Wie kann ich automatisch jede zweite Zeile einer Excel-Tabelle einfärben?

Wenn eine Excel-Tabelle viele Zeilen hat, wird sie schnell unübersichtlich. Färbt man den Hintergrund der Tabelle abwechselnd ein, sieht das schon anders aus. Die Tabellenformatvorlagen in Microsoft Excel 2010 ermöglichen eine solche Zebramarkierung  mit nur wenigen Klicks – das zeitintensive Markieren jeder einzelnen Zeile gehört damit der Vergangenheit an.

Markieren Sie vorab den Tabellenbereich, den Sie formatieren möchten. Aktivieren Sie im Register Start das Dropdown Menü Als Tabelle formatieren.

In den Formatvorlagen als Tabelle formatieren (Klick auf das Bild für größere Ansicht)

Nun können Sie im Dropdown Menü eine Vorlage auswählen, bei der jede zweite Zeile eine andere Farbe aufweist. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK.

Jede zweite Zeile der Tabelle ist nun grau hinterlegt (Klick auf das Bild für größere Ansicht)

So können Sie durch den Einsatz der Tabellenformatvorlage in Office 2010 einfach und zeitsparend den Hintergrund Ihrer Tabelle ändern und auch bei großen Tabellen mit vielen Zeilen eine gute Lesbarkeit sicherstellen.

Tipps vom Profi: Ausfüllfunktion in Excel 2010

Mithilfe der Ausfüllfunktion können Sie in Excel schnell Inhalte einzelner Zellen in benachbarte Zellen kopieren und Aufzählungen erzeugen, beispielsweise Datums- und Zahlenreihen. Im Video sehen Sie, welche Möglichkeiten Sie mit den Ausfüllfunktionen in Excel haben.





Tipp: Die Schaltfläche Auto-Ausfüllen bietet viele Optionen für das optimale Erstellen von Listen.

Neue „Roadshow-Info-Tