Microsoft Use Case: Zeit- und Selbstmanagement

Trotz der vielen Möglichkeiten des virtuellen Arbeitens sind bspw. Vertriebsmitarbeiter und Führungskräfte viel unterwegs und kommen erst abends dazu, ihre angefallenen E-Mails abzuarbeiten. Das ist aber nicht nur aus Zeitmangel der Fall, wie man jetzt denken könnte, sondern weil sich mobiles Arbeiten noch nicht weit verbreitet hat.

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Microsoft Use Case : Virtuelle Teams

Der lang ersehnte Sommerurlaub mit der Familie steht bevor. 3 Wochen Sommer, Sonne, Strand und Meer. Doch bevor es in den Urlaub geht, müssen noch ein paar Dinge erledigt werden, damit während des Urlaubs keine bösen Überraschungen passieren. Die zahlreichen E-Mails, Aufgaben und Termine, die während der Abwesenheit ankommen und anstehen, müssen trotzdem verwaltet und bestenfalls bearbeitet werden. Zum Glück bietet Outlook einige nützliche Funktionen dafür.

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Tipps vom Profi: Antworten in Outlook 2013

Herzlich willkommen zu unseren Office Tipps 2013 vom Profi.

 

In diesem Tipp erfahren Sie mehr über das Antworten in Outlook 2013. Wir wünschen Ihnen viel Spaß und spannende Erkenntnisse.

 

In diesem Video sehen Sie, wie Sie hilfreiche Tipps zu Antworten in Outlook 2013. Outlook 2013 bietet die Möglichkeit direkt im Lesebereich zu antworten. Durch die Funktion „Abdocken“ können die Antworten in einem seperaten Fenster geöffnet werden.

 

 

Probieren Sie es einfach  mal aus, Sie werden begeistert sein…Der Tipp zu Oulook 2013: Es lässt sich zudem ganz einfach in Ihren Arbeitsalltag integrieren.

 

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Tipps vom Profi: Vorschaumodule in Outlook 2013

Herzlich willkommen zu unseren Office Tipps 2013 vom Profi.

 

In diesem Tipp erfahren Sie mehr über die Vorschaumodule in Outlook 2013. Wir wünschen Ihnen viel Spaß und spannende Erkenntnisse.

 

Im Video sehen Sie mehr zum Thema Vorschaumodule in Outlook 2013: Outlook 2013 bietet die Möglichkeit einer direkten Vorschau auf die einzelnen Module wie Kalender, Notizen oder Aufgaben. Dadurch müssen Sie nicht die Modulansicht wechseln.

 

 

Probieren Sie es einfach  mal aus, Sie werden begeistert sein…Der Tipp zu Oulook 2013 lässt sich zudem ganz einfach in Ihren Arbeitsalltag integrieren.

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Aufgabenplanung nach der Eisenhower-Methode

Auf Ihrem Schreibtisch liegen viele verschiedene Zettel mit Aufgaben, die Sie alle noch erledigen müssen? Damit Sie sie nicht vergessen, haben Sie sich die Aufgaben aufgeschrieben? Und dennoch haben Sie mittlerweile den Überblick verloren und wissen nicht mehr, welche Tätigkeiten Sie bereits erledigt haben und welche nicht? Vor allem aber haben Sie Angst, eine eilige Aufgabe zu vergessen, weil Sie längst den Überblick verloren haben?

 

Dann könnte Ihnen die Eisenhower-Methode weiterhelfen. Diese lernen Sie zum Beispiel im Lernprogramm „Zeitmanagement mit Outlook 2010“ kennen. Entsprechend dieser Methode werden die Aufgaben, gemessen an ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit, in A, B und C-Kategorien eingeteilt. Dies können Sie in Outlook durch die Zuteilung von Kategorien zu Ihren als Aufgabe angelegten Tätigkeiten sehr gut umsetzen. Anhand der Kategorien und den von Outlook zugeteilten Farben sehen Sie dann, welche Aufgaben oberste Priorität besitzen und welche später noch erledigt oder auch delegiert werden können.

 

Aufgabenplaung

  • Zu den A-Aufgaben zählen all diejenigen Aufgaben, die wichtig und dringend sind und daher keinen Aufschub dulden. Dies könnte beispielsweise ein bereits vereinbarter Kundentermin sein.
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  • B-Aufgaben sind wichtig, aber nicht dringend. Solche Aufgaben sollten terminiert werden. Ein Beispiel für eine B-Aufgabe wäre das Verfassen eines Textes für einen Kunden bis zu einem bestimmten Datum.
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  • C-Aufgaben sind dringend aber nicht wichtig und können manchmal auch delegiert werden. Das Buchen eines Hotelzimmers für die nächste Geschäftsreise wäre eine typische C-Aufgabe, die z.B. auch von der Sekretärin übernommen werden kann.

 

Fällt eine Tätigkeit in keine der drei Kategorien so ist sie meist unwichtig und kann gelöscht werden.

