Projektkommunikation 2.0 – mehr als nice to have

Dezentrale Organisationen und die fortschreitende Globalisierung bedingen Social Collaboration, wie Sie bereits in Artikel Social Collaboration als logische Konsequenz der Gloabalisierung erfahren haben. Doch wie wirkt sich das nun auf die Projektkommunikation aus?

Projektkommunikation

In der heutigen Zeit bilden sich  Teams oftmals spontan – über Abteilungsgrenzen, „on demand“  im speziellen Projektfall. Dies geschieht bei der Know How! AG immer häufiger, dann gilt es eine geeignete Projektplattform für unterschiedliche Abetilungen (bei uns oftmals,  Vertrieb, WBT-Produktion, Projektleitung, Beratung und Qualifizierung und  Grafik zu finden).

 

In den letzten Monaten und Jahren hat sich immer mehr herauskristallisiert, dass eine effiziente Projektkommunikation im klassischen Email-Client nicht zu realisieren ist. Wir benötigen kollaborative Tools, die das kollaborative Zusammenarbeiten ermöglichen und sogar fördern.

Eine neue Art der Projektkommunikation

Wie sieht nun die Projektkommunikation im Social Collaboration Sinn aus? Alle Projektmitglieder werden zu Projektbeginn in eine speziell dafür eingerichtete Yammer-Gruppe eingeladen. Das Micro-Blogging Tool Yammer dient als zentrale Kommunikationsplattform innerhalb des Projektteams: Hier werden alle Projektinformationen für alle Projektteilnehmer sichtbar geteilt. Jedes Arbeitspaket  erhält einen eigenen Post und spezifische Tags (Wie man richtig „tagged“ erfahren Sie hier).

 

Updates werden, insofern zu einem bereits bestehenden Thema, nicht als neuer Post kommuniziert, sondern in den Verlauf der Posts hineingeschrieben. Dadurch sind die Posts (inklusive News Thread) immer ganz oben. Durch das Tagging ist gewährleistet, dass man die jeweiligen Post auch nach längerem Projektverlauf noch finden kann.

 

Und wie werden Dokumente geteilt?

Natürlich gibt  es innerhalb von Projekten auch unheimlich viele Dokumente, Dokumentstände, et cetera pp und diese gilt es effizient zu teilen. Denn das beste Feedback kann schnell im „Dokumentenversionierungsdurcheinander“ untergehen. Aus diesem Grund sind wir dazu übergegangen, Dokumente nicht mehr innerhalb von Yammer hochzuladen.

 

Als zentrale  Dokumentenablage dient unser Projekt-Sharepoint. Hier können Dokumente zentral (ohne Versionierungen) bearbeitet werden, in dem man sie einfach „kurz auscheckt“ und dann wieder „eincheckt“ (ganz wichtig). Die jeweiligen Team-Mitglieder informieren wir dann über Yammer durch einen Post mit einem Link zum Dokument.

Der Benefit für unser Team

„Ich will diese Art der Zusammenarbeit nicht mehr missen, Projekte können wir somit viel schneller und more social managen, richtig 2.0 eben“, so Stefanie Wurster, Projektmanagerin Enterprise 2.0.

 

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