Aufgabenplanung nach der Eisenhower-Methode

Auf Ihrem Schreibtisch liegen viele verschiedene Zettel mit Aufgaben, die Sie alle noch erledigen müssen? Damit Sie sie nicht vergessen, haben Sie sich die Aufgaben aufgeschrieben? Und dennoch haben Sie mittlerweile den Überblick verloren und wissen nicht mehr, welche Tätigkeiten Sie bereits erledigt haben und welche nicht? Vor allem aber haben Sie Angst, eine eilige Aufgabe zu vergessen, weil Sie längst den Überblick verloren haben?

 

Dann könnte Ihnen die Eisenhower-Methode weiterhelfen. Diese lernen Sie zum Beispiel im Lernprogramm „Zeitmanagement mit Outlook 2010“ kennen. Entsprechend dieser Methode werden die Aufgaben, gemessen an ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit, in A, B und C-Kategorien eingeteilt. Dies können Sie in Outlook durch die Zuteilung von Kategorien zu Ihren als Aufgabe angelegten Tätigkeiten sehr gut umsetzen. Anhand der Kategorien und den von Outlook zugeteilten Farben sehen Sie dann, welche Aufgaben oberste Priorität besitzen und welche später noch erledigt oder auch delegiert werden können.

 

Aufgabenplaung

  • Zu den A-Aufgaben zählen all diejenigen Aufgaben, die wichtig und dringend sind und daher keinen Aufschub dulden. Dies könnte beispielsweise ein bereits vereinbarter Kundentermin sein.
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  • B-Aufgaben sind wichtig, aber nicht dringend. Solche Aufgaben sollten terminiert werden. Ein Beispiel für eine B-Aufgabe wäre das Verfassen eines Textes für einen Kunden bis zu einem bestimmten Datum.
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  • C-Aufgaben sind dringend aber nicht wichtig und können manchmal auch delegiert werden. Das Buchen eines Hotelzimmers für die nächste Geschäftsreise wäre eine typische C-Aufgabe, die z.B. auch von der Sekretärin übernommen werden kann.

 

Fällt eine Tätigkeit in keine der drei Kategorien so ist sie meist unwichtig und kann gelöscht werden.

 

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Aufgabenplanung mit der 25.000-Dollar-Methode

Sie haben eine riesige To-Do Liste und wissen gar nicht, wie Sie alle Aufgaben heute noch erledigen sollen? Womit anfangen? Es gibt sicherlich Aufgaben, die Sie lieber erledigen als andere. Oftmals entscheiden wir die Reihenfolge der Aufgaben nach unseren Vorlieben, doch das ist meist nicht die effizienteste Vorgehensweise.

 

Es gibt verschiedene Methoden wie Sie Ihre Aufgabenplanung am besten gestalten können. Eine davon ist die 25.000-Dollar-Methode, die im Lernprogramm „Zeitmanagement mit Outlook 2010“ vorgestellt wird. Sie ist benannt nach dem Gehalt, das sie ihrem Erfinder, Irving Lee, einbrachte und beschreibt ein besonders einfaches – aber effizientes –  Prinzip der Tagesplanung:

 

  • Am Anfang eines Tages sollten Sie zunächst einmal alle Aufgaben, die Sie an diesem Tag zu erledigen haben, auflisten. In Outlook können Sie die 25.000-Dollar-Methode mithilfe der Ansichtsoptionen umsetzen, wenn Sie zuvor für jede Tätigkeit eine eigene Aufgabe angelegt haben.
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  • Stellen Sie sich dann vor, Sie könnten von allen Aufgaben nur noch eine einzige in Angriff nehmen. Welche wäre das dann? Diese Aufgabe erhält die Nummer eins.
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  • Betrachten Sie dann alle übrig gebliebenen Aufgaben und stellen Sie sich dieselbe Frage. Geben Sie dieser Aufgabe die Nummer zwei.
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  • Verfahren Sie mit den restlichen Aufgaben genauso.
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  • Besitzen alle Aufgaben eine Nummer? Dann beginnen Sie mit der ersten Aufgabe.

Falls sich zwischenzeitlich neue Aufgaben ergeben, die dringend erledigt werden müssen,  können Sie Ihre Liste revidieren.

 

 

 

 

 

 

 

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Tagesplanung mithilfe der ALPEN-Methode

„Arbeitsplanung“ und „Tagesstrukturierung“ sind Begriffe, die vor allem im Beruf häufig fallen. Und dennoch, die wenigsten nehmen sie sich zu Herzen. Die Zeit, die für die Erstellung eines detaillierten Tagesplanes verloren geht, kann man doch auch anderweitig nutzen. Erkennen Sie sich wieder? Es gibt mehrere Methoden, um Ihren Tag effizient zu planen. Im neuen Lernprogramm „Zeitmanagement mit Outlook 2010“ wird unter anderem die sogenannte ALPEN-Methode vorgestellt:

 

A: Aufgaben aufschreiben

L: Länge der Aufgaben abschätzen

P: Pufferzeiten reservieren

E: Entscheidungen nach Prioritäten treffen

N: Nachkontrolle / Notizen

 

 

Aufgaben, die weniger als drei Minuten Ihrer Zeit beanspruchen, sollten Sie sofort erledigen. Alle anderen notieren Sie in Outlook als Aufgabe und versehen Sie mit einem Fälligkeitsdatum, damit Sie sie nicht vergessen. Wählen Sie den Titel Ihrer Aufgabe möglichst eindeutig, damit Sie später nicht lange überlegen müssen, worum es eigentlich ging.

 

Sie können Ihre Aufgabe auch in Ihren Outlook Kalender übernehmen. Dadurch wird sie Ihnen im Kalender als Termin angezeigt und Sie integrieren die Aufgabe in die Tagesplanung.  Ganz wichtig: Vergessen Sie nicht den Punkt „P“ der Alpen-Methode und verplanen Sie nur etwa 60% Ihrer Zeit, die restlichen 40% dienen als Zeitpuffer.

 

 

 

Zur besseren Übersichtlichkeit können Sie den Aufgaben auch noch Kategorien in unterschiedlichen Farben zuordnen. So können Sie zum Beispiel sortieren, ob es sich um eine Aufgabe für Kunden handelt oder ob es private Aufgaben sind.  Im letzten Schritt sollten Sie natürlich auch regelmäßig kontrollieren, ob Sie alle Aufgaben erledigt haben. In Outlook können Sie Aufgaben ganz einfach abhaken und sehen durch die Sortierung dann nur noch anstehende Aufgaben.

 

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