 

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Aufgabenplanung mit der 25.000-Dollar-Methode

Sie haben eine riesige To-Do Liste und wissen gar nicht, wie Sie alle Aufgaben heute noch erledigen sollen? Womit anfangen? Es gibt sicherlich Aufgaben, die Sie lieber erledigen als andere. Oftmals entscheiden wir die Reihenfolge der Aufgaben nach unseren Vorlieben, doch das ist meist nicht die effizienteste Vorgehensweise.

 

Es gibt verschiedene Methoden wie Sie Ihre Aufgabenplanung am besten gestalten können. Eine davon ist die 25.000-Dollar-Methode, die im Lernprogramm „Zeitmanagement mit Outlook 2010“ vorgestellt wird. Sie ist benannt nach dem Gehalt, das sie ihrem Erfinder, Irving Lee, einbrachte und beschreibt ein besonders einfaches – aber effizientes –  Prinzip der Tagesplanung:

 

  • Am Anfang eines Tages sollten Sie zunächst einmal alle Aufgaben, die Sie an diesem Tag zu erledigen haben, auflisten. In Outlook können Sie die 25.000-Dollar-Methode mithilfe der Ansichtsoptionen umsetzen, wenn Sie zuvor für jede Tätigkeit eine eigene Aufgabe angelegt haben.
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  • Stellen Sie sich dann vor, Sie könnten von allen Aufgaben nur noch eine einzige in Angriff nehmen. Welche wäre das dann? Diese Aufgabe erhält die Nummer eins.
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  • Betrachten Sie dann alle übrig gebliebenen Aufgaben und stellen Sie sich dieselbe Frage. Geben Sie dieser Aufgabe die Nummer zwei.
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  • Verfahren Sie mit den restlichen Aufgaben genauso.
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  • Besitzen alle Aufgaben eine Nummer? Dann beginnen Sie mit der ersten Aufgabe.

Falls sich zwischenzeitlich neue Aufgaben ergeben, die dringend erledigt werden müssen,  können Sie Ihre Liste revidieren.

 

 

 

 

 

 

 

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Tagesplanung mithilfe der ALPEN-Methode

„Arbeitsplanung“ und „Tagesstrukturierung“ sind Begriffe, die vor allem im Beruf häufig fallen. Und dennoch, die wenigsten nehmen sie sich zu Herzen. Die Zeit, die für die Erstellung eines detaillierten Tagesplanes verloren geht, kann man doch auch anderweitig nutzen. Erkennen Sie sich wieder? Es gibt mehrere Methoden, um Ihren Tag effizient zu planen. Im neuen Lernprogramm „Zeitmanagement mit Outlook 2010“ wird unter anderem die sogenannte ALPEN-Methode vorgestellt:

 

A: Aufgaben aufschreiben

L: Länge der Aufgaben abschätzen

P: Pufferzeiten reservieren

E: Entscheidungen nach Prioritäten treffen

N: Nachkontrolle / Notizen

 

 

Aufgaben, die weniger als drei Minuten Ihrer Zeit beanspruchen, sollten Sie sofort erledigen. Alle anderen notieren Sie in Outlook als Aufgabe und versehen Sie mit einem Fälligkeitsdatum, damit Sie sie nicht vergessen. Wählen Sie den Titel Ihrer Aufgabe möglichst eindeutig, damit Sie später nicht lange überlegen müssen, worum es eigentlich ging.

 

Sie können Ihre Aufgabe auch in Ihren Outlook Kalender übernehmen. Dadurch wird sie Ihnen im Kalender als Termin angezeigt und Sie integrieren die Aufgabe in die Tagesplanung.  Ganz wichtig: Vergessen Sie nicht den Punkt „P“ der Alpen-Methode und verplanen Sie nur etwa 60% Ihrer Zeit, die restlichen 40% dienen als Zeitpuffer.

 

 

 

Zur besseren Übersichtlichkeit können Sie den Aufgaben auch noch Kategorien in unterschiedlichen Farben zuordnen. So können Sie zum Beispiel sortieren, ob es sich um eine Aufgabe für Kunden handelt oder ob es private Aufgaben sind.  Im letzten Schritt sollten Sie natürlich auch regelmäßig kontrollieren, ob Sie alle Aufgaben erledigt haben. In Outlook können Sie Aufgaben ganz einfach abhaken und sehen durch die Sortierung dann nur noch anstehende Aufgaben.

 

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Wie stelle ich die Ansicht Kalenderwoche in Outlook ein?

Frisch im Berufsleben, nun dreht sich alles um Kalenderwochen. Letztens habe ich mich gefragt, wie stelle ich in Outlook neben Wochentagen zusätzlich die Ansicht Kalenderwoche, kurz KW, im Outlook-Kalender ein?

