Wie bewältige ich meine E-Mailflut am besten?

 

Erledigen Sie auch einen Großteil Ihrer beruflichen Kommunikation via E-Mail und erhalten tagtäglich eine große Flut an neuen Nachrichten? Im neuen Lernprogramm „Zeitmanagement mit Outlook 2010“ erhalten Sie unter anderem Tipps, wie Sie sich am besten und zeitsparendsten durch Ihre E-Mailflut kämpfen.

 

Zunächst einmal ist es wichtig, sich immer wieder zu fragen:

  • Ist diese E-Mail für mich relevant?
  • Wenn ja, ist es dringend oder kann ich das später noch erledigen?
  • Oder kann ich die Aufgabe vielleicht sogar an jemanden delegieren?

 

Diese Fragen erscheinen auf den ersten Blick banal, sind aber für Ihr Zeitmanagement extrem wichtig. E-Mails, die für Sie keine Relevanz besitzen, können entweder gleich gelöscht oder delegiert werden. Diese Regel gilt nicht nur für den Posteingang, sondern auch für alle anderen Ordner. Denn, indem Sie immer wieder unnötige ältere Nachrichten löschen, behalten Sie den Überblick und sparen im Endeffekt Zeit. Hilfreich bei der Organisaton der E-Mails ist es auch, sich Unterordner anzulegen, beispielsweise nach Kunden. Achten Sie jedoch darauf, dass Sie nicht mehr als zehn Unterordner pro Ebene haben. Das Erstellen von Regeln zum automatischen Sortieren einkommender E-Mails hilft ebenfalls beim managen Ihres E-Mail Postfachs. Für Ihre Tagesplanung ist es sinnvoll, sich feste Zeiten für die E-Mail Bearbeitung zu reservieren und gegebenenfalls die E-Mailbenachrichtigungen auszuschalten, damit Sie nicht von Ihrer Arbeit abgelenkt werden.

 

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Wie erstelle ich ein Literaturverzeichnis in Word?

Vor allem in wissenschaftlichen Arbeiten ist es oftmals Vorschrift, dass alle verwendeten Quellen in einem Literaturverzeichnis am Ende des Dokuments angegeben werden. Dies ist mühsam und beansprucht viel Zeit, wenn man das Verzeichnis per Hand erstellt, zumal es am Ende auch noch alphabetisch sortiert werden muss. Viel Zeit können Sie sparen, wenn Sie gleich im Text die jeweilige Quelle als solche markieren, denn dann müssen Sie am Ende des Dokuments nur noch auf Literaturverzeichnis einfügen klicken und Word erstellt Ihnen Ihr Literaturverzeichnis ganz automatisch aus den bereits gespeicherten Quellen in alphabetischer Reihenfolge.

 

Wie das geht? Einfacher als Sie denken! Setzen den Cursor an die Stelle, an der der Verweis eingefügt werden soll. Wählen Sie dann unter Verweise, Zitate und Literaturverzeichnis eine Formatvorlage aus, nach der Sie zitieren wollen, beispielsweise den APA-Stil. Danach müssen Sie nur an der entsprechenden Textstelle auf Zitat einfügen und Neue Quelle hinzufügen… klicken.

Nun öffnet sich das Fenster Quelle erstellen, in dem Sie entsprechend des Quellentyps, den Sie im Dropdown-Menü ändern können, die Angaben zur verwendeten Quelle eingeben und mit OK speichern können. Weitere Informationen zu einer Quelle können hinzugefügt werden, indem Sie das Kontrollkästchen Alle Literaturverzeichnisfelder anzeigen aktivieren. Die Quellengaben im Text werden von Word automatisch in Klammern hinter der jeweiligen Textstelle eingefügt.

 

 

Unter Quellen verwalten finden Sie alle bereits gespeicherten Quellen und können auch nachträglich Änderungen vornehmen. Haben Sie alle Quellen als solche markiert? Dann müssen Sie zur Erstellung des Verzeichnisses nur noch im Menüband unter Verweise, Literaturverzeichnis auf Literaturverzeichnis einfügen klicken. Die Gefahr, eine im Text zitierte Quelle zu vergessen, besteht im Gegensatz zu einem manuell erstellten Verzeichnis nicht.

 

Tipp:

Sie haben die Quelleninformationen nicht zur Hand? Dann setzen Sie einen Platzhalter, indem Sie auf Zitate einfügen und Neuen Platzhalter hinzufügen… klicken. So vergessen Sie die Quellenangabe nicht und können die Informationen einfach später hinzufügen.

 

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Wie erstelle ich eine Abwesenheitsnotiz in Outlook?

Sie fahren für ein paar Tage in Urlaub oder können aus irgendeinem anderen Grund nicht auf Ihre E-Mails zugreifen? Damit alle Personen, die Ihnen eine E-Mail schreiben, über Ihre Abwesenheit informiert werden, bietet Microsoft Outlook die Möglichkeit einer automatischen Abwesenheitsnotiz. Zum Einrichten des Assistenten klicken Sie auf die Registerkarte Datei und unter Informationen auf Automatische Antworten (abwesend).


 

Es öffnet sich das Fenster Automatische Antworten. Markieren Sie dort den Punkt „Ich bin zurzeit nicht im Hause“ und tippen in das darunterliegende Eingabefeld den gewünschten E-Mail Text. Der Absender einer E-Mail erhält Ihre Abwesenheitsnotiz jeweils nur einmal, auch, wenn er Ihnen während Ihres Urlaubes mehrere Nachrichten zusendet.

 

 

Um festzulegen, dass nur ausgewählte Personen die Abwesenheitsnotiz erhalten und was mit den eingehenden E-Mails passieren soll, klicken Sie auf Regel hinzufügen. Sie können die E-Mails beispielsweise an Kollegen weiterleiten oder automatisch in einen Ordner verschieben lassen. Bei einer automatischen Weiterleitung bleiben die E-Mails trotzdem in Ihrem Posteingang erhalten. Weiterhin können Sie Bedingungen für das Senden einer Abwesenheitsnotiz festlegen. So kann zum Beispiel für E-Mails, die direkt an Sie gesendet wurden, eine andere Regel aufgestellt werden als bei Nachrichten, bei denen Sie nur CC stehen. Während es bei CC-Nachrichten meist genügt, diese nur in einen Ordner zu verschieben, ist es bei E-Mails, die direkt an Sie gesendet wurden, sinnvoll, sie an eine Kollegin zur Bearbeitung weiterzuleiten. Die erweiterten Einstellungen bieten Ihnen darüber hinaus noch die Möglichkeit, die minimale und maximale E-Mailgröße sowie den Zeitraum, in welchem eingehende E-Mails mit einer Abwesenheitsnotiz beantwortet werden, anzugeben. Sobald Sie Ihre Einstellungen mit OK bestätigen, ist der Abwesenheitsassistent aktiviert.

 

 

Wenn Sie aus dem Urlaub zurückkehren und Outlook aufrufen, werden Sie gefragt, ob die Abwesenheitsnotiz noch aktuell ist. Um sie zu deaktivieren, müssen Sie Ihre Markierung im Fenster Automatische Antworten von „Ich bin zurzeit nicht im Hause“ auf „Ich bin zurzeit im Hause“ ändern.

 

Wie kann ich in Word Fußnoten erstellen?

Quellenangaben oder sonstige Verweise können in Microsoft Word als Fußnoten erfasst werden. Der Vorteil von Fußnoten ist es beispielsweise, dass die jeweilige Quelle noch auf derselben Seite nachgelesen werden kann. Bei zu vielen Quellen kann es jedoch auch schnell unübersichtlich werden, da die Fußnoten dann einen Großteil der Seite einnehmen.

Zum Einfügen einer Fußnote klicken Sie im Menüband auf Verweise und Fußnote einfügen. Die Fußnote wird dann an der jeweiligen Cursorstelle eingefügt und ihr Cursor springt an das Seitenende, wo Sie Ihre Quelleninformationen eingeben können. Die Nummerierung der Fußnoten erfolgt automatisch, auch wenn Sie nachträglich noch eine Fußnote in den Text einfügen. In Word ist eine fortlaufende Nummerierung voreingestellt. Wenn Sie unter Verweise im Feld Fußnoten auf den kleinen Pfeil in der rechten unteren Ecke klicken, öffnet sich das Fenster Fuß- und Endnote, in dem Sie neben dem Zahlenformat (numerische Zahlen, römische Zahlen, etc.) auch die fortlaufende Fußnotennummerierung in eine Nummerierung nach Abschnitten oder Seiten ändern können.

 

Tipp:

Mit einem Doppelklick auf die Fußnotennummer im Text springt der Cursor zu der entsprechenden Quelleninformation am Seitenende. Mit dem Tastenkürzel Alt, Strg und F können Sie Fußnoten auch ganz ohne Maus erstellen. Zurück in den Text springen Sie mit Shift und F5.

 

Mehr Word Tipps finden Sie hier:

Wie stelle ich in Word die automatische Silbentrennung ein?

Dieser Beitrag beschäftigt sich mit Office 2010 – zur Anleitung für Office 2016 geht es hier.

 

Ohne die Silbentrennungsfunktion brechen lange Worte am Zeilenende komplett um. Ein längerer Text kann so schnell unordentlich wirken. Die automatische Silbentrennungsfunktion von Word schafft hier häufig Abhilfe.

 

 

In der Regel ist die Funktion jedoch nicht voreingestellt, sondern muss aktiviert werden. Klicken Sie dazu auf den Reiter Seitenlayout im Menüband. Unter Seite einrichten findet sich die Option Silbentrennung. Mit einem Klick auf die Schaltfläche öffnet sich das Kontextmenü. Sie können zwischen einer automatischen und einer manuellen Silbentrennung wählen. Unter Silbentrennungsoptionen lassen sich die Einstellungen für die Anzahl der aufeinanderfolgenden Trennstriche sowie die Silbentrennzone in Zentimetern individuell anpassen.

 

Die manuelle Silbentrennung ermöglicht es Ihnen, die Textzeilen jeweils einzeln zu bearbeiten. Bei jedem Trennvorschlag entscheiden Sie, ob dieser übernommen wird oder nicht. Vorsicht: Der Aufwand und die Fehleranfälligkeit sind bei dieser Vorgehensweise nicht zu unterschätzen!

 

Im Gegensatz dazu gelten die Einstellungen bei der automatischen Silbentrennung für das gesamte Dokument. Doch auch hier gibt es immer wieder Probleme: An manchen Stellen ist zwar eine Trennung grammatikalisch zulässig, irritiert jedoch beim Lesen und behindert dadurch den Lesefluss. Mit einem kleinen Trick können Sie auch bei der automatischen Trennfunktion einzelne Wörter von der Trennung ausschließen.

 

Tipp:

Microsoft Word nimmt die Silbentrennung entsprechend der Einträge im Wörterbuch vor. Deaktivieren Sie die Rechtschreibprüfung für das betreffende Wort, indem Sie das Wort markieren und im Menüband zum Register Überprüfen wechseln. Klicken Sie dort auf Sprache und dann auf Sprache für die Korrekturhilfen festlegen.

 


 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Mehr Tipps zu Word finden Sie hier:

 

Ein Multitalent – der Windows 7 Taschenrechner

Der Windows 7 Taschenrechner hat viele Funktionen, die den Arbeitsalltag ungemein erleichtern. Sie finden den Rechner unter Start und Zubehör oder geben einfach im Suchfeld des Startmenüs „Rechner“ ein und drücken die Eingabetaste. Alternativ besitzen Sie vielleicht eine Tastatur mit integrierter Taste, die automatisch den Rechner aufruft.

 

 

Im Vergleich zu den Vorgängerversionen des Windows Rechners bietet der neue Rechner neben dem Modus Wissenschaftlich noch die Modi Programmierer und Statistik. Unter Ansicht können Sie von Standard in den gewünschten Modus wechseln. Achtung: Im Standard-Modus wird der jeweilige Operator gleich ausgeführt, das heißt die Punkt-vor-Strich-Regel wird nicht beachtet. Aus diesem Grund erhalten Sie im Standard-Modus für die Rechnung 3+5*2 als Ergebnis eine 16, im wissenschaftlichen Modus, wo das Punkt-vor-Strich-Gesetz berücksichtigt wird, hingegen eine 13.

 

Der Programmierer-Modus eignet sich für den Umgang mit dezimalen, hexadezimalen, oktogonalen sowie binären Zahlen. Im Statistik-Modus können Sie beispielsweise die Quersumme oder den Durchschnitt einer Zahlenreihe berechnen lassen.

 

Weitere Neuerungen des Windows 7 Taschenrechners sind die Datumsberechnungs- und die Einheitenumrechnungsfunktion sowie Vorlagen für die Berechnung von Hypotheken, des Fahrzeugleasings, des Kraftstoffverbrauchs wie auch der Wirtschaftlichkeit des Kraftstoffverbrauchs. Diese Vorlagen finden Sie unter der Option Arbeitsblätter und können in allen Modi aufgerufen werden.

