Produktiv(er) mit IBM Verse

Eine ganze Arbeitsstunde können sich die zukünftigen Nutzer von IBM Verse freischaufeln, so verspricht es zumindest Global Product Manager Kramer Reeves auf der ICS.UG in Bremen. Interessant ist dieses Versprechen vor allem deswegen, weil es vom üblichen Fokus der Social-Business-Debatte abweicht. An die Stelle von Innovation und Networking tritt Produktivität. Macht der Software-Riese jetzt also eine Rolle rückwärts?

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Social Media kann die Produktivität ihrer Mitarbeiter um bis zu 25% steigern

Nach anfänglicher Skepsis entscheiden sich letztlich immer mehr Unternehmen für den Einsatz sozialer Kanäle. Eine Untersuchung vom McKinsey Global Institute im Jahr 2012 zeigte, dass soziale Medien die Produktivität der Mitarbeiter bis zu 25% steigern können. Diese Zahl verwundert nicht, wenn man bedenkt, dass der durchschnittliche Mitarbeiter wöchentlich 28 Stunden damit zubringt, E-Mails zu bearbeiten, Informationen zu suchen und die interne Zusammenarbeit zu organisieren. Doch wie können Social Media die Arbeitsprozesse in diesem Umfang beschleunigen? Betrachtet man die drei vorher genannten Aspekte, für die Mitarbeiter über die Hälfte ihrer Arbeitszeit einsetzen, genauer, so liegen die Vorteile von Social Media auf der Hand:

 

 

1. E-Mails bearbeiten

 

Im Durchschnitt erhält ein Angestellter ca. 30-40 E-Mails am Tag. Das Lesen und Beantworten kann viel Zeit in Anspruch nehmen. Hinzu kommen Gruppenmails, über die interne und externe Projekte koordiniert werden. Jeder kennt deren Problematik: Antworten überschneiden sich, angehängte Dokumente sind schnell in mehreren Versionen vorhanden. Der unnötige Zeitaufwand, diese Mails zu organisieren, kann durch eine gemeinsame Kollaborationsplattform eingedämmt werden. Ebenso kann eine soziale Wissensdatenbank einen großen Teil der E-Mails überflüssig machen. Wie genau diese beiden Kanäle die E-Mail-Flut bändigen können, zeigen die nächsten beiden Punkte.

 

 

2. Informationen suchen

 

In einem Unternehmen gibt es zahlreiche Informationen, die für einen Großteil der Mitarbeiter für die tägliche Arbeit wichtig sind:

 

Wie sind Arbeitsprozesse geregelt? Wo sind die offiziellen Formatvorlagen abgelegt? Welches Logo darf ich extern weitergeben? Welcher Dienstleister ist für die Wartung einer bestimmten Anlage zuständig? Die Liste ist unendlich. Es gibt mehrere Möglichkeiten, Antworten auf solche Fragen zu finden. So kann man einen erfahrenen Kollegen fragen (was ihn in seiner Produktivität einschränkt, weil er unterbrochen wird). Man kann auch anfangen im Posteingang zu suchen, ob es nicht schon einmal eine E-Mail hierzu gab (was unnötig viel Zeit kostet).

 

Eine professionelle Lösung stellt jedoch eine interne Wissensdatenbank dar. So können z.B. in einem internen Wiki alle Mitarbeiter mitwirken – neue Themen anlegen, unvollständige Themen ergänzen und veraltete Informationen aktualisieren. Ist erst einmal ein Grundstein gelegt, kann hier jeder Antworten auf viele wiederkehrende Fragen finden.

 

 

3. Interne Zusammenarbeit organisieren

 

Oftmals stellt die interne Zusammenarbeit, beispielsweise in Projektteams oder abteilungsintern einen großen Organisations- und damit Zeitaufwand dar. Mithilfe spezieller Social Media-Tools kann hier jedoch deutlich effizienter gearbeitet werden. So bieten diese z.B. eine zentrale Projektablage und die Möglichkeit gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten.

 

Microsoft SharePoint ist eines dieser Tools. Die vollständig webbasierte Lösung schafft Transparenz und kann je nach Bedarf auf Projektgruppen, Abteilungen oder das ganze Unternehmen zugeschnitten werden. Die Kollaborationsplattform ermöglicht es Mitarbeitern direkt aus Office-Anwendungen heraus gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten. Unterschiedliche Versionen gehören damit der Vergangenheit an und das Versenden von Dokumenten per Mail wird überflüssig. Als Kollaborationsplattform eignet sich SharePoint damit mindestens genauso gut wie als Dokumenten-Datenbank, in der offizielle Dokumente, Logos und Bilder zur weiteren Verwendung abgelegt werden können.