Social Media und Compliance

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Haben Sie schon mal was von Compliance gehört? Wenn Sie in einem großen Unternehmen arbeiten, bestimmt. Wenn nicht: Compliance kommt natürlich aus dem Englischen und kann so einiges bedeuten: Einhaltung, Beachtung, Gefügigkeit, Erlaubnis, Willfähigkeit sind nur ein paar Übersetzungsmöglichkeiten. Dennoch wird Ihnen schon klar, um was es geht, oder? Irgendwie um Verhaltensregeln. Genauer, um die Einhaltung nationaler und internationaler gesetzlicher und regulatorischer Anforderungen, von Normen und Standards sowie interner Regeln und Richtlinien (wie z. B. Verhaltenskodizes und Unternehmensleitbilder).

Und wie hängt das mit Social Media zusammen?

Die Aktivitäten von Mitarbeitern auf Social-Media-Plattformen gehören mittlerweile genauso zur Kommunikation wie ein Telefonat, ein Meeting oder eine E-Mail. Zu Letzteren gibt es im Unternehmen häufig schon Richtlinien. Dazu gehören z.B. die Vorgabe von Form und Inhalt der E-Mail-Signatur, oder die Regel, mit welcher Begrüßung Anrufer in Empfang genommen werden. Für die Kommunikation auf Social-Media-Plattformen gibt es oft Social Media Guidelines im Unternehmen, die immer öfter auch die Compliance integrieren. Aber eben nicht immer.

Welche Punkte sollten beachtet werden?

Grundsätzlich sollte sich jedes Unternehmen Gedanken darüber machen, welche Aspekte der Compliance wichtig und passend zur Unternehmenskultur sind. Selbstverständlich kann man den Mitarbeitern verbieten, während der Arbeit Social Networks zu besuchen. Zielführend ist das aber nicht, denn aktuell geht die Tendenz eher dazu, die Unternehmenskommunikation um eben diese Kanäle zu erweitern, um die Marke zu stärken und sich als attraktiver Arbeitgeber zu präsentieren. Wenn Mitarbeiter z.B. ein XING-Profil haben, zahlt das auch auf Sichtbarkeit und Image des Unternehmens ein.  Dennoch müssen die Unternehmen den Mitarbeitern nicht nur die Chancen, sondern auch die Risiken aufzeigen:

Datenschutz

Der liebe Datenschutz ist immer ein Thema und bei Social Media noch umso mehr, denn die meisten Plattformen sind nicht gerade bekannt für die Sicherheit der Daten. Die Mitarbeiter müssen z.B. darüber aufgeklärt werden, dass sie persönliche Daten preisgeben dass auch die private Kommunikation über die Plattformen nicht sicher ist. Vor allem müssen sie aber darauf achten, nicht die persönlichen Daten ihrer Kollegen ohne deren Zustimmung in Social Media zu verbreiten.

Privatsphäre

Die Privatsphäre-Einstellungen sind bei vielen Plattformen sehr kompliziert und undurchsichtig – aber es gibt sie! Deswegen müssen alle verstehen, wie sie sinnvoll einzustellen sind. Das fängt damit an, dass die eigenen Daten in der Regel nicht für alle sichtbar sein sollten und geht soweit, dass sich der Mitarbeiter darüber bewusst sein muss, wann ein Kommentar öffentlich ist und wann eben nicht.

Wettbewerbswidriges Onlineverhalten

Das ist ein Punkt, den viele Mitarbeiter und auch Unternehmen häufig nicht kennen, oder sich dessen gar nicht bewusst sind. Häufig geht es darum, dass ein Mitarbeiter kritische Bemerkungen zu Produkten oder seinem Arbeitgeber entdeckt und dagegen „ankämpfen“ möchte. Tut er dies anonym und gibt sich nicht als Mitarbeiter des Unternehmens aus, gilt das als Schleichwerbung. Dazu gehören z. B. Fake-Bewertungen auf Shopping-Plattformen aber auch auf Arbeitgeber-Bewertungsplattformen. Ein konkretes Beispiel gab es 2013/2014, als ein Autoverkäufer das Angebot des Autohauses teilte, für das er arbeitete. Laut dem Landgericht Freiburg war das wettbewerbswidrige Werbung. Zahlen musste dafür das Autohaus, also der Arbeitgeber.

Urheberrecht

Besonders bei Plattformen, auf denen sehr viel User-generated Content verbreitet wird, müssen die für diese Kanäle verantwortlichen Mitarbeiter darauf aufmerksam gemacht werden, dass vieles nicht einfach geteilt werden darf, da es hier schnell zu einer Urheberrechtsverletzung kommen kann. Selbst automatisch generierte Vorschaubilder und -texte auf die Inhalte Dritter können bereits kritisch sein. Genauso verhält es sich mit Aufnahmen, die man z.B. bei der Weihnachtsfeier macht und anschließend auf Facebook postet. Erst einmal muss geklärt werden, ob alle Abgebildeten damit einverstanden sind.

Beschädigung des Marken- oder Unternehmensimage

Ganz schnell kann ein Posting das Marken- oder Unternehmensimage in ein schlechtes Licht rücken. Oft sind sich Mitarbeiter gar nicht darüber bewusst, welche Konsequenz ein kurzer Kommentar haben kann. Ein paar Beispiele sind schnell genannt: „Ich arbeite nur mit Idioten zusammen.“ oder „Wenn ihr sehen würdet, wie wir hier arbeiten, würdet ihr hier nichts essen.“

Was ist zu tun?

Wichtig ist, den Mitarbeitern Social Media Guidelines an die Hand zu geben. Diese sollten dringend auch auf die oben genannten Punkte eingehen und die Mitarbeiter über die Chancen, aber auch die Risiken aufklären. Häufig bieten sich aber zusätzlich z.B. Workshops oder E-Learning Sessions an, um die Kollegen über Compliance-Themen zu informieren. Zum anderen müssen die Mitarbeiter den Umgang mit den unterschiedlichen Plattformen lernen. Viele Punkte klären sich übrigens durch eigenes Tun und Erleben.

Überblick

Weitere Informationen und Links zum Thema finden Sie in der Storify Sammlung zum #e20mooc aus dem letzten Jahr.

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