Den Desktop als Notizblock nutzen

Windows 7 bietet die Möglichkeit Haftnotizen auf dem Desktop abzulegen. Im Gegensatz zu echten Klebezetteln können sich diese nicht vom Bildschirm lösen und füttern nicht den Papierkorb. Schreiben Sie wichtige Termine und Aufgaben einfach auf eine Kurznotiz und legen sie auf den Desktop.

 

Und das geht so: Klicken Sie auf den Startknopf von Windows 7 und geben „Kurznotizen“ ein oder klicken unter alle Programme auf Zubehör und dann auf Kurznotizen. Sofort wird eine gelbe Haftnotiz auf dem Desktop abgelegt, die Sie beliebig beschriften können.

 

 

Mit einem Klick auf das Plus-Zeichen oben links können Sie weitere Zettel hinzufügen. Gelöscht werden die Notizzettel durch einen Klick auf das kleine Kreuz oben rechts. Die Kurznotizen können auf dem Desktop nach Belieben angeordnet werden, indem Sie sie mit gedrückter linker Maustaste verschieben.

 

 

Zur besseren Übersichtlichkeit können die Notizen auch unterschiedlich eingefärbt werden: Ein Klick mit der rechten Maustaste öffnet das Kontextmenü, wo Sie zwischen den Farben Blau, Grün, Pink, Lila, Weiß und Gelb wählen können.

 

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Word-Dokumente schneller abspeichern

Um ein neues Dokument in häufig verwendeten Ordnern abzulegen und nicht lange nach dem richtigen Ordner zu suchen, gibt es im Navigationsbereich der Speichern unter-Funktion die Möglichkeit Ordner zu den Favoriten hinzuzufügen.

 

Vom Betriebssystem sind die folgenden Speicherorte im Navigationsbereich auf der linken Seite des Speichern unter-Fensters vorgegeben: Favoriten, Bibliotheken, Heimnetzgruppe, Computer und Netzwerk. Die Favoritenlisten können jedoch spielend einfach um häufig verwendete Ordner erweitert werden.

 

Dazu den entsprechenden Ordner auswählen und links im Navigationsbereich mit einem Rechtsklick auf Favoriten auf den Befehl Aktuellen Ort zu Favoriten hinzufügen klicken. Eine andere Möglichkeit ist, den gewünschten Ordner einfach mit der Maus auf den Eintrag Favoriten zu ziehen. So können Sie künftig ganz schnell neue Dokumente in diesem Ordner abspeichern. Entfernen können Sie den neuen Favoritenordner, indem Sie das Kontextmenü des entsprechenden Ordners mit einem Rechtsklick öffnen und auf Entfernen klicken.

 

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Inhaltsverzeichnisse automatisch erstellen

Inhaltsverzeichnisse manuell zu erstellen ist lästig. Ändert sich etwas in der Formatierung, stimmen die Seitenzahlen nicht mehr. Viel Zeit kann man sich ersparen, wenn man mit der entsprechenden Word Funktion Inhaltsverzeichnisse automatisch erstellen lässt.

 

Dazu müssen Sie den Überschriften im Text, welche in das Inhaltsverzeichnis aufgenommen werden sollen, entsprechende Formatierungen zuweisen. Word 2010 bietet dafür unter Start die Formatvorlagen Überschrift 1, Überschrift 2 und Überschrift 3 an. Um einer Überschrift eine Formatierung zuzuweisen, muss diese markiert und dann auf die gewünschte Formatvorlage geklickt werden.

 

 

Die Formatvorlagen können Sie in deren Kontextmenü (dieses öffnet sich durch einen Rechtsklick auf die jeweilige Formatvorlage) unter Ändern… ihren persönlichen Wünschen entsprechend anpassen.

