Digitale Arbeitsweisen oder digitaler geht immer

Social Media Tools haben Auswirkungen auf die Art und Weise wie wir heute und auch in Zukunft (zusammen)arbeiten werden. Was heute bereits technisch, dank unterschiedlicher Apps möglich ist, erfahren Sie im Gastartikel von Lars Kroll, Projektmanager Online und Social Media. Danke für den Artikel auch auf diesem Weg.

Digital workplace now?

Nicht nur bei der diesjährigen CeBIT stand das Thema „Arbeitsplatz der Zukunft“ auf der Agenda. Auch bei der 32. Social Media Night Stuttgart ging es um dieses Thema bei dem Vortrag von Barbara Koch von  IBM. Der Konzern lebt selbst in den eigenen Firmengebäuden eine Art „Homeoffice-Mentalität“. So gibt es hier zum Beispiel die Möglichkeit sich einen beliebigen Arbeitsplatz im Gebäude zu suchen. Weitere spannende Einblicke gibt dieser Clip des Vortrags

 

 

 

Ab 0:34 Minute für alle Ungeduldigen

 

Speziell möchte ich in diesem Beitrag auf die Arbeitsumgebung und Apps eingehen, und wie es auch im Home Office gelingt, Anschluss an die Unternehmung zu halten  sowie produktiv zu Arbeiten.Ich selbst bin weder Voll- noch Teilzeit „Homeworker“, verbringe allerdings als Consultant doch den ein oder anderen Tag nicht im Büro, sondern in der Bahn, daheim, Flugzeug, etc.

 

Auch hier gilt es für mich Anschluss zu den Mitarbeitern zu halten, was mit Hilfe der fortgeschrittenen Einführung der Social Software von Zyncro beim SocialMedia Institute perfekt funktioniert. Damit wären wir auch schon bei der ersten Anwendung die mir dabei Hilft a) mit meinen Kollegen, Geschäftspartnern, Kunden, etc. in Kontakt zu bleiben und b) meine Aufgaben sowie dazu erstellten Dokumente an einem zentralen Ort abzulegen.

 

digital workplace

Die Tools im Überblick

Zynro

Die Cloud-Lösung von Zyncro kombiniert die klassischen Funktionen eines Intranets (Aufgaben-Management, Wiki, Datei-Upload, …) mit Social Media Features (Kommentar-Funktion, Gefällt mir, @-Mentions, …). Desweiteren gibt es eine dazu passende Mobile-App, die dieselben Features wie die Desktop-Version beinhaltet. Dies ermöglicht, dass ich auch von unterwegs auf alle Daten und Funktionen Zugriff zu habe.

 

Google Drive

Kombiniert wird die Social Software von Zyncro um die Funktionen von Google Drive. Dies ermöglicht die Zusammenarbeit an Dokumenten, sodass man sich den stetigen Upload nach einer neuen Version spart. Ebenfalls lassen sich auch hier wieder externe Kunden, Geschäftspartner, etc. einbinden.

 

HootSuite

Eine weitere App, die es natürlich auch als Web-App gibt, ist HootSuite. Damit erledige ich noch auf dem Weg zur Arbeit meine Content-Planung für den Tag (Natürlich nur wenn ich mit der Bahn fahre. HootSuite ist ein super Tool, um Beiträge für die verschiedensten Social Networks (Facebook, Twitter, Google+-Seiten, ..) zu veröffentlichen, zu planen, zu analysieren, zu monitoren und zu kuratieren. Ebenso ist die Arbeit im Team möglich, es können z.B. im (Service)-Bereich Tweets an den entsprechenden Unternehmensbereich weitergeleitet und dadurch (Service)- Prozesse optimiert werden. Viele weitere Möglichkeiten finden sich im HootSuite-Blog.

 

Ich liebe Musik, am liebsten würde ich 24 Stunden, 7 Tage die Woche, 52 Wochen im Jahr Musik hören. Besonders wenn ich mich in ein Projekt vertiefe, steigern gute Songs meine Produktivität. Damit ich durchgängig mit den verschiedenen Musikrichtungen versorgt bin, nutze ich folgende Apps:

Weitere Apps die ich im Business-Context mag und nutze:

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Wie funktioniert erfolgreiche interne Kommunikation?

