Know How! Inside: Beratung & Qualifizierung

Was machen eigentlich die verschiedenen Abteilungen der Know How! AG? Nachdem uns im ersten Teil unserer Serie das Produktmanagement Rede und Antwort stand, ist jetzt Diane Stolz von Beratung & Qualifizierung (B&Q) an der Reihe.

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Die E-Mail ist tot. Lang lebe die E-Mail!

„Was ist eine E-Mail?“, fragte Daniel Backhaus auf der 42. Mercedes Benz Social Media Night in Stuttgart und gibt (s)eine Antwort darauf: „Ein ToDo auf die Liste eines anderen setzen, ohne dass er sich dagegen wehren kann.“ Das ist natürlich plakativ und provokativ – jedoch steckt was Wahres dahinter. Und braucht es die E-Mail eigentlich noch? Genau wie von Backhaus, gibt es auch von uns ein klares JA!

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Change – ab heute machen wir alles anders!

Im Meeting verkündet der Manager: „Ab heute machen wir alles anders! – Meetings werden nur noch virtuell abgehalten, an Stelle der Protokolle tritt ein Blog, und dokumentiert wird ab sofort im Wiki!“. Lesen Sie mehr dazu im Gastartikel von Stig Pfau. Vielen Dank auch auf diesem Weg.

 

Was für den einen klingt, wie der Himmel auf Erden ist für den anderen die Hölle 2.0 – und das ist nicht nur ein Problem der digitalen Immigranten. Die technologische Entwicklung bringt kontinuierlich neue Technologien hervor, die oft auch einen Wechsel der Prozesse und der Arbeitsmethoden mit sich bringen. Insbesondere bei den neuen Technologien des Social Web ist das so. Das „Mitmach-Web“, wie es auch oft genannt wird, erfordert eine grundlegende Änderung des Verhaltens: die Zusammenarbeit.

Change

Zusammenarbeit? – Wir arbeiten doch schon seit Jahren in Projekt-Teams zusammen!

Richtig – für das gesamte Projekt und dennoch war es vor dem Web 2.0 so, dass einzelne Teile wie Dokumente beispielsweise auf dem PC erstellt wurden, ohne dass der Kollege nebenan seinen „mehr oder weniger konstruktiven Beitrag“ zu dem gerade entstehenden Dokument hinzugegeben hat oder der Inhalt durch Bewertungen und Kommentare in der „Öffentlichkeit[1]“ ausdiskutiert wurde. Die neuen Plattformen wie Blogs oder Wikis bringen unsere Arbeit von dem persönlichen Arbeitsbereich in eine Sphäre, die selbst für Insider schwer zu begreifen ist.

 

Aus dieser Unsicherheit entstehen Ängste, die im Rahmen des Change Managements oft vernachlässigt werden. Change-Prozesse fokussieren meistens die Technologien und Prozesse. Gründe, warum Changes ins Stocken geraten oder gar scheitern sind selten technologischer oder prozeduraler Natur – sondern menschliche Ängste wie:

  • Reputationsverlustangst
  • Kommunikationsangst
  • Polarisationsangst
  • Konfliktangst

Beispiel Reputationsverlustangst

Ein Wissensarbeiter, wie ein Ingenieur, im Unternehmen begründet seine Anerkennung (und damit auch seinen Job und sein Gehalt) aus dem speziellen Expertenwissen, welches er besitzt. Genau dieses Wissen dem gesamten Unternehmen, zum Beispiel in einem Wiki, zur Verfügung zu stellen kommt einem beruflichen Selbstmord gleich, denn er nimmt sich hiermit – subjektiv – die Begründung für sein Dasein, seine Reputation.

 

Dass durch die Veröffentlichung seines Wissens sein Expertenstatus steigt ist ihm zunächst nicht bewusst, denn zu dem niedergeschriebenen Wissen kommt die Erfahrung in der Umsetzung hinzu, die nicht dokumentiert werden kann. Jeder, der schon versucht hat eine Sauce Hollandaise nach Rezept nachzukochen, weiß wovon ich spreche. Hier ist das Change Management gefordert um neben den Technologien, den Prozessen auch den Menschen zu beachten und an der Hand zu nehmen.

 

[1] Öffentlichkeit bezieht sich auf den jeweiligen Grad der Veröffentlichung (Team, Unternehmen, ganze Welt)

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Über den Autor

Stig Pfau

Stig Pfau hilft Unternehmen dabei, die neuen Medien und Technologien erfolgreich einzusetzen.

 

 

Social Business kann man nicht so nebenher machen!