 

Sind alle Überschriften im Text formatiert, kann unter Verweise ein Inhaltsverzeichnis eingefügt werden. Word durchsucht dann den Text und nimmt alle als Überschrift gekennzeichneten Textpassagen inklusive der Seitenzahlen in das Inhaltsverzeichnis auf. Die Überschriften 1, 2 und 3 werden dabei hierarchisch angeordnet. Das Inhaltsverzeichnis kann jederzeit aktualisiert werden, indem das Verzeichnis angeklickt und links oben auf die Schaltfläche Tabelle aktualisieren geklickt wird. Sie können dabei entweder das komplette Verzeichnis – dies ist bei Änderungen im Überschriftentext notwendig –  oder auch nur die Seitenzahlen aktualisieren lassen.

 

 

Tipp: Sie können das Inhaltsverzeichnis auch zum schnellen Navigieren im Text verwenden: Halten Sie dazu die STRG-Taste gedrückt und fahren mit der Maus in das Verzeichnis. Anstelle des Cursors wird nun eine Hand angezeigt. Wenn Sie auf eine Überschrift klicken, springen sie zu dem entsprechenden Kapitel im Text.

 

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Wo stelle ich bei Office 2010 die automatische Speicherung ein?

Ein Stromausfall oder Computer-Absturz kann die Arbeit vieler Stunden zunichte machen. Wie bereits in früheren Versionen können Sie bei Office 2010 einen Intervall vorgeben, in dem eine automatische Speicherung vorgenommen wird.

 

 

Durch die AutoWiederherstellung vermeiden Sie Datenverlust.

 

 

Setzen Sie dazu die beiden Häkchen in den Word-Optionen (bzw. Excel-Optionen) unter Dokumente speichern (bzw. Arbeitsmappe speichern) und wählen Sie einen Intervall aus, in dem die AutoWiederherstellung durchgeführt werden soll. Wählen Sie hier beispielsweise 1 Minute aus, gehen bei einem Systemabsturz, Stromausfall oder wenn Sie vergessen zu speichern, nur die Änderungen der letzten Minute verloren.

 

Tipp: Die automatische Speicherung läuft im Hintergrund ab und hat einen Einfluss auf die Schnelligkeit von Office. Es empfiehlt sich daher, den Intervall etwas länger zu wählen.

 

Darüber hinaus können Sie während der Arbeit an Ihrer Datei im Backstage Bereich auf eine Liste der automatisch gespeicherten Dateien zugreifen.

 

 

Im Backstage Bereich werden Ihnen ältere Versionen angezeigt.

 

 

Sie können frühere Versionen mit dem Dokument, an dem Sie gerade arbeiten, vergleichen und auswählen, welche Änderungen gespeichert werden sollen. Klicken Sie dazu auf die Version, mit der Sie Ihr aktuelles Dokument vergleichen möchten.

 

 

Sie können Dokumente vergleichen oder komplett wiederherstellen.

 

 

Klicken Sie in der gelben Leiste auf Vergleichen. Es öffnet sich eine Ansicht, in der Ihnen angezeigt wird, welche Änderungen Sie seit der ausgewählten Version vorgenommen haben. Im Register Überprüfen können Sie über die Ablehnen- oder Annehmen-Schaltflächen entscheiden, was mit den Änderungen passieren soll.

Alternativ können Sie die frühere Version durch einen Klick auf die gleichnamige Schaltfläche komplett wiederherstellen.

 

Weitere Office Tipps finden Sie hier:

 

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Office Vorlagen für jeden Bedarf

Für Ihre Geschäftskorrespondenz haben Sie vermutlich im Unternehmen bereits Vorlagen die dem Corporate Design Ihrer Firma entsprechen. Jedoch sitzen auch mal daheim am Rechner und versuchen vielleicht ein Protokoll von der letzten Eigentümerversammlung ansprechend zu gestalten, endlich mal den Stundenplan Ihres Kindes in eine ordentliche Form bringen oder die unansehnliche Ordnerrücken im Regal erneuern. Wie haben Sie das bisher gemacht? Mühsam an den Dokumenten gebastelt, bis es annähernd Ihren Wünschen entsprach? Egal was Sie vorhaben, für fast alles gibt es bereits eine Office-Vorlage die sich online herunterladen können! Natürlich können Sie sie Ihren Wünschen entsprechend anpassen und weiter optimieren. Aber es ist doch wesentlich einfacher mit etwas Bestehendem zu arbeiten, als mit einem leeren Blatt zu beginnen.

