Microsoft Use Case: Dokumentenmanagement

Kennen sie diese Situation auch? Sie bekommen jeden Monat eine Unmenge an Daten die Sie auswerten müssen. Ihre Excel-Tabelle hat mittlerweile Dimensionen erreicht, die es Ihnen schwer machen, wichtige Daten auf einen Blick zu erkennen. Oft vergeht wertvolle Zeit, in der noch andere Aufgaben erledigt werden könnten. Aber keine Sorge: Es gibt Möglichkeiten für effektives Dokumentenmanagement.

 

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Microsoft Use Case : Virtuelle Teams

Der lang ersehnte Sommerurlaub mit der Familie steht bevor. 3 Wochen Sommer, Sonne, Strand und Meer. Doch bevor es in den Urlaub geht, müssen noch ein paar Dinge erledigt werden, damit während des Urlaubs keine bösen Überraschungen passieren. Die zahlreichen E-Mails, Aufgaben und Termine, die während der Abwesenheit ankommen und anstehen, müssen trotzdem verwaltet und bestenfalls bearbeitet werden. Zum Glück bietet Outlook einige nützliche Funktionen dafür.

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Wie kann ich das Symbolbild eines Ordners ändern?

bild_ordnerstrukturWenn Sie etwas Individualität in Ihre Ordnerstrukturen im Windows Explorer bringen möchten, dann wechseln Sie doch mal Ihre Ordner Icons. Ich habe das in meinen Favoriten gemacht, weil es auch die Übersichtlichkeit erhöht.

 

Es geht ganz einfach:

Ein Rechtsklick auf den entsprechenden Ordner im Windows Explorer, öffnet das Kontextmenü. Klicken Sie dort auf Eigenschaften. Im Eigenschaftenfenster klicken Sie dann auf den Reiter Anpassen und unter Ordnersymbole auf die Schaltfläche Anderes Symbol…
Nun öffnet sich ein Fenster, in dem Ihnen eine Vielzahl an Bildern zur Verfügung steht. Neben den Bildern in der Auswahlliste, können Sie, wenn Sie auf Durchsuchen klicken, auch eigene Icons verwenden. Bestätigen Sie Ihre Auswahl abschließend mit OK und klicken im Eigenschaftenfenster auf Übernehmen und OK.


Symbolbild

 

Programmicons können Sie ebenfalls mit einem Klick auf Eigenschaften im Kontextmenü des jeweiligen Programms ändern. Die Schaltfläche Anderes Symbol… finden Sie hier jedoch im Reiter Verknüpfung. Alles andere ist genau gleich wie bei den Ordnern.

 

Bitte beachten Sie, dass Sie für alle Icon-Änderungen Administratorrechte benötigen, wenn es bei Ihnen also nicht funktioniert, könnte das an den Berechtigungen liegen.

 

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Aufgabenplanung mit der 25.000-Dollar-Methode

Sie haben eine riesige To-Do Liste und wissen gar nicht, wie Sie alle Aufgaben heute noch erledigen sollen? Womit anfangen? Es gibt sicherlich Aufgaben, die Sie lieber erledigen als andere. Oftmals entscheiden wir die Reihenfolge der Aufgaben nach unseren Vorlieben, doch das ist meist nicht die effizienteste Vorgehensweise.

 

Es gibt verschiedene Methoden wie Sie Ihre Aufgabenplanung am besten gestalten können. Eine davon ist die 25.000-Dollar-Methode, die im Lernprogramm „Zeitmanagement mit Outlook 2010“ vorgestellt wird. Sie ist benannt nach dem Gehalt, das sie ihrem Erfinder, Irving Lee, einbrachte und beschreibt ein besonders einfaches – aber effizientes –  Prinzip der Tagesplanung:

 