Beim Bildungskongress der Know How! AG, durfte ich einen Vortrag zum Thema „Social Business – warum bedarf es für den Erfolg mehr als die Bereitstellung von Social Media“ halten.  Wenn ein Unternehmen sich dafür entscheidet, Social Media zur Kollaboration und Information einzusetzen, geht das nämlich nicht so nebenbei. Die Mitarbeiter müssen dafür informiert und sensibilisiert werden. Hier fasse ich meinen Vortrag (Präsentation hier zum Download abrufbar) noch mal zum Nachlesen zusammen. Der Austausch war im Vortrag schon sehr lebhaft, vielleicht kommen hier noch ein paar interessante Kommentare dazu?

 

echtem leben

 

Ich war schon in einigen Unternehmen unterwegs, wo die Einführung von Social Media Tools eben nebenher gemacht wurde. Da kommt dann so ein Dialog raus, wie er oben im Bild zu sehen ist. Die Mitarbeiter wissen gar nicht so recht, wie es funktioniert, ob jetzt jeder alle Postings lesen kann und was genau sie jetzt eigentlich tun sollen. Aus meiner Erfahrung, werden diese verunsicherten Mitarbeiter von der eingeführten Plattform gar nicht profitieren können, weil sie nicht wissen, welche Möglichkeiten sich für sie bieten.  Es gibt eigentlich nur drei Erfolgsfaktoren (Quelle: Universität St. Gallen), die man bei einer Einführung von Social Business beachten muss, die es aber in sich haben, wenn man sie genauer betrachtet.

 

Erfolgsfaktoren für Social Business

Sehr wichtig ist die Unternehmenskultur, die durch Offenheit und Transparenz geprägt ist. Die Qualität der Führung ist dabei wesentlich für den Prozess. Ein weiterer Erfolgsfaktor ist ein wirksames und intensives Change Management. Und was Sie dann noch benötigten ist eine hohe Kommunikations- und Medienkompetenz der eigenen Mitarbeiter.

 

Nun kann man natürlich die Unternehmenskultur nicht von einem Tag auf den anderen ändern, aber sie kann in diese Richtung wachsen, wenn alle Interesse daran haben. Das ist ein Prozess, der Jahre andauern kann. Daher kann ich hier als Beraterin natürlich nicht viel unterstützen, das muss aus dem Unternehmen heraus kommen. Die Kommunikations- und Medienkompetenz kann man durch geeignete Schulungsmaßnahmen aufbauen. Was jedoch enorm wichtig ist und leider oft unterschätzt wird, ist der Prozess der Veränderung hin zum Social Business. Hier muss man intensives Change Management betreiben, um so die Mitarbeiter an den richten Stellen abzuholen und auf den Wandel vorzubereiten. Daher werde ich auf diesen Punkt auch das Hauptaugenmerk legen.

 

Erfolgreiche Veränderung ist nur in der Stretchzone möglich

„Was ist die Stretchzone?“ fragen Sie sich jetzt vielleicht. Sie kennen sicher die Komfortzone. Sie haben alte Vorgehensweisen, die sind bekannt, gewohnt und Sie fühlen sich sicher mit ihnen. Dann kennen Sie vermutlich aber auch die Panikzone, in der Sie Hemmungen und Ängste haben: „Schaffe ich das?“ Sie fühlen sich durch äußere Einflüsse und durch Ihre eigene Unsicherheit bedroht und werden vermutlich nicht ganz so gut arbeiten können, wie Sie das gewohnt sind.

 

Zwischen diesen beiden Zonen befindet sich die Stretchzone. Diese beinhaltet neue Vorgehensweisen, die vielleicht unangenehm und ungewohnt sind, Sie aber nicht bedrohen. Sie fühlen sich unsicher, weil alles neu für Sie ist, aber Sie verfallen nicht in Panik. In dieser Stretchzone lassen sich Veränderungen am besten umsetzen. Es gilt also, einen Weg zu finden, Mitarbeiter genau hier abzuholen, damit sie dann wieder den Weg in die Komfortzone finden. Man muss die Mitarbeiter mit ihren Arbeitsweisen verändern. Das gelingt am besten, wenn man folgende Aspekte berücksichtigt, um eine Veränderung der Mitarbeiter hervorzurufen: Kopf, Hand und Bauch!

 

In den Kopf muss nämlich zunächst mal die Information. Dem Mitarbeiter müssen Ziele und Nutzen von Social Business aufgezeigt werden. Ängste müssen genommen und durch Sicherheit ausgetauscht werden. Der Mitarbeiter erhält eine Orientierung, „wo die Reise hingeht“. Einer unserer Vorstände hat das mal so bezeichnet: „Durch liebevolles Aufmerksammachen, habe ich es verstanden.“

 

Der Bauch benötigt Motivation. Die bekommt man am ehesten, wenn der Mitarbeiter Mitspracherecht und die Möglichkeit hat, sich selbst mit in den Change einzubringen. Dann kann er Teil des ganzen werden und erkennt die neuen Perspektiven.