 

Bei der Option Datumsberechnung müssen Sie nur ein Start- und ein Enddatum auswählen und schon berechnet Ihnen Windows die Differenz zwischen beiden. Wenn Sie also zum Beispiel wissen wollen, in wie vielen Tagen Sie Geburtstag haben, geben Sie einfach das heutige Datum als Start- und Ihren Geburtstag als Enddatum ein und lassen sich die Differenz berechnen:

 

 

Langes Suchen im Internet nach einer geeigneten Webseite, die zum Beispiel Kilometer in Meilen umrechnet, hat mit der Einheitenumrechnungsfunktion des Windows 7 Rechners ein Ende.

 

Tipp:

Haben Sie sich schon immer darüber geärgert, dass Ihnen nicht mehr anzeigt wird, was Sie eigentlich in den Rechner eingegeben haben und Sie alles nochmal neu eingeben müssen, sobald Sie merken, dass Sie einen Fehler gemacht haben? Durch das Aktivieren der Verlaufsoption unter Ansicht haben Sie oben im Displayfeld des Rechners immer genau im Blick, was Sie bereits eingegeben haben und was nicht. Nachträgliche Änderungen in der Rechnung können ebenfalls im Verlauf vorgenommen werden. Dies erspart Ihnen eine erneute Eingabe der Rechnung. Außerdem können Sie Ihre Eingabe über die „Verlauf kopieren“-Funktion in ein anderes Dokument kopieren. Diese finden Sie unter Bearbeiten, Verlauf und Verlauf kopieren.

 

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Den Desktop als Notizblock nutzen

Windows 7 bietet die Möglichkeit Haftnotizen auf dem Desktop abzulegen. Im Gegensatz zu echten Klebezetteln können sich diese nicht vom Bildschirm lösen und füttern nicht den Papierkorb. Schreiben Sie wichtige Termine und Aufgaben einfach auf eine Kurznotiz und legen sie auf den Desktop.

 

Und das geht so: Klicken Sie auf den Startknopf von Windows 7 und geben „Kurznotizen“ ein oder klicken unter alle Programme auf Zubehör und dann auf Kurznotizen. Sofort wird eine gelbe Haftnotiz auf dem Desktop abgelegt, die Sie beliebig beschriften können.

 

 

Mit einem Klick auf das Plus-Zeichen oben links können Sie weitere Zettel hinzufügen. Gelöscht werden die Notizzettel durch einen Klick auf das kleine Kreuz oben rechts. Die Kurznotizen können auf dem Desktop nach Belieben angeordnet werden, indem Sie sie mit gedrückter linker Maustaste verschieben.

 

 

Zur besseren Übersichtlichkeit können die Notizen auch unterschiedlich eingefärbt werden: Ein Klick mit der rechten Maustaste öffnet das Kontextmenü, wo Sie zwischen den Farben Blau, Grün, Pink, Lila, Weiß und Gelb wählen können.

 

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Wie kann ich in einem Dokument römische und arabische Seitenzahlen mischen?

Will man mit römischen und arabischen Seitenzahlen in einem Dokument arbeiten, muss man Abschnittswechsel einfügen. Diese Funktion finden Sie unter Seitenlayout, Seite einrichten und Umbrüche.

 

Beginnen Sie jedoch zunächst einmal damit, ihr gesamtes Dokument mit Seitenzahlen zu versehen. Dazu im Reiter Einfügen auf Seitenzahl und Seitenzahlen formatieren klicken und unter Zahlenformat beispielsweise römischen Zahlen auswählen. Mithilfe der Funktion Beginnen bei können sie zusätzlich bestimmen, bei welcher Zahl die Beschriftung beginnen soll. Sobald Sie das Fenster mit Ok bestätigt haben, ist Ihr Dokument mit römischen Seitenzahlen durchnummeriert.

Wenn Sie z. B. auf Seite fünf mit arabischen Seitenzahlen fortfahren wollen, gehen Sie an das Ende von Seite vier und fügen einen Abschnittsumbruch ein. Die Funktion finden Sie im Reiter Seitenlayout und dort unter Seite einrichten, Umbrüche und Nächste Seite.


