Zeitmanagement mit Outlook 2010

Kennen Sie das auch: Sie erhalten jeden Tag eine Flut an neuen E-Mails, dabei haben Sie noch nicht einmal alle vom Vortag abgearbeitet? Außerdem verlieren Sie so langsam den Überblick über Ihre Nachrichten und haben Angst wichtige Termine zu vergessen? Dann sind Sie nicht allein, denn wie Studien belegen, fühlen sich 60 Prozent der Mitarbeiter mit der täglichen Flut an E-Mails und Informationen überfordert*. Die tägliche Arbeitszeit reicht kaum aus, um alle Aufgaben zu erledigen. Unternehmen könnten mit dem richtigen Zeitmanagement sogar bis zu 8.083 Euro pro Mitarbeiter jährlich einsparen**.

 

Mit dem neuen Lernprogramm „Zeitmanagement mit Outlook 2010“ lernen Sie in zehn Lektionen, wie Sie Ihre Tage besser organisieren können. Neben den Prinzipien effektiven Zeitmanagements werden Ihnen auch weiterführende Funktionen in Outlook gezeigt, die unter anderem bei der Terminkoordination helfen. So können Sie in Outlook einen detaillierten Tagesplan im Kalender erstellen und Ihre To-Do-Liste integrieren. Indem Sie Ihre Aufgaben kategorisieren und Prioritäten vergeben, behalten Sie jederzeit den Überblick. Auch die Koordination von Terminen und Besprechungen mit anderen Mitarbeitern geht ganz einfach: Mit Outlook 2010 können Besprechungsanfragen versendet und der Kalender mit anderen geteilt werden. Ihre Termine sind dann für alle einsehbar. Dadurch wird einer Terminkollision vorgebeugt.

 

Weiterhin erfahren Sie im Lernprogramm, wie Sie durch die Veränderung von nur wenigen Einstellungen Ihren Posteingang übersichtlicher gestalten können und Ihren individuellen Bedürfnissen anpassen. Mit den Quicksteps von Outlook können Sie Arbeitsschritte, die Sie häufig durchführen, in einem automatischen Ablauf zusammen fassen und mit einem Klick ausführen. Diese sind zum Teil vordefiniert, können aber auch individuell angepasst und ergänzt werden. Um der E-Mail Flut entgegenzuwirken lernen Sie außerdem, wie Sie Ihre Nachrichten prägnant formulieren.

 

Die Lerndauer des Programms beträgt ca. 1,5 Stunden – der grundlegende Umgang mit der Maus und der Tastatur wird vorausgesetzt. Zur Festigung der Inhalte gibt es Testfragen am Ende einer jeden Lektion sowie einen abschließenden Programmtest. Checklisten, die Ihnen zum Download zur Verfügung stehen, helfen Ihnen das Gelernte in Outlook umzusetzen.

 

Weitere Tipps zu Outlook.

 

Erfahren Sie mehr über unsere Lernprogramme auf unserer Homepage.

 

*Quelle: Mindjet 2011 **immediate effects und KOI

Was sind die QuickSteps in Outlook?

Wenn Sie häufig dieselben Aktionen in Outlook ausführen, können Sie sich diese in den sogenannten QuickSteps abspeichern und künftig mit nur einem Klick anwenden. Leiten Sie zum Beispiel immer wieder Mails an eine bestimmte Person weiter oder verschieben Sie Mails in bestimmte Ordner, können Sie diese Aktionen einfach mit den QuickSteps automatisieren.

Das QuickStep-Menü finden Sie im Menüband unter dem Start-Reiter.
Das QuickStep-Menü finden Sie im Menüband unter dem Reiter "Start".

 

Outlook stellt hierzu eine Vielzahl von vorbereiteten QuickSteps zur Verfügung, die Sie über das Menüband abrufen können. Bevor Sie mit den QuickSteps arbeiten können, müssen diese bei der ersten Anwendung die QuickSteps eingestellt werden. Dazu markieren Sie die Mail, die z. B. weitergeleitet werden soll und klicken im Bereich QuickSteps z.b. auf „An Vorgesetzten“.

 

Folgendes Dialogfenster öffnet sich:

Hier können Sie bei „Name“ definieren, wie der QuickStep heißen soll und anschließend über „An“ den oder die Empfänger auswählen.