  • Am Anfang eines Tages sollten Sie zunächst einmal alle Aufgaben, die Sie an diesem Tag zu erledigen haben, auflisten. In Outlook können Sie die 25.000-Dollar-Methode mithilfe der Ansichtsoptionen umsetzen, wenn Sie zuvor für jede Tätigkeit eine eigene Aufgabe angelegt haben.
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  • Stellen Sie sich dann vor, Sie könnten von allen Aufgaben nur noch eine einzige in Angriff nehmen. Welche wäre das dann? Diese Aufgabe erhält die Nummer eins.
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  • Betrachten Sie dann alle übrig gebliebenen Aufgaben und stellen Sie sich dieselbe Frage. Geben Sie dieser Aufgabe die Nummer zwei.
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  • Verfahren Sie mit den restlichen Aufgaben genauso.
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  • Besitzen alle Aufgaben eine Nummer? Dann beginnen Sie mit der ersten Aufgabe.

Falls sich zwischenzeitlich neue Aufgaben ergeben, die dringend erledigt werden müssen,  können Sie Ihre Liste revidieren.

 

 

 

 

 

 

 

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Wie kann ich die Herunterfahren-Taste neu belegen?

Die Herunterfahren-Option kennt eigentlich jeder. Aber wussten Sie schon, dass Sie in Windows 7 diese Schaltfläche selbst neu belegen können? Das kann sehr sinnvoll sein, wenn Sie zum Beispiel einen Rechner haben, an dem sich unterschiedliche Menschen einloggen. Um den Rechner nicht versehentlich auszuschalten, könnte man statt Herunterfahren z.B. Abmelden oder Benutzer wechseln auf die Schaltfläche legen.

Das ist mit wenigen Klicks erledigt:

 

Taste Herunterfahren neu belegen

 

Sie klicken auf Start bzw. das Windows-Symbol und dann neben der Schaltfläche Herunterfahren mit der rechten Maustaste auf den Pfeil. Wenn Sie nun Eigenschaften auswählen, öffnet sich folgendes Fenster Eigenschaften von Taskleiste und Startmenü in dem Sie Einstellungen vornehmen können:

 

Bei der Standardaktion für Beenden, können Sie nun die gewünschte Aktion auswählen.

 

Hier können Sie bei Standardaktion für Beenden nun die gewünschte Aktion auswählen, z.B.  Benutzer wechseln, Abmelden, Sperren oder Neu starten belegen.

 

Erfahren Sie mehr über unsere Produkte auf unserer Website.

Wie kann ich zwischen Bildschirm und Beamer schnell hin und her wechseln?

Vielleicht kennen Sie das Problem: Sie wollen während Ihrer Präsentation Ihren Zuhörern etwas anderes zeigen, wollen aber vermeiden, dass die Zuhörer sehen, was Sie solange am Rechner machen. Um dies zu verhindern, können Sie in Windows 7 blitzschnell zwischen Monitor und Projektor wechseln. Für das Publikum wird die Ansicht ausgeblendet und Sie können in Ruhe nach den gewünschten Inhalten suchen, ohne dass es alle mitbekommen. Mit der Tastenkombination Windows-Taste und P rufen Sie das folgende Auswahlfenster auf:

 

 

Wenn Sie auf die Einstellung Nur Computer klicken,  sehen nur Sie den Bildschirm und Sie können schnell z.B. eine weitere Präsentation oder eine Website öffnen, die Sie zeigen möchten. Wenn Sie dann anschließend Ihr Publikum wieder einbeziehen möchten, können Sie entweder Doppelt (Sie sehen die Inhalte auf dem Rechner und auf dem Beamer) auswählen oder Nur Projektor (Bildausgabe erfolgt nur über den Beamer) auswählen.

Diese Funktion ist eine einfache Möglichkeit, professionell zu präsentieren. Denn meistens geht es die Zuhörer ja nichts an, wie Ihre Dateistruktur oder Ihr Desktop-Hintergrund aussieht.

 

Für den einfachen Wechsel zwischen Bildschirm und Beamer müssen Sie die Einstellungen also lediglich von Nur Computer auf Nur Projektor ändern.

 

Mehr über unsere Produkte finden Sie auf unserer Website.

Wie stelle ich die Ansicht Kalenderwoche in Outlook ein?