Diese Vorlagen finden Sie, wenn Sie über Datei -> Neu gehen

Klick auf das Bild für größere Ansicht

 

Im oberen Bereich sind die Standardvorlagen angezeigt, die sie auf dem Rechner nutzen können. Der untere Bereich beinhaltet alle Vorlagen, die Sie sich von Office.com einfach herunterladen können. Dank der praktischen Suche, finden Sie schnell die passende Vorlage. Natürlich können Sie sich auch die einzelnen Kategorien anzeigen lassen und innerhalb der Kategorien noch mal suchen.  Probieren Sie es einfach mal aus! Und falls Sie nichts finden können, wechseln Sie einfach mal das Programm, vielleicht gibt es ja eine PPT-Vorlage oder eine Excel-Vorlage dafür?

 

Gut zu wissen: Nicht alle Vorlagen werden hier von Microsoft zur Verfügung gestellt. Viele Office-Nutzer haben ihre eigenen Vorlagen hochgeladen und stellen sie allen zu freien Verfügung. Sie können im Gegenzug eine Bewertung abgeben, wie Ihnen die Vorlage gefällt.

 

Office 2010: Wo befindet sich die Zwischenablage?

Kopieren Sie auch immer wieder unterschiedliche Inhalte in die Zwischenablage? Wussten Sie schon, dass sich so in der Zwischenablage bis zu 24 Elemente ansammeln können, auf die Sie auch später noch zugreifen können? Das ist sehr praktisch, denn Sie haben so auch die Möglichkeit, alle 24 Elemente auf einen Schlag in ein Dokument einzufügen. Doch wo finden Sie diese kopierten Elemente? Oder wie ich es schon ganz oft gehört habe: „Hilfe! Wo ist jetzt meine Zwischenablage?“


Tatsächlich ist es ganz einfach:  In jedem Microsoft Office 2010 Produkt finden Sie sie im Start-Reiter in der Gruppe „Zwischenablage“. Über einen Klick auf den kleinen Pfeil in der rechten unteren Ecke der Gruppe Zwischenablage stehen Ihnen alle darin enthaltenen Inhalte zur Verfügung:

 

 

 

Noch ein Tipp zum richtigen Einfügen: Auch das Einfügen ist in Office 2010 noch besser geworden: Mithilfe der neuen Einfügeoptionen stellen Sie sicher, dass Sie beim Einfügen aus der Zwischenablage immer das gewünschte Ergebnis erhalten.  Wollen Sie beispielsweise ein paar Zeilen aus einer Excel-Tabelle in ein Word-Dokument einfügen, so markieren Sie die Zeilen und kopieren sie über die Schaltfläche im Menüband oder über die Tastatur (STRG+C). Dann wechseln Sie in Word. Dort können Sie dann über die Schaltfläche Einfügen wählen ob Sie die ursprüngliche Formatierung beibehalten, die Formatierung des Zieldokuments übernehmen, die Tabelle als Grafik einbinden oder nur den Text übernehmen möchten. Die Einfügeoptionen stehen Ihnen auch zur Verfügung, wenn Sie einen Rechtsklick an die gewünschte Einfügestelle setzen. Die angezeigten Funktionen variieren je nach dem Inhalt, der eingefügt werden soll.

Tipps vom Profi: Sparklines in Excel 2010

Neben Diagrammen kann Excel Trends auch über so genannte Sparklines übersichtlich darstellen. Dies sind sehr kleine Diagramme für einzelne Wertereihen, die dem Nutzer einen ersten Überblick bieten. Im Video sehen Sie, wie Sparklines angewendet werden.