 

Gesucht, gefunden und das geht so:

 

Klicken Sie auf den Reiter „Datei“, dann auf „Optionen“:

 



 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Anschließend klicken Sie auf den Reiter „Kalender“ und bei den Wochennummern in der Monatsansicht und im Datumsnavigator anzeigen.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Et voilà, es funktioniert.

 

 

 

 

 

 

 

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Wie bewältige ich meine E-Mailflut am besten?

 

Erledigen Sie auch einen Großteil Ihrer beruflichen Kommunikation via E-Mail und erhalten tagtäglich eine große Flut an neuen Nachrichten? Im neuen Lernprogramm „Zeitmanagement mit Outlook 2010“ erhalten Sie unter anderem Tipps, wie Sie sich am besten und zeitsparendsten durch Ihre E-Mailflut kämpfen.

 

Zunächst einmal ist es wichtig, sich immer wieder zu fragen:

  • Ist diese E-Mail für mich relevant?
  • Wenn ja, ist es dringend oder kann ich das später noch erledigen?
  • Oder kann ich die Aufgabe vielleicht sogar an jemanden delegieren?

 

Diese Fragen erscheinen auf den ersten Blick banal, sind aber für Ihr Zeitmanagement extrem wichtig. E-Mails, die für Sie keine Relevanz besitzen, können entweder gleich gelöscht oder delegiert werden. Diese Regel gilt nicht nur für den Posteingang, sondern auch für alle anderen Ordner. Denn, indem Sie immer wieder unnötige ältere Nachrichten löschen, behalten Sie den Überblick und sparen im Endeffekt Zeit. Hilfreich bei der Organisaton der E-Mails ist es auch, sich Unterordner anzulegen, beispielsweise nach Kunden. Achten Sie jedoch darauf, dass Sie nicht mehr als zehn Unterordner pro Ebene haben. Das Erstellen von Regeln zum automatischen Sortieren einkommender E-Mails hilft ebenfalls beim managen Ihres E-Mail Postfachs. Für Ihre Tagesplanung ist es sinnvoll, sich feste Zeiten für die E-Mail Bearbeitung zu reservieren und gegebenenfalls die E-Mailbenachrichtigungen auszuschalten, damit Sie nicht von Ihrer Arbeit abgelenkt werden.

 

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Wie erstelle ich eine Abwesenheitsnotiz in Outlook?

Sie fahren für ein paar Tage in Urlaub oder können aus irgendeinem anderen Grund nicht auf Ihre E-Mails zugreifen? Damit alle Personen, die Ihnen eine E-Mail schreiben, über Ihre Abwesenheit informiert werden, bietet Microsoft Outlook die Möglichkeit einer automatischen Abwesenheitsnotiz. Zum Einrichten des Assistenten klicken Sie auf die Registerkarte Datei und unter Informationen auf Automatische Antworten (abwesend).


 

Es öffnet sich das Fenster Automatische Antworten. Markieren Sie dort den Punkt „Ich bin zurzeit nicht im Hause“ und tippen in das darunterliegende Eingabefeld den gewünschten E-Mail Text. Der Absender einer E-Mail erhält Ihre Abwesenheitsnotiz jeweils nur einmal, auch, wenn er Ihnen während Ihres Urlaubes mehrere Nachrichten zusendet.

 

 

Um festzulegen, dass nur ausgewählte Personen die Abwesenheitsnotiz erhalten und was mit den eingehenden E-Mails passieren soll, klicken Sie auf Regel hinzufügen. Sie können die E-Mails beispielsweise an Kollegen weiterleiten oder automatisch in einen Ordner verschieben lassen. Bei einer automatischen Weiterleitung bleiben die E-Mails trotzdem in Ihrem Posteingang erhalten. Weiterhin können Sie Bedingungen für das Senden einer Abwesenheitsnotiz festlegen. So kann zum Beispiel für E-Mails, die direkt an Sie gesendet wurden, eine andere Regel aufgestellt werden als bei Nachrichten, bei denen Sie nur CC stehen. Während es bei CC-Nachrichten meist genügt, diese nur in einen Ordner zu verschieben, ist es bei E-Mails, die direkt an Sie gesendet wurden, sinnvoll, sie an eine Kollegin zur Bearbeitung weiterzuleiten. Die erweiterten Einstellungen bieten Ihnen darüber hinaus noch die Möglichkeit, die minimale und maximale E-Mailgröße sowie den Zeitraum, in welchem eingehende E-Mails mit einer Abwesenheitsnotiz beantwortet werden, anzugeben. Sobald Sie Ihre Einstellungen mit OK bestätigen, ist der Abwesenheitsassistent aktiviert.

 

 

Wenn Sie aus dem Urlaub zurückkehren und Outlook aufrufen, werden Sie gefragt, ob die Abwesenheitsnotiz noch aktuell ist. Um sie zu deaktivieren, müssen Sie Ihre Markierung im Fenster Automatische Antworten von „Ich bin zurzeit nicht im Hause“ auf „Ich bin zurzeit im Hause“ ändern.