Social Media Guidelines: Worauf Sie achten sollten

Social Media Guidelines Visualisierung

Das Social Web bietet zahlreiche Partizipationsmöglichkeiten. Es stellt sich daher die Frage, welche Mitarbeiter für das Unternehmen auf den unterschiedlichen Social-Media-Kanälen aktiv sind und wie diese sowie die Mitarbeiter im Allgemeinen sich verhalten sollen (vgl. Bitkom 2011).

Warum Social Media Guidelines?

Social Media Guidelines thematisieren sowohl das Auftreten der Mitarbeiter im Social Web als auch die Reaktion auf bestimmte Themen (Krisenkommunikation) und wie sie auf Kritik reagieren sollten (vgl. Bärmann 2010, S. 212).

Worauf Unternehmen bei der Ausgestaltung von Social Media Guidelines achten sollten, erfahren Sie in unserer „Checkliste“.

Motivation und Verbindlichkeit

  • Motivieren Sie Ihre Mitarbeiter sich aktiv im Social Web zu bewegen
  • Weisen Sie darauf hin, dass die Guidelines für alle Mitarbeiter verbindlich sind

Nur so wird gewährleistet, dass die Mitarbeiter die jeweiligen Social Media Guidelines verinnerlichen und diese bewusst einhalten (vgl. ebd., S. 212).

Verhalten

  • Lassen Sie Offenheit zu – Halten Sie sich nicht nur an vorgefertigte Inhalte und Redaktionspläne, sondern erlauben Sie eine spontane Reaktion auf Beiträge von Usern
  • Legen Sie Wert auf Ehrlichkeit, Glaubwürdigkeit und Authentizität und eine Kommunikation „auf Augenhöhe“
  • Respekt und Höflichkeit – insbesondere gegenüber Personen, die eine andere Meinung vertreten sowie gegenüber kritischen Kommentaren und Postings (vgl. Bärmann S. 212).
  • Sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeiter dafür, dass in den Zeiten des Social Webs die Grenzen zwischen privater und geschäftlicher Kommunikation immer mehr verschwimmen und Mitarbeiter somit auch in der Freizeit Botschafter Ihres Unternehmens sind.

Transparenz

  • Weisen Sie Ihre Mitarbeiter darauf hin, dass negative Kommentare nicht grundlos gelöscht werden dürfen. Ziel sollte es sein, auf diese einzugehen und gemeinsam mit den Kritikern eine Lösung zu generieren.
  • Machen Sie erkenntlich, wer für das Unternehmen auf Twitter & Co online unterwegs ist – sprich wer die Social- Media-Inhalte erstellt. Viele Unternehmen gehen daher dazu über Kürzel für den jeweiligen „Redakteur“ zu verwenden (vgl. ebd., S. 212).

Ansprache

  • Legen Sie fest wie die externe Zielgruppe angesprochen werden soll eher förmlich (= Sie, oder eher informell = du) und leiten Sie davon den passenden Schreibstil ab.

Corporate Design

  • Weisen Sie Ihre Mitarbeiter darauf hin, dass die richtige Unternehmensbezeichnung (zum Beispiel Rechtsform), oder das entsprechende Corporate Design zur Kommunikation im Social Web verwendet werden soll. Dies spielt insbesondere auch bei Personenprofilen auf Xing oder LinkedIn in denen die Unternehmenszugehörigkeit ersichtlich ist, eine wichtige Rolle. (vgl. ebd., S. 214).

Interne Sichtweise

  • Denken Sie daran, die Social Media Guidelines auch auf die interne Social Media Tools (Wikis, Blogs, Communitys) auszudehnen und gegebenenfalls zu spezifizieren.

Regelmäßige Anpassung und Updates

  • Überprüfen Sie Ihre Guidelines in regelmäßigen Abständen und passen Sie diese an neue Gegebenheiten (z.B. veränderte rechtliche Rahmenbedingungen) an
  • Erinnern Sie Ihre Mitarbeiter an die Guidelines, sodass diese nicht in Vergessenheit geraten

Quellen:

Ebert-Steinhübel, A.; Steinhübel N. (2013) Social Media in der Organisation – Führung und Kommunikation einer neuen Generation? Köln

Bärmann, F. (2012): Social Media im Personalmanagement. Facebook. Xing, Blogs, Mobile Recruiting und Co. erfolgreich einsetzen. Heidelberg

Bitkom (2011): Social Media Studie (2011) URL: http://www.bitkom.org/files/documents/Leitfaden_Social_Media.pdf

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