Frisch im Berufsleben, nun dreht sich alles um Kalenderwochen. Letztens habe ich mich gefragt, wie stelle ich in Outlook neben Wochentagen zusätzlich die Ansicht Kalenderwoche, kurz KW, im Outlook-Kalender ein?

 

Gesucht, gefunden und das geht so:

 

Klicken Sie auf den Reiter „Datei“, dann auf „Optionen“:

 



 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Anschließend klicken Sie auf den Reiter „Kalender“ und bei den Wochennummern in der Monatsansicht und im Datumsnavigator anzeigen.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Et voilà, es funktioniert.

 

 

 

 

 

 

 

Weitere Informationen zu unseren Angeboten finden Sie auf unserer Website.

Wie bewältige ich meine E-Mailflut am besten?

 

Erledigen Sie auch einen Großteil Ihrer beruflichen Kommunikation via E-Mail und erhalten tagtäglich eine große Flut an neuen Nachrichten? Im neuen Lernprogramm „Zeitmanagement mit Outlook 2010“ erhalten Sie unter anderem Tipps, wie Sie sich am besten und zeitsparendsten durch Ihre E-Mailflut kämpfen.

 

Zunächst einmal ist es wichtig, sich immer wieder zu fragen:

  • Ist diese E-Mail für mich relevant?
  • Wenn ja, ist es dringend oder kann ich das später noch erledigen?
  • Oder kann ich die Aufgabe vielleicht sogar an jemanden delegieren?

 

Diese Fragen erscheinen auf den ersten Blick banal, sind aber für Ihr Zeitmanagement extrem wichtig. E-Mails, die für Sie keine Relevanz besitzen, können entweder gleich gelöscht oder delegiert werden. Diese Regel gilt nicht nur für den Posteingang, sondern auch für alle anderen Ordner. Denn, indem Sie immer wieder unnötige ältere Nachrichten löschen, behalten Sie den Überblick und sparen im Endeffekt Zeit. Hilfreich bei der Organisaton der E-Mails ist es auch, sich Unterordner anzulegen, beispielsweise nach Kunden. Achten Sie jedoch darauf, dass Sie nicht mehr als zehn Unterordner pro Ebene haben. Das Erstellen von Regeln zum automatischen Sortieren einkommender E-Mails hilft ebenfalls beim managen Ihres E-Mail Postfachs. Für Ihre Tagesplanung ist es sinnvoll, sich feste Zeiten für die E-Mail Bearbeitung zu reservieren und gegebenenfalls die E-Mailbenachrichtigungen auszuschalten, damit Sie nicht von Ihrer Arbeit abgelenkt werden.

 

Informieren Sie sich über unsere Office Lernprogramme auf unserer Website.

Wie erstelle ich ein Literaturverzeichnis in Word?

Vor allem in wissenschaftlichen Arbeiten ist es oftmals Vorschrift, dass alle verwendeten Quellen in einem Literaturverzeichnis am Ende des Dokuments angegeben werden. Dies ist mühsam und beansprucht viel Zeit, wenn man das Verzeichnis per Hand erstellt, zumal es am Ende auch noch alphabetisch sortiert werden muss. Viel Zeit können Sie sparen, wenn Sie gleich im Text die jeweilige Quelle als solche markieren, denn dann müssen Sie am Ende des Dokuments nur noch auf Literaturverzeichnis einfügen klicken und Word erstellt Ihnen Ihr Literaturverzeichnis ganz automatisch aus den bereits gespeicherten Quellen in alphabetischer Reihenfolge.

 

Wie das geht? Einfacher als Sie denken! Setzen den Cursor an die Stelle, an der der Verweis eingefügt werden soll. Wählen Sie dann unter Verweise, Zitate und Literaturverzeichnis eine Formatvorlage aus, nach der Sie zitieren wollen, beispielsweise den APA-Stil. Danach müssen Sie nur an der entsprechenden Textstelle auf Zitat einfügen und Neue Quelle hinzufügen… klicken.