 

Wenn Sie bestehende QuickSteps bearbeiten oder nur die Anordnung ändern möchten, klicken Sie im Bereich QuickSteps auf das kleine Pfeil-Symbol am rechten unteren Rand. Der Dialog, der sich anschließend öffnet, bietet Ihnen eine Vielzahl von Möglichkeiten.

 

Hier können Sie im linken Bereich über die Pfeile die Reihenfolge der QuickSteps verändern und rechts bestehende QuickSteps bearbeiten, duplizieren oder löschen.

Unter der Option „Bearbeiten“ können Sie auch den QuickInfo-Text verändern oder Tastenkombinationen hinterlegen. So arbeiten Sie in Outlook noch effizienter und können mit nur einem Klick Aktionen durchführen, für die sonst mehrere Schritte nötig sind.

Tipp: Je nach Bildschirmgröße und -auflösung, sehen Sie drei oder sechs QuickSteps im Menüband.

Tipps vom Profi: Unterhaltungsansicht in Outlook 2010

Häufig ist eine Antwortmail Bestandteil einer Diskussion, die aus mehreren Mails besteht. Unter Umständen sind die vorangegangenen Mails weit in der Mailliste verstreut. In der Unterhaltungsansicht werden alle zusammenhängenden Mails einer Diskussion in einer Nachrichtenzeile zusammengefasst angezeigt. Im Video sehen Sie, wie Sie Ihren Posteingang noch übersichtlicher machen können.

Tipp: Mit der Tastenkombination STRG + Umschalt +R können Sie allen auf eine Nachricht antworten

Was ist neu an Office 2010?

Natürlich gibt es viele Änderungen in Office 2010 die an dieser Stelle erwähnenswert sind, wir wollen uns jedoch auf zehn Änderungen beschränken, die aus unserer Sicht die Arbeit mit dem neuen Office-Paket noch einfacher machen.

 

1. Die neue Oberfläche

Für Umsteiger von Office 2003 auf Office 2010 ist die größte Veränderung die neue intuitiv bedienbare Bedienoberfläche mit umfangreichen Funktionen. Die wichtigsten Standardelemente sind dabei das Menüband mit seinen Registern und die Backstage-Ansicht. Die gewohnten Menü- und Symbolleisten werden durch das Menüband ersetzt. Dabei sind die Befehle und Funktionen in verschiedene Register aufgeteilt. Außerdem erscheinen weitere Register, je nachdem welches Objekt im Dokument aktiv ist (so zum Beispiel bei Bildern oder Grafiken). In der neuen Backstage-Ansicht sind alle grundsätzlichen Programmeinstellungen wie Öffnen und Speichern sowie zentrale Funktionen für Sicherheit, Freigaben und den Ausdruck hinterlegt.

 

2. Neue Dateiformate

Seit Office 2007 nutzen die Anwendungen neue Dateiformate. Für Word-Dokumente lautet die Dateinamenserweiterung *.docx. Dementsprechend haben sich auch die Formate für Excel (*.xlsx) und PowerPoint (*.pptx) geändert. Wenn Sie Ihr Dokument an jemanden geben wollen, der mit einer älteren Office-Version arbeitet, können Sie ihr Dokument aber auch im alten Format abspeichern.

Neu ist außerdem: Sie können Ihre Dokumente jetzt auch im Betriebssystem-übergreifenden PDF-Format oder als Open Document speichern.

 

3. Office Live und Co-Authoring

Arbeiten Sie an einem Dokument manchmal als Team und es können nicht alle auf den Server zugreifen? Co-Authoring ermöglicht es, ein Dokument online im Browser anzuzeigen und sich darüber auszutauschen. Office Live stellt Ihnen dazu ein geschütztes Laufwerk im Internet zur Verfügung, über das Sie mit anderen gemeinsam an Ihren Office Dokumenten arbeiten können. Online können die zugriffsberechtigten Nutzer den aktuellen Stand des Dokuments sehen und kommentieren. Die Bearbeitung des Dokuments erfolgt lokal mit dem vollen Funktionsumfang von Excel, PowerPoint oder Word. Mit jedem Speichern wird der aktuelle Stand hochgeladen und ist sofort für die Kollegen sichtbar. Die Kollegen die mit Ihnen am Dokument arbeiten, werden automatisch durch eine Mail von Office Live über die Änderungen benachrichtigt und alle Kollegen sind auf dem gleichen Stand und können die Änderungen bequem nachverfolgen.

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