Tipp: Sie können Sparklines auch in Zellen einfügen, die bereits Text enthalten. Sie werden dann als Texthintergrund dargestellt.

Tipps vom Profi: SmartArt in PowerPoint 2010

SmartArt ist eine einfache Möglichkeit, um professionell gestaltete Präsentationen in PowerPoint zu erstellen. Mit einer SmartArt-Grafik können Sie Ihre Informationen schnell und einfach visualisieren. Sie können dabei zwischen vielen verschiedenen Layouts auswählen und so Ihre Botschaft oder Ihre Ideen effektiv vermitteln. Im Video sehen Sie, wie einfach Sie langweilige Textaufzählungen ansprechend in SmartArt-Grafiken umwandeln.

Tipp: SmartArt-Grafiken passen sich automatisch der Textmenge an.

Was ist das Kontextmenü in Word 2010?

Wäre es nicht von Vorteil, wenn Sie beim Bearbeiten eines langen Textes die jeweiligen Befehle immer in der Nähe hätten? Dies ermöglicht Ihnen das Kontextmenü. Es öffnet sich durch einen Klick mit der rechten Maustaste an der entsprechenden Stelle und enthält alle an dieser Position sinnvollen und anwendbaren Befehle.

 

Das Kontextmenü öffnen Sie mit der rechten Maustaste (Klick auf das Bild für größere Ansicht)

 

Suchen Sie beispielsweise ein Synonym für das markierte Wort „Zielgruppe“, ziehen Sie den Mauszeiger über Befehl Synonyme im Kontextmenü – und Word schlägt Ihnen dann Alternativen vor. Wählen Sie eines der vorgeschlagenen Synonyme aus, wird dieses automatisch im Text übernommen.

 

Die Minisymbolleiste bietet verschiedene Formatierungsfunktionen (Klick auf das Bild für größere Ansicht)

 

Bei Texten erscheint zusätzlich die Minisymbolleiste mit den wichtigsten Formatierungsfunktionen, wie beispielsweise der Textfarbe, -größe oder Schriftart.

Das Kontextmenü ermöglicht Ihnen damit im Text einen schnellen Zugriff auf alle notwendigen Funktionen und Befehle.

 

Tipp:

Taste zum Kontextmenü

Viele Tastaturen haben eine eigene Taste, um das Kontextmenü aufzurufen. Sie finden sie links neben der rechten Steuerung-Taste.

 

 

 

 

Wie kann ich automatisch jede zweite Zeile einer Excel-Tabelle einfärben?

Wenn eine Excel-Tabelle viele Zeilen hat, wird sie schnell unübersichtlich. Färbt man den Hintergrund der Tabelle abwechselnd ein, sieht das schon anders aus. Die Tabellenformatvorlagen in Microsoft Excel 2010 ermöglichen eine solche Zebramarkierung  mit nur wenigen Klicks – das zeitintensive Markieren jeder einzelnen Zeile gehört damit der Vergangenheit an.

Markieren Sie vorab den Tabellenbereich, den Sie formatieren möchten. Aktivieren Sie im Register Start das Dropdown Menü Als Tabelle formatieren.

In den Formatvorlagen als Tabelle formatieren (Klick auf das Bild für größere Ansicht)

Nun können Sie im Dropdown Menü eine Vorlage auswählen, bei der jede zweite Zeile eine andere Farbe aufweist. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK.

Jede zweite Zeile der Tabelle ist nun grau hinterlegt (Klick auf das Bild für größere Ansicht)

So können Sie durch den Einsatz der Tabellenformatvorlage in Office 2010 einfach und zeitsparend den Hintergrund Ihrer Tabelle ändern und auch bei großen Tabellen mit vielen Zeilen eine gute Lesbarkeit sicherstellen.