Wie funktioniert erfolgreiche interne Kommunikation?

Wir freuen uns über diesen Gastbeitrag von Veit Mathauer zum Thema interne Kommunikation. Schon von je her unterstützen wir Kunden bei der internen Kommunikation. Dennoch haben sich über die Jahre die Mittel verändert. Natürlich machen wir immer noch Print-Mitarbeiterzeitschriften. Aber immer häufiger unterstützen wir dabei, Social-Media-Plattformen für die interne Kommunikation zu implementieren und richtig zu bespielen.

 

Damit diese Kanäle besonders von den Mitarbeitern gut angenommen werden, müssen einige Faktoren beachtet werden, die ich am Beispiel meiner Agentur Sympra aufzeigen will.

Erfolgsfaktoren

Der erste Schritt besteht in einer Bestandsaufnahme:

  • Was wollen wir an der internen Kommunikation im Unternehmen ändern?
  • Wo gibt es Verbesserungspotenzial?

Was erwarten wir von diesen Änderungen, und was sind wir bereit zu investieren?

Eine solche Analyse liefert Begründungen für die geplanten Maßnahmen und motiviert so die Mitarbeiter sich einzubringen. Anschließend müssen die entsprechenden Ressourcen bereitgestellt und es ist zu klären, wer welche Aufgabe übernimmt. Schulungen, Workshops und Einzelcoachings helfen dabei, die Medienkompetenz der Mitarbeiter zu erweitern. Denn genauso wie für die externe Kommunikation gilt intern: Die Qualität der Beiträge entscheidet maßgeblich über den Erfolg der Kommunikationskanäle.
Im gesamten Prozess muss das Management Vorbild sein. Gleichzeitig sollte es die konsequente Nutzung der neuen Kommunikationskanäle sicherstellen.
Letztlich muss überprüft werden, ob die Vorteile, die man sich von der Einführung der neuen internen Kommunikationstools erhofft, auch tatsächlich eintreten. Das kann mithilfe von Monitoring oder Feedback geschehen. Gegebenenfalls kann man Änderungen oder Anpassungen vornehmen.

 

Unser interner Sympra-Blog

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Social Media Night 33: Kultur und Mitarbeiter Engagement

Gestern war es wieder soweit, die Social Media Night Stuttgart ging in die nächste Runde. Versionsnummer 33. Was uns auch schon zum ersten Vortrag von Dirk von Gehlen, Leiter Social Media/Innovation Süddeutsche Zeitung Digitale Medien GmbH, bringt.

 

Wobei STOP, da war doch noch was, oder? Ja genau das Verkehrschaos vor und rund um das Mercedes Benz Museum, aber wir Know Howies haben es trotzdem bravourös zur Social Media Night geschafft, Angela Mayer sei Dank.

 

Nun zurück zu den Fakten

Kaum eine Branche hat in den letzten Jahren die Auswirkungen der Digitalisierung so gespürt wie die Kreativ- und Kulturwirtschaft. Sinkende Absatzahlen in Buch- und Zeitungsverlagen sind nur ein Beispiel davon.

 

Impressionen von der 33. Social Media Night Stuttgart

 

Always Beta

Doch wie kann man die scheinbar negativen Folgen nun positiv deuten? Die erste Erkenntnis, die hängen bleibt: Kultur wird zur Versionierung. Es gibt keinen wirklichen Endzustand mehr. Always beta. Das beste Beispiel für eine derartige Verflüssigung von Wissen ist nach wie vor das Online-Lexikon Wikipedia. Kein Inhalt ist in Stein gemeißelt, denn das Internet ist social, Papier ist Einbahnstraße. Die Leseratte wird zum Social Player.

 

User Generated Content als Erfolgsgarant

Durch die Einbeziehung der User in den kulturellen Entstehungsprozess entsteht Wertschätzung und letztlich auch Wertschöpfung. Dies ist die fundamentale Funktionsweise von Crowd Sourcing und Crowd Funding. Kultur wird zum Prozess, nicht das Produkt, sondern der Weg dahin (DAS ERLEBEN) steht im Fokus.  