Nun öffnet sich das Fenster Quelle erstellen, in dem Sie entsprechend des Quellentyps, den Sie im Dropdown-Menü ändern können, die Angaben zur verwendeten Quelle eingeben und mit OK speichern können. Weitere Informationen zu einer Quelle können hinzugefügt werden, indem Sie das Kontrollkästchen Alle Literaturverzeichnisfelder anzeigen aktivieren. Die Quellengaben im Text werden von Word automatisch in Klammern hinter der jeweiligen Textstelle eingefügt.

 

 

Unter Quellen verwalten finden Sie alle bereits gespeicherten Quellen und können auch nachträglich Änderungen vornehmen. Haben Sie alle Quellen als solche markiert? Dann müssen Sie zur Erstellung des Verzeichnisses nur noch im Menüband unter Verweise, Literaturverzeichnis auf Literaturverzeichnis einfügen klicken. Die Gefahr, eine im Text zitierte Quelle zu vergessen, besteht im Gegensatz zu einem manuell erstellten Verzeichnis nicht.

 

Tipp:

Sie haben die Quelleninformationen nicht zur Hand? Dann setzen Sie einen Platzhalter, indem Sie auf Zitate einfügen und Neuen Platzhalter hinzufügen… klicken. So vergessen Sie die Quellenangabe nicht und können die Informationen einfach später hinzufügen.

 

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Wie erstelle ich eine Abwesenheitsnotiz in Outlook?

Sie fahren für ein paar Tage in Urlaub oder können aus irgendeinem anderen Grund nicht auf Ihre E-Mails zugreifen? Damit alle Personen, die Ihnen eine E-Mail schreiben, über Ihre Abwesenheit informiert werden, bietet Microsoft Outlook die Möglichkeit einer automatischen Abwesenheitsnotiz. Zum Einrichten des Assistenten klicken Sie auf die Registerkarte Datei und unter Informationen auf Automatische Antworten (abwesend).


 

Es öffnet sich das Fenster Automatische Antworten. Markieren Sie dort den Punkt „Ich bin zurzeit nicht im Hause“ und tippen in das darunterliegende Eingabefeld den gewünschten E-Mail Text. Der Absender einer E-Mail erhält Ihre Abwesenheitsnotiz jeweils nur einmal, auch, wenn er Ihnen während Ihres Urlaubes mehrere Nachrichten zusendet.

 

 

Um festzulegen, dass nur ausgewählte Personen die Abwesenheitsnotiz erhalten und was mit den eingehenden E-Mails passieren soll, klicken Sie auf Regel hinzufügen. Sie können die E-Mails beispielsweise an Kollegen weiterleiten oder automatisch in einen Ordner verschieben lassen. Bei einer automatischen Weiterleitung bleiben die E-Mails trotzdem in Ihrem Posteingang erhalten. Weiterhin können Sie Bedingungen für das Senden einer Abwesenheitsnotiz festlegen. So kann zum Beispiel für E-Mails, die direkt an Sie gesendet wurden, eine andere Regel aufgestellt werden als bei Nachrichten, bei denen Sie nur CC stehen. Während es bei CC-Nachrichten meist genügt, diese nur in einen Ordner zu verschieben, ist es bei E-Mails, die direkt an Sie gesendet wurden, sinnvoll, sie an eine Kollegin zur Bearbeitung weiterzuleiten. Die erweiterten Einstellungen bieten Ihnen darüber hinaus noch die Möglichkeit, die minimale und maximale E-Mailgröße sowie den Zeitraum, in welchem eingehende E-Mails mit einer Abwesenheitsnotiz beantwortet werden, anzugeben. Sobald Sie Ihre Einstellungen mit OK bestätigen, ist der Abwesenheitsassistent aktiviert.

 

 

Wenn Sie aus dem Urlaub zurückkehren und Outlook aufrufen, werden Sie gefragt, ob die Abwesenheitsnotiz noch aktuell ist. Um sie zu deaktivieren, müssen Sie Ihre Markierung im Fenster Automatische Antworten von „Ich bin zurzeit nicht im Hause“ auf „Ich bin zurzeit im Hause“ ändern.