 

Schließlich muss die Hand befähigt werden, Qualifikation zu erhalten. Durch formelles und informelles Lernen werden Mitarbeiter befähigt, Social Media Tools zu nutzen. Idealerweise geschieht das, wenn sie auch mal experimentieren dürfen und sich mit anderen austauschen können. (Wie das aussehen kann, lesen Sie in meinem Blogbeitrag „Qualifizierte Wissensmitarbeiter für Enterprise 2.0„)

 

Und wie setzt man das um?

Leider gibt es hier keine Universalantwort, denn es kommt stark auf das jeweilige Unternehmen an. Aber einige Lösungsansätze möchte ich Ihnen hier vorstellen:

 

  • Geben Sie den Mitarbeitern Inspiration! Machen Sie es möglich, dass sie ihre eigenen Erfahrungen machen können und so den persönlichen Nutzen erleben.
  • Stimmen Sie das Qualifikationskonzept eng mit dem Kommunikationskonzept ab, damit der Change für die Mitarbeiter verständlicher wird.
  • Beachten Sie beim Lernen, dass formelle und informelle Lernprozesse möglich sind. Es sollte sowohl Standardinhalte als auch individuelle Inhalte geben, sodass bedarfsorientiertes Lernen möglich ist.
  • Nicht nur das Social Media Tool muss dabei geschult werden, es muss auch eine Veränderung des Mindsets, also der Denkweise und Einstellung, stattfinden.
  • Schaffen Sie Raum für Austausch! Da lassen sich auch gut Best Practise erläutern.
  • Setzen Sie Experten als Promotoren ein.
  • Und da der Veränderungsprozess kein statischer Prozess ist: Passen Sie das Konzept und die Inhalte immer wieder neu an!

 

Gerade der letzte Punkt ist ein besonders wichtiger und die größte Herausforderung beim Change Management: Es ist „always beta“. Während eines Veränderungsprozesses verändern sich die Menschen in ihrer Einstellung und in ihrer Arbeitsweise. Projektleiter bei den Unternehmen haben das mal ganz gut beschrieben; einer sagte: „Wir erfinden uns neu.“, ein anderer meinte:  „Wir haben uns auf eine Reise mit unbekanntem Ende eingelassen.“ Wichtig ist, sich auf diese Reise einzulassen und den Mitarbeitern das nötige Gepäck zu geben und die Route zu erläutern, damit sie wissen, wohin es ungefähr geht.

Sind Mitarbeiter von der modernen Form der Kommunikation überfordert?

Ein Bericht von Petra Jauch in der Berliner Zeitung vom 01.10.2012

Die meisten Unternehmen setzen Social Media-Tools ein, vor allem im Recruiting und Marketing. Doch das Web 2.0 bedingt weit mehr: Es bildet die Grundlage für einen völlig neuen Arbeitsstil, basierend auf Kollaboration und Wissensaustausch. Damit sind viele Mitarbeiter überfordert. Die Arbeitswelt verändert sich unweigerlich für alle, die mit Wissen zu tun haben – und das ist heute der überwiegende Teil der Erwerbstätigen. „Noch haben die Leute die Wahl, wie sie kommunizieren“, betonte Viola Ploski von der Know How! AG auf der Messe Zukunft Personal 2012 in Köln. „Aber in wenigen Jahren müssen sie sich auf die neuen Arbeitsformen umstellen. Es geht nicht anders und es führt auch kein Weg zurück“, ist die Leiterin Beratung & Qualifizierung überzeugt, die selbst kaum noch E-Mails verfasst, sondern sich mit ihren Kollegen über Microblogging austauscht: „Wenn ich etwas auf unsere Plattform einstelle, sind alle gleich im Bilde und ich bekomme umgehend Feedback“, erläuterte Ploski den Vorzug.