 


Bei all den tollen Denkansätzen und Paradigmenwechseln bleibt in Zukunft nach wie vor zu klären, wie sich das auf das Urheberrecht und somit auf den Schutz der „geistigen Schöpferkraft“ auswirken wird.

 

Daimler: We blog

Weiter geht’s mit dem Mitarbeiterblog der Daimler AG. Nach 6 Jahren endlich auf der Social Media Night. Im Fokus stehen die realen Geschichten von Mitarbeitern. „Wir versuchen auf PR- und Corporate Language zu verzichten. Im Mittelpunkt steht nicht, was wir gern erzählen wollen, sondern was die Zielgruppe wirklich interessiert“, so Uwe Knaus, Manager Corporate Blogging & Social Media Strategy. Glaubwürdigkeit und Au­then­ti­zi­tät als Erfolgsfaktor Nummer eins: Das Rezept scheint aufzugehen: bis zu 40.000 Besucher pro Monat, 140.000 page impressions, 25 Prozent der Leser Mitarbeiter, 7 Kommentare pro Beitrag.

 


Und stellt euch vor der Blog wird sogar noch zur TV-Primetime stark besucht. Second Screen lässt grüßen…In diesem Sinne „keep blogging‘“ und bis zur nächsten Social Media Night.

Schwätzen heißt jetzt Social Communication

Früher hat man sich einfach zusammengesetzt und miteinander geredet, wenn es etwas zu besprechen gab. Heutzutage macht man scheinbar Social Communication!

 

Mittlerweile hab ich mich ja schon an die ganzen englischen Fachbegriffe gewöhnt, die Frau Herzog und ihre Mitarbeiter von der Go Social! GmbH aus dem E-Learning verwenden. Für mich ist Social Communication nichts anderes als schwätzen, nur halt nicht persönlich, sondern über das Internet. Ich bin ja jetzt auch schon mit Modul 6 fertig. Zusammen mit der Go Social! GmbH hab ich diesmal gelernt, wie man den richtigen Kommunikationskanal wählt und so seinen E-Mail-Eingang entlasten kann. Eine Alternative zur E-Mail ist nämlich zum Beispiel ein Blog. Blogs sind wie Tagebücher, nur öffentlich und im Internet. Ich kann einen Blog abonnieren. In der Software wurde mir das so erklärt, dass das wieder über diese RSS-Funktion läuft. Das heißt, dass ich dann über meinen Feed-Reader immer über die neusten Beiträge der anderen auf dem Laufenden gehalten werde.

Ach und dann gab‘s da noch was, wovon ich zuvor noch nie gehört hatte: Dieses Pingback. Bisher kannte ich nur Ping Pong, also Tischtennis 🙂 Unter Pingback versteht man jedoch die gegenseitige Verlinkung von Blogs.

 

 

Eine weitere Alternative zu E-Mails ist Twitter. Und ich habe mir sogar schon ein eigenes Profil angelegt! Dort lese ich immer, was Anja so twittert. Echt cool, dass die einzelnen Tweets auf 140 Zeichen beschränkt sind. Lange Nachrichten, in denen eigentlich nur um den heißen Brei herumgeredet wird, gibt‘s da nicht. Was auch toll an Twitter ist: Wenn mir Tweets anderer Nutzer gefallen, kann ich die einfach retweeten und sie dadurch an meine Follower weitergeben. Außerdem kann ich nicht nur öffentlich twittern, sondern auch bestimmte Personen adressieren oder ihnen Direktnachrichten senden. Bei Direktnachrichten sieht das dann nur der jeweilige Empfänger. Vor allem, wenn ich persönliche Daten wie Handynummern oder so versenden möchte, sind Direktnachrichten sinnvoll.