Wir freuen uns über diesen Gastbeitrag von Veit Mathauer zum Thema interne Kommunikation. Schon von je her unterstützen wir Kunden bei der internen Kommunikation. Dennoch haben sich über die Jahre die Mittel verändert. Natürlich machen wir immer noch Print-Mitarbeiterzeitschriften. Aber immer häufiger unterstützen wir dabei, Social-Media-Plattformen für die interne Kommunikation zu implementieren und richtig zu bespielen.

 

Damit diese Kanäle besonders von den Mitarbeitern gut angenommen werden, müssen einige Faktoren beachtet werden, die ich am Beispiel meiner Agentur Sympra aufzeigen will.

Erfolgsfaktoren

Der erste Schritt besteht in einer Bestandsaufnahme:

  • Was wollen wir an der internen Kommunikation im Unternehmen ändern?
  • Wo gibt es Verbesserungspotenzial?

Was erwarten wir von diesen Änderungen, und was sind wir bereit zu investieren?

Eine solche Analyse liefert Begründungen für die geplanten Maßnahmen und motiviert so die Mitarbeiter sich einzubringen. Anschließend müssen die entsprechenden Ressourcen bereitgestellt und es ist zu klären, wer welche Aufgabe übernimmt. Schulungen, Workshops und Einzelcoachings helfen dabei, die Medienkompetenz der Mitarbeiter zu erweitern. Denn genauso wie für die externe Kommunikation gilt intern: Die Qualität der Beiträge entscheidet maßgeblich über den Erfolg der Kommunikationskanäle.
Im gesamten Prozess muss das Management Vorbild sein. Gleichzeitig sollte es die konsequente Nutzung der neuen Kommunikationskanäle sicherstellen.
Letztlich muss überprüft werden, ob die Vorteile, die man sich von der Einführung der neuen internen Kommunikationstools erhofft, auch tatsächlich eintreten. Das kann mithilfe von Monitoring oder Feedback geschehen. Gegebenenfalls kann man Änderungen oder Anpassungen vornehmen.

 

Unser interner Sympra-Blog

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Social Intranet – Wie sieht der Status Quo aus?

Enterprise Social Media und Enterprise Network sind, mit Blick auf das gesamte Portfolio von Enterprise 2.0 und Social Media, die Bereiche in dem am meisten Bewegung zu herrschen scheint.

 

Unternehmen scheinen zu realisieren, dass man sich intern anders strukturieren und aufstellen muss, um mittelfristig konkurrenzfähig zu sein. Nicht nur die externen Veränderungen in sozialen Netzwerken, sondern vor allem die interne Veränderung der Organisation, steht bei vielen Unternehmen ganz oben auf der Agenda.

 

 

Anlässlich der Wichtigkeit des Themas „Social Intranet“, haben wir den Social Intranet Experten Andreas Schulze-Kopp als Gastautor für unseren Enterprise 2.0-Blog gewinnen können. Vielen Dank auch auf diesem Weg für Ihren Gastbeitrag. Weitere Informationen rund um das Thema: Social Intrantet und Enterprise 2.0 finden Sie unter: schulzekopp.de.

 

Das Social Intranet hat den Durchbruch noch nicht geschafft! Warum?

Auf diese Frage gibt es sicherlich reichlich Antworten, wie zum Beispiel die Angst durch das Teilen seine Macht verlieren zu können. Jane McConnel hat die 5 offensichtlichsten Gründe aus ihrer Erfahrung heraus im Rahmen ihrer Präsentation auf dem European Enterprise 2.0 Summit wie folgt zusammengefasst.

Jane McConnell

Jane McConnell (Quelle:NetStrategyJMC)

 

Lack of urgency
Es ist nicht ausreichend kommuniziert, warum ein Social Intranet eingeführt wird und warum eine Einführung einer Social Intranet Lösung kritisch für das gesamte Unternehmen sein kann.

 

Middle management forgotten

 

Die Zielgruppe im mittleren Management, welche in den meisten Fällen am meisten und am ehesten von einer solchen Lösung betroffen ist, wird in den ersten Phasen in der Kommunikation völlig vergessen.