 

Mitarbeiter benötigen Begleitung in die Arbeitswelt 2.0

 

Die Beraterin von der Know How! AG weiß die neuen Tools zu schätzen – etwas, was sie anderen Menschen voraus hat. Denn die Kompetenzen für Social Media sind nicht mal so kurz aus dem Ärmel geschüttelt. In den meisten Unternehmen gibt es zwar schon Wikis, Blogs, Intranet, Microblogging, lokale Netzwerke und Co., doch viele Mitarbeiter können wenig damit anfangen – insbesondere Vertreter aus Jahrgängen, die nicht mit den digitalen Medien aufgewachsen sind. „Die Philosophie dahinter muss verstanden sein, sonst kann der Funke nicht überspringen“, sagte Ploski. Zur erfolgreichen Einführung eines Enterprise 2.0-Werkzeugs gehöre grundsätzlich zweierlei: Zum einen müssten Mitarbeiter den Bedarf für das Instrument begreifen, zum anderen müsse die Führung den Nutzen für die Mitarbeiter und die damit verbundenen Ziele verdeutlichen.

 

Auf dem Weg in die Arbeitswelt 2.0 benötigen Mitarbeiter noch aus einem anderem Grund Begleitung: Der Abschied vom Gewohnten sei immer mit Ängsten und Unsicherheiten verbunden, so die Social-Media-Expertin. Unternehmen müssten sich auf einen längeren Prozess einstellen und ein Change-Konzept entwickeln. „Veränderungen sind immer mühsam. Und sie erfordern für einen gewissen Zeitraum Mehrarbeit, bevor sich ein Erfolg einstellt.“

 

Kreativität und Kommunikationsfähigkeit sind trainierbar

 

„Wir befinden uns im Zeitalter der Kreativität und der Kommunikation, aber wir wissen noch nicht exakt, wie es funktioniert“, meinte auch Geneviève Morand, Gründerin des Netzwerks Rezonance, in ihrem Keynote-Vortrag auf der Kölner Fachmesse für Personaler. Die Spielregeln hätten sich geändert – denn Märkte seien heute nicht mehr Märkte, sondern Konversation. „Es müssen alle an den Tisch und miteinander reden“, folgerte die Entrepeneurin, die über das Westschweizer Netzwerk bereits 40.000 Menschen digital miteinander in Kontakt gebracht hat, aber auch regelmäßig persönliche Zusammentreffen und Schulungen organisiert. So wie Ploski geht Morand davon aus, dass die neuen Kompetenzen – die Förderung der Verbindungen im eigenen Gehirn und mit anderen – trainierbar sind. Menschen müssten lernen, ihre Bedürfnisse auszudrücken, nach Hilfe zu fragen, Emotionen zu zeigen, an ihren Stärken statt Schwächen zu arbeiten, Unwissenheit zuzugeben und Konflikte als Lerngelegenheiten zu akzeptieren. Ziel sei, dass sich ein jeder seiner Talente bewusst werde und diese täglich einsetzen könne. Auf dem Weg dorthin seien viele Ängste zu überwinden – auch vor der Ungewissheit der Zukunft.

 

Wissen zu teilen ist immer „ein freiwilliger Akt“

 

Es sei sehr schwierig, mit Unsicherheiten umzugehen, befand auch Dagmar Woyde-Köhler in der Pressekonferenz zur Messe. Die Geschäftsführerin der EnBW Akademie verwies auf einen „Gap“ zwischen dem technischen Fortschritt und dem persönlichen Umgang der Menschen mit den zum Teil „phantastischen“ neuen Kommunikations- und Lernformen. Die Überwindung dieser Lücke sei ein gerade erst begonnener Prozess. „Wir stehen am Beginn eines Paradigmenwechsels.“ Viele Menschen hätten noch nicht begriffen, dass es keine Sicherheit mehr gebe. Hinzu komme, dass Menschen ihr Wissen bislang bewusst für sich behielten. „Wissen miteinander zu teilen, ist ein freiwilliger Akt.“, gab Woyde-Köhler zu bedenken. Dazu müssten die Menschen ausdrücklich ermuntert werden, zumal es kontraproduktive Erfahrungen in bestimmten Unternehmenskulturen dazu gebe.

 

Erfahrungen mit diesem Punkt hat auch Viola Ploski. „Wir müssen diesen Brocken ‚Wissen ist Macht‘ aufbrechen“. Den Menschen sei klarzumachen, dass sie ihre Fachkompetenz auf einer Austauschplattform erst richtig zur Geltung bringen könnten. Die Bereitschaft, sein Handeln und Denken anderen zugänglich zu machen, sich gleichsam beim Arbeiten zuschauen zu lassen, sei aber auch eine Persönlichkeitsfrage: Manche befürchten, dass sie sich blamieren könnten, wenn sie etwas falsch machen oder wissen nicht, wie sie andere, etwa ihre Vorgesetzen, ansprechen sollen.“ Die Einführung dieses komplett neuen Arbeitsstils brauche in jedem Fall Zeit und Unterstützung: „Das Enterprise 2.0 ist kein „nice to have“, sondern da steckt wirklich Arbeit drin.“