Die Office Collaboration Suite

Die Office Collaboration Suite bietet zum einen Tool-Schulungen zu SharePoint und Office 365 in klassischer E-Learning- und Präsenzform. Zum anderen haben die User die Möglichkeit, Social Collaboration anhand von Social- Learning-Formen zu erlernen. Denn mit der Implementierung von SharePoint und Office 365 verändert sich auch die Art und Weise, wie ihr Team in Zukunft zusammenarbeiten wird.

Daten Fakten zur ShareConf

Veranstaltet wird die SharePoint und Office 365 Konferenz von der HLMC Events GmbH in enger Kooperation mit der SharePoint Community Deutschland. Die Konferenz richtet sich an alle Anwender von SharePoint und Office 365: Management, Entwickler und Controller, Mitarbeiter im Marketing, Personal, in der Logistik, Finanzabteilung usw.

 

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Social Media kann die Produktivität ihrer Mitarbeiter um bis zu 25% steigern

Nach anfänglicher Skepsis entscheiden sich letztlich immer mehr Unternehmen für den Einsatz sozialer Kanäle. Eine Untersuchung vom McKinsey Global Institute im Jahr 2012 zeigte, dass soziale Medien die Produktivität der Mitarbeiter bis zu 25% steigern können. Diese Zahl verwundert nicht, wenn man bedenkt, dass der durchschnittliche Mitarbeiter wöchentlich 28 Stunden damit zubringt, E-Mails zu bearbeiten, Informationen zu suchen und die interne Zusammenarbeit zu organisieren. Doch wie können Social Media die Arbeitsprozesse in diesem Umfang beschleunigen? Betrachtet man die drei vorher genannten Aspekte, für die Mitarbeiter über die Hälfte ihrer Arbeitszeit einsetzen, genauer, so liegen die Vorteile von Social Media auf der Hand:

 

 

1. E-Mails bearbeiten

 

Im Durchschnitt erhält ein Angestellter ca. 30-40 E-Mails am Tag. Das Lesen und Beantworten kann viel Zeit in Anspruch nehmen. Hinzu kommen Gruppenmails, über die interne und externe Projekte koordiniert werden. Jeder kennt deren Problematik: Antworten überschneiden sich, angehängte Dokumente sind schnell in mehreren Versionen vorhanden. Der unnötige Zeitaufwand, diese Mails zu organisieren, kann durch eine gemeinsame Kollaborationsplattform eingedämmt werden. Ebenso kann eine soziale Wissensdatenbank einen großen Teil der E-Mails überflüssig machen. Wie genau diese beiden Kanäle die E-Mail-Flut bändigen können, zeigen die nächsten beiden Punkte.

 

 

2. Informationen suchen

 

In einem Unternehmen gibt es zahlreiche Informationen, die für einen Großteil der Mitarbeiter für die tägliche Arbeit wichtig sind:

 

Wie sind Arbeitsprozesse geregelt? Wo sind die offiziellen Formatvorlagen abgelegt? Welches Logo darf ich extern weitergeben? Welcher Dienstleister ist für die Wartung einer bestimmten Anlage zuständig? Die Liste ist unendlich. Es gibt mehrere Möglichkeiten, Antworten auf solche Fragen zu finden. So kann man einen erfahrenen Kollegen fragen (was ihn in seiner Produktivität einschränkt, weil er unterbrochen wird). Man kann auch anfangen im Posteingang zu suchen, ob es nicht schon einmal eine E-Mail hierzu gab (was unnötig viel Zeit kostet).

 

Eine professionelle Lösung stellt jedoch eine interne Wissensdatenbank dar. So können z.B. in einem internen Wiki alle Mitarbeiter mitwirken – neue Themen anlegen, unvollständige Themen ergänzen und veraltete Informationen aktualisieren. Ist erst einmal ein Grundstein gelegt, kann hier jeder Antworten auf viele wiederkehrende Fragen finden.

 

 

3. Interne Zusammenarbeit organisieren

 

Oftmals stellt die interne Zusammenarbeit, beispielsweise in Projektteams oder abteilungsintern einen großen Organisations- und damit Zeitaufwand dar. Mithilfe spezieller Social Media-Tools kann hier jedoch deutlich effizienter gearbeitet werden. So bieten diese z.B. eine zentrale Projektablage und die Möglichkeit gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten.

 

Microsoft SharePoint ist eines dieser Tools. Die vollständig webbasierte Lösung schafft Transparenz und kann je nach Bedarf auf Projektgruppen, Abteilungen oder das ganze Unternehmen zugeschnitten werden. Die Kollaborationsplattform ermöglicht es Mitarbeitern direkt aus Office-Anwendungen heraus gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten. Unterschiedliche Versionen gehören damit der Vergangenheit an und das Versenden von Dokumenten per Mail wird überflüssig. Als Kollaborationsplattform eignet sich SharePoint damit mindestens genauso gut wie als Dokumenten-Datenbank, in der offizielle Dokumente, Logos und Bilder zur weiteren Verwendung abgelegt werden können.