 

Für den Austausch innerhalb des Unternehmens ist Twitter nicht ganz so gut geeignet wie z. B. Yammer oder Communote – weil die nämlich nicht öffentlich sind. Die habe ich aber noch nicht getestet. Ich frag morgen mal den Tatel, ob wir nicht eins davon nutzen wollen, um uns untereinander auszutauschen. Also zusätzlich zu unserem Wiki, das wär schon ne tolle Sache!

 

Soziales Netzwerk, Wiki oder Blog – was brauchen meine Mitarbeiter?

Schon zu Beginn dieses Jahrzehnts setzten bereits 69% der deutschen Unternehmen Wikis ein, 61% griffen intern auf Blogs zurück und immerhin 44% verfügten über interne soziale Netzwerke – das ergab eine Studie der Centrestage GmbH. Die Vorteile der jeweiligen Plattform liegen auf der Hand. Jedoch sollte jedes Unternehmen im Vorhinein gründlich abwägen, was es sich vom internen Einsatz dieser Medien verspricht und welche Plattform am meisten Sinn macht.

Bereits vorhandene technische Voraussetzungen ist eines der Punkte, die vorab geprüft werden sollten. So können Unternehmen die mit Microsoft SharePoint arbeiten, relativ unkompliziert Wikis, Blogs oder soziale Netzwerke integrieren. Wer nicht über solche Grundlagen verfügt, sollte sich vorab beraten lassen, welche Kosten und welcher Aufwand mit der technischen Umsetzung des präferierten Kanals verbunden sind. Grundsätzlich gilt: Alles ist möglich, aber ist es auch nötig?

 

Daher die Vorzüge verschiedener Möglichkeiten in Kürze:

 

Ein internes Wiki als Ideenspeicher und Wissensdatenbank

Häufig stolpern unterschiedliche Mitarbeiter immer wieder über dieselben Fragen. Die Suche nach Antworten in alten Mails oder bei Kollegen ist sehr zeitraubend.

  • Im Wiki kann jeder Mitarbeiter einen neuen Beitrag anlegen, um seine Erkenntnisse für sich und seine Kollegen zu speichern.
  • Kollegen, die mehr über ein Thema wissen, können den Artikel problemlos erweitern.
  • Durch die Suche können die Beiträge schnell gefunden werden.
  • Nur wenn Mitarbeiter sich die Arbeit mit dem Wiki verinnerlichen, kann eine umfangreiche Wissensdatenbank entstehen.
  • Mit der Zeit entsteht eine Wissensdatenbank, die vor allem für neue, aber auch für erfahrene Kollegen eine große Hilfe und enorme Zeitersparnis darstellt.

 

Und wenn die Meinung der Mitarbeiter gefragt ist…

Im Vergleich zu einem Wiki, bilden Blogs und interne soziale Netzwerke (z.B. Yammer) die Geschehnisse chronologisch ab und lassen den Mitarbeitern mehr Raum für Interaktionen.

  • In einen Blog können Mitarbeiter eigene Beiträge erstellen und kommentieren.
  • In einem sozialen Netzwerk können Mitarbeiter ebenfalls Beiträge verfassen und kommentieren. Darüber hinaus können Mitarbeiter über den Like-Button schnell und einfach ihre Zustimmung aussprechen. Die Mitmachhürde ist damit vor allem für Social-Media-Neulinge anfangs geringer.
  • Durch den chronologischen Aufbau können regelmäßige Beiträge institutionalisiert werden. So kann beispielsweise der Vorstand jeweils zum Ende des Monats einen Rückblick veröffentlichen.
  • Die Möglichkeit Videos einzubinden, macht einen Blog und ein soziales Netzwerk lebendiger.

Welche Plattform Sinn macht, ist also stark davon abhängig, über welche Voraussetzungen ein Unternehmen verfügt und welche Ziele es mit der Einführung verfolgt. Geht es darum, das Informationsmanagement zu verbessern und einen zentralen Wissensspeicher zu erstellen, ist das Wiki die richtige Lösung. Dem entgegen laden Blogs und soziale Netzwerkplattformen mehr zum Meinungsaustausch ein.

 

Bild: Gerd Altmann  / pixelio.de