 

Danach gehen Sie auf Seite fünf und klicken auf den Reiter Einfügen, Seitenzahl, Seitenzahl formatieren und wählen dort das arabische Zahlenformat. Auch hier können Sie selbst bestimmen, bei welcher Zahl mit der Beschriftung begonnen werden soll. Jetzt müssen Sie die Einstellung nur noch mit Ok bestätigen.

 

Wenn Sie später im Dokument wieder römische Seitenzahlen benötigen, fügen Sie wiederum auf der vorhergehenden Seite, von wo aus mit einer römischen Seitennummerierung fortgefahren werden soll, einen Abschnittswechsel ein. Danach auf die nächste Seite wechseln und dort die Seitenzahlenformatierung von arabisch zu römisch ändern und bei Beginnen bei die entsprechende Zahl, bei der mit der Nummerierung fortgefahren werden soll, eintragen.

 

Mehr Tipps rund um Microsoft Office finden Sie unter dem Schlagwort „Office Tipps“.

Word-Dokumente schneller abspeichern

Um ein neues Dokument in häufig verwendeten Ordnern abzulegen und nicht lange nach dem richtigen Ordner zu suchen, gibt es im Navigationsbereich der Speichern unter-Funktion die Möglichkeit Ordner zu den Favoriten hinzuzufügen.

 

Vom Betriebssystem sind die folgenden Speicherorte im Navigationsbereich auf der linken Seite des Speichern unter-Fensters vorgegeben: Favoriten, Bibliotheken, Heimnetzgruppe, Computer und Netzwerk. Die Favoritenlisten können jedoch spielend einfach um häufig verwendete Ordner erweitert werden.

 

Dazu den entsprechenden Ordner auswählen und links im Navigationsbereich mit einem Rechtsklick auf Favoriten auf den Befehl Aktuellen Ort zu Favoriten hinzufügen klicken. Eine andere Möglichkeit ist, den gewünschten Ordner einfach mit der Maus auf den Eintrag Favoriten zu ziehen. So können Sie künftig ganz schnell neue Dokumente in diesem Ordner abspeichern. Entfernen können Sie den neuen Favoritenordner, indem Sie das Kontextmenü des entsprechenden Ordners mit einem Rechtsklick öffnen und auf Entfernen klicken.

 

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Inhaltsverzeichnisse automatisch erstellen

Inhaltsverzeichnisse manuell zu erstellen ist lästig. Ändert sich etwas in der Formatierung, stimmen die Seitenzahlen nicht mehr. Viel Zeit kann man sich ersparen, wenn man mit der entsprechenden Word Funktion Inhaltsverzeichnisse automatisch erstellen lässt.

 

Dazu müssen Sie den Überschriften im Text, welche in das Inhaltsverzeichnis aufgenommen werden sollen, entsprechende Formatierungen zuweisen. Word 2010 bietet dafür unter Start die Formatvorlagen Überschrift 1, Überschrift 2 und Überschrift 3 an. Um einer Überschrift eine Formatierung zuzuweisen, muss diese markiert und dann auf die gewünschte Formatvorlage geklickt werden.

 

 

Die Formatvorlagen können Sie in deren Kontextmenü (dieses öffnet sich durch einen Rechtsklick auf die jeweilige Formatvorlage) unter Ändern… ihren persönlichen Wünschen entsprechend anpassen.

 

Sind alle Überschriften im Text formatiert, kann unter Verweise ein Inhaltsverzeichnis eingefügt werden. Word durchsucht dann den Text und nimmt alle als Überschrift gekennzeichneten Textpassagen inklusive der Seitenzahlen in das Inhaltsverzeichnis auf. Die Überschriften 1, 2 und 3 werden dabei hierarchisch angeordnet. Das Inhaltsverzeichnis kann jederzeit aktualisiert werden, indem das Verzeichnis angeklickt und links oben auf die Schaltfläche Tabelle aktualisieren geklickt wird. Sie können dabei entweder das komplette Verzeichnis – dies ist bei Änderungen im Überschriftentext notwendig –  oder auch nur die Seitenzahlen aktualisieren lassen.

 

 

Tipp: Sie können das Inhaltsverzeichnis auch zum schnellen Navigieren im Text verwenden: Halten Sie dazu die STRG-Taste gedrückt und fahren mit der Maus in das Verzeichnis. Anstelle des Cursors wird nun eine Hand angezeigt. Wenn Sie auf eine Überschrift klicken, springen sie zu dem entsprechenden Kapitel im Text.

 

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