 

No real empowerment

Man hat als Unternehmen zwar eine klare Vision und kommuniziert diese auch an seine Mitarbeiter, versorgt sie aber nicht mit den notwendigen Freiheiten sich in den Netzwerken entsprechend zu bewegen. Es bedarf  klar definierter strategischer Prinzipien, welche neben internen “Leitplanken” besser helfen als formelle Vorgaben.

 

Fragmented digital environments

 

Silo- und Bereichsdenken ist in vielen Unternehmen noch Alltag. Egal welche Unternehmensgröße man sich hier anschaut, ist ein teilweise interner Wettkampf unter den diversen Bereichen eines Unternehmens, noch trauriger Alltag. Trotz aller Bemühungen solche Hindernisse und interne Grabenkämpfe abzuschaffen, ist auch dies ein Unterfangen welches nicht von heute auf morgen erfolgreich abgeschlossen sein wird. Das Verständnis der Verknüpfung untereinander, mit Hilfe der bereits erwähnten Freiheiten und Richtlinien, gilt es noch stärker zu fördern.

 

A lot to learn about change

 

In der neuen Form der Zusammenarbeit lernt man sehr viel über die Verhaltensweise von Kollegen. Man sollte mit “operationalen”  Gruppen beginnen und nicht mit organisatorischen Einheiten. „Social Intranet – Wie sieht der Status Quo aus?“ weiterlesen

Social Media Richtlinien – (Rechtliche) Leitplanken schaffen Medienkompetenz

Das Thema Social Media Richtlinien oder Social Media Guidelines ist nach wie vor ein sehr wichtiges Thema. Viele Unternehmen stehen vor der Frage, wie sich Social Media Richtlinien in der Praxis umsetzen lassen. Worauf muss man achten? Welche Stolpersteine gibt es.

„Social Media Richtlinien – (Rechtliche) Leitplanken schaffen Medienkompetenz“ weiterlesen

Kontinuierliches Lernen mit Social Media

Gastbeitrag von Wilke Riesenbeck, E-Learning-Autor bei der Know How! AG

 

Ich würde mich hierüber gerne mit jemandem austauschen!“ ist eine typische Aussage von Absolventen einer Lerneinheit. Denn obwohl gute Lernprogramme und Seminare nah an den Interessen der Lernenden ausgerichtet sind, gibt es mit der Zeit zunehmenden Gesprächsbedarf. Genau an diesem Punkt setzen Social Learning Formate an, die ein Lernen auch über die Lerneinheit hinaus ermöglichen.

 

Lernen als kontinuierlicher Prozess
Sowohl Lernprogramme als auch Seminare haben einen festen Platz in der beruflichen und betrieblichen Weiterbildung. Denn beide bestechen durch professionell aufbereitete Inhalte, klar definierte Lernziele und anerkannte Zertifizierung. Doch spätestens wenn das Gelernte am Arbeitsplatz angewendet werden soll, treten die ersten Unsicherheiten auf. Sei es wegen zu großer Divergenzen zwischen Theorie und Praxis oder aufgrund mangelnder Vergleichslösungen von Kollegen – der Lerntransfer scheitert oft bevor er überhaupt begonnen hat. Selbst wenn dies nicht der Fall ist, verliert der Lerninhalt mit der Zeit an Aktualität, ohne dass den Mitarbeitern dies bewusst wäre. Beide Szenarien laufen auf die gleiche Erkenntnis hinaus: Gelungenes Lernen ist kein punktuelles Ereignis, sondern ein kontinuierlicher Prozess.

 

Gemeinsames Lernen in der Community
Wie kann Social Learning, d. h. das Lernen mit Social Media, hier nun Abhilfe schaffen? Die Antwort liegt einem Zusammenschluss der Lernenden zu einer Lern-Community. In einer solchen Community kommen Mitarbeiter zusammen, die ähnliche Lerneinheiten absolviert haben und sich nun weiterhin mit dem Inhalt auseinandersetzen möchten. Hierbei erörtern sie inhaltliche Fragen, diskutieren Transferprobleme und bringen weiterführende Materialien ein. Wie aktiv sich die Mitarbeiter einbringen, entscheiden sie je nach individuellem Bedarf. Als Tool für solche Communities eigenen sich insbesondere interne soziale Netzwerke wie Yammer, Communote oder Connections. Im Idealfall sind diese im Unternehmen bereits vorhanden, so dass die Mitarbeiter für ihr Lernthema lediglich eine neue Gruppe anlegen müssen. Auch wir bei der Know How! AG arbeiten für unsere interne Weiterbildung sehr erfolgreich mit themenspezifischen Yammer-Gruppen.

 

Mehrwert durch Kuratoren und Experten
Um das Lernen in der Community zu unterstützen, können Unternehmen einen Kurator ernennen, der den Inhalt der Community systematisch aufwertet. Hierfür hilft er dabei, die Diskussion der Mitarbeiter durch eigene Beiträge zu strukturieren und weiter voran zu bringen. Zudem steuert er gezielt relevante Quellen aus dem (Social) Web bei und verweist die Community so auch auf aktuelle Neuerungen. Je mehr fachliche Expertise der Kurator besitzt, desto mehr kann er auch auf inhaltliche Fragestellungen eingehen. Trainer oder Fachexperten eigenen sich daher besonders gut für diese Aufgabe. Doch auch die Expertise der Mitarbeiter darf nicht außer Acht gelassen werden. Besonders kommunikationsstarke Mitarbeiter können die Community um einen eigenen Blog bereichern, in welchem sie ihre Erfahrungen schildern und mit ihren Kollegen diskutieren. Solche Blogs können auch ein Instrument sein, um gemeinsam an Aufgaben zu arbeiten, die im Anschluss an die Lerneinheit gestellt wurden. Die Lernenden werden dabei zu Prosumenten, die Inhalte nicht nur konsumieren, sondern auch produzieren.

 

Der Aufwand lohnt sich
Natürlich sind solche Communitys keine Selbstläufer. Zum einen braucht es Multiplikatoren, welche die Lerngemeinschaft durch ihr Engagement beleben. Zum anderen müssen die Mitarbeiter vom Wert des Social Learning überzeugt und für dessen Anforderungen fit gemacht werden. Für uns als Know How! lag es da nahe, unseren Kollegen neben Präsenzveranstaltungen auch Zugang zu unserem Social Media Lernprogramm „Go Social!“ und unserem Online-Trainingscamp „EWPP“ zu geben. Eine „How-to-Yammer“ Gruppe findet sich in unserem Netzwerk natürlich auch. Zweifelsohne ist die Einführung von Social Learning mit einem gewissen Initialaufwand verbunden. Doch der enorme Mehrwert des kontinuierlichen Lernens ist die Mühe definitiv wert.

 

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Als E-Learning Autor und Social Media Experte entwickelt Wilke Riesenbeck neben seinem Job als Drehbuchautor auch Konzepte zu Social Learning. In seinem eigenen Blog schreibt er zudem regelmäßig über neue Methoden des E-Learnings und interessante Entwicklungen im Bereich Social Media.

 

Sind Mitarbeiter von der modernen Form der Kommunikation überfordert?

Ein Bericht von Petra Jauch in der Berliner Zeitung vom 01.10.2012

Die meisten Unternehmen setzen Social Media-Tools ein, vor allem im Recruiting und Marketing. Doch das Web 2.0 bedingt weit mehr: Es bildet die Grundlage für einen völlig neuen Arbeitsstil, basierend auf Kollaboration und Wissensaustausch. Damit sind viele Mitarbeiter überfordert. Die Arbeitswelt verändert sich unweigerlich für alle, die mit Wissen zu tun haben – und das ist heute der überwiegende Teil der Erwerbstätigen. „Noch haben die Leute die Wahl, wie sie kommunizieren“, betonte Viola Ploski von der Know How! AG auf der Messe Zukunft Personal 2012 in Köln. „Aber in wenigen Jahren müssen sie sich auf die neuen Arbeitsformen umstellen. Es geht nicht anders und es führt auch kein Weg zurück“, ist die Leiterin Beratung & Qualifizierung überzeugt, die selbst kaum noch E-Mails verfasst, sondern sich mit ihren Kollegen über Microblogging austauscht: „Wenn ich etwas auf unsere Plattform einstelle, sind alle gleich im Bilde und ich bekomme umgehend Feedback“, erläuterte Ploski den Vorzug.

 

Mitarbeiter benötigen Begleitung in die Arbeitswelt 2.0

 

Die Beraterin von der Know How! AG weiß die neuen Tools zu schätzen – etwas, was sie anderen Menschen voraus hat. Denn die Kompetenzen für Social Media sind nicht mal so kurz aus dem Ärmel geschüttelt. In den meisten Unternehmen gibt es zwar schon Wikis, Blogs, Intranet, Microblogging, lokale Netzwerke und Co., doch viele Mitarbeiter können wenig damit anfangen – insbesondere Vertreter aus Jahrgängen, die nicht mit den digitalen Medien aufgewachsen sind. „Die Philosophie dahinter muss verstanden sein, sonst kann der Funke nicht überspringen“, sagte Ploski. Zur erfolgreichen Einführung eines Enterprise 2.0-Werkzeugs gehöre grundsätzlich zweierlei: Zum einen müssten Mitarbeiter den Bedarf für das Instrument begreifen, zum anderen müsse die Führung den Nutzen für die Mitarbeiter und die damit verbundenen Ziele verdeutlichen.

 

Auf dem Weg in die Arbeitswelt 2.0 benötigen Mitarbeiter noch aus einem anderem Grund Begleitung: Der Abschied vom Gewohnten sei immer mit Ängsten und Unsicherheiten verbunden, so die Social-Media-Expertin. Unternehmen müssten sich auf einen längeren Prozess einstellen und ein Change-Konzept entwickeln. „Veränderungen sind immer mühsam. Und sie erfordern für einen gewissen Zeitraum Mehrarbeit, bevor sich ein Erfolg einstellt.“

 

Kreativität und Kommunikationsfähigkeit sind trainierbar

 

„Wir befinden uns im Zeitalter der Kreativität und der Kommunikation, aber wir wissen noch nicht exakt, wie es funktioniert“, meinte auch Geneviève Morand, Gründerin des Netzwerks Rezonance, in ihrem Keynote-Vortrag auf der Kölner Fachmesse für Personaler. Die Spielregeln hätten sich geändert – denn Märkte seien heute nicht mehr Märkte, sondern Konversation. „Es müssen alle an den Tisch und miteinander reden“, folgerte die Entrepeneurin, die über das Westschweizer Netzwerk bereits 40.000 Menschen digital miteinander in Kontakt gebracht hat, aber auch regelmäßig persönliche Zusammentreffen und Schulungen organisiert. So wie Ploski geht Morand davon aus, dass die neuen Kompetenzen – die Förderung der Verbindungen im eigenen Gehirn und mit anderen – trainierbar sind. Menschen müssten lernen, ihre Bedürfnisse auszudrücken, nach Hilfe zu fragen, Emotionen zu zeigen, an ihren Stärken statt Schwächen zu arbeiten, Unwissenheit zuzugeben und Konflikte als Lerngelegenheiten zu akzeptieren. Ziel sei, dass sich ein jeder seiner Talente bewusst werde und diese täglich einsetzen könne. Auf dem Weg dorthin seien viele Ängste zu überwinden – auch vor der Ungewissheit der Zukunft.

 

Wissen zu teilen ist immer „ein freiwilliger Akt“

 

Es sei sehr schwierig, mit Unsicherheiten umzugehen, befand auch Dagmar Woyde-Köhler in der Pressekonferenz zur Messe. Die Geschäftsführerin der EnBW Akademie verwies auf einen „Gap“ zwischen dem technischen Fortschritt und dem persönlichen Umgang der Menschen mit den zum Teil „phantastischen“ neuen Kommunikations- und Lernformen. Die Überwindung dieser Lücke sei ein gerade erst begonnener Prozess. „Wir stehen am Beginn eines Paradigmenwechsels.“ Viele Menschen hätten noch nicht begriffen, dass es keine Sicherheit mehr gebe. Hinzu komme, dass Menschen ihr Wissen bislang bewusst für sich behielten. „Wissen miteinander zu teilen, ist ein freiwilliger Akt.“, gab Woyde-Köhler zu bedenken. Dazu müssten die Menschen ausdrücklich ermuntert werden, zumal es kontraproduktive Erfahrungen in bestimmten Unternehmenskulturen dazu gebe.

 

Erfahrungen mit diesem Punkt hat auch Viola Ploski. „Wir müssen diesen Brocken ‚Wissen ist Macht‘ aufbrechen“. Den Menschen sei klarzumachen, dass sie ihre Fachkompetenz auf einer Austauschplattform erst richtig zur Geltung bringen könnten. Die Bereitschaft, sein Handeln und Denken anderen zugänglich zu machen, sich gleichsam beim Arbeiten zuschauen zu lassen, sei aber auch eine Persönlichkeitsfrage: Manche befürchten, dass sie sich blamieren könnten, wenn sie etwas falsch machen oder wissen nicht, wie sie andere, etwa ihre Vorgesetzen, ansprechen sollen.“ Die Einführung dieses komplett neuen Arbeitsstils brauche in jedem Fall Zeit und Unterstützung: „Das Enterprise 2.0 ist kein „nice to have“, sondern da steckt wirklich Arbeit drin.“

 

 

Mitarbeiterengagement auf öffentlichen Social-Media-Plattformen – erster Teil

Gastbeitrag der Kommunikationswissenschaftlerin Frau Henriette Gießl

 

Der Erfolg eines Social-Media-Auftritts lässt sich – grob gesagt – an der Zahl der aktiven User festmachen. Darum ist es spannend, ob die eigenen Mitarbeiter unabhängig von ihrer beruflichen Aufgabe, d.h. in „privater Mission“, die Social-Media-Aktivitäten des Arbeitgebers unterstützen, indem sie die Beiträge kommentieren oder einfach nur sharen und liken bzw. online weiterempfehlen. In meiner Bachelorarbeit habe ich in Zusammenarbeit mit der PR-Agentur Sympra GmbH (GPRA) untersucht, welche Strategien von Unternehmen angewandt werden, um die eigenen Mitarbeiter zu motivieren, auf den öffentlichen Social-Media-Auftritten des Arbeitgebers aktiv zu werden.

 

Heute: Der Arbeitnehmer im Fokus

 

Der erste Schritt in Richtung Mitarbeiterengagement ist es, ein Bewusstsein dafür zu schaffen. Für Unternehmen ist es daher wichtig, intern kräftig die Werbetrommel zu rühren. Teilweise wissen die Mitarbeiter gar nicht, welche Social-Media-Aktivitäten ihr Unternehmen betreibt – geschweige denn, welches Potential ein Unternehmens-Auftritt (durch ihre Mithilfe) entfalten kann. Hier kann es hilfreich sein, das Anliegen intern offensiv zu promoten. In meiner Arbeit habe ich herausgefunden, dass dies teilweise recht direkt praktiziert wird, d.h. durch einem konkreten Aufruf, sich zu beteiligen. Wird den Mitarbeitern kommuniziert, dass ihr Social-Media-Engagement explizit erwünscht ist, fällt die Hemmung, sich aktiv einzubringen.

 

 

Die Zielgruppe der Mitarbeiter aufmerksam machen und durch „ihre“ Themen locken

In einem zweiten Schritt gilt es dann, dem erweckten Interesse auch gerecht zu werden. Eine mögliche Strategie ist es, die Inhalte des öffentlichen Social-Media-Auftritts mit den Interessen der Mitarbeiter abzustimmen, d.h. auch diese Zielgruppe speziell im Blick zu haben. Denkbar ist beispielsweise, dass spannende Aktivitäten eines Mitarbeiters hervorgehoben werden oder Führungspersönlichkeiten zu Wort kommen. Es gilt: Spannende Inhalte bereit zu stellen, die gleichzeitig nicht gegen den Grundsatz verstoßen, wichtige Infos zuerst intern zu kommunizieren. Durch interne Ankündigungen des Social-Media-Auftritts und den jeweiligen Beiträgen können Mitarbeiter zur Teilnahme animiert werden und ihrem Unternehmen zu einem belebten Auftritt verhelfen.

 

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*Henriette Gießl hat Kommunikationswissenschaften an der Universität Hohemheim studiert und in Zusammenarbeit mit der Sympra GmbH ihre Bachelorarbeit zum Thema „Social Media in der Unternehmenskommunikation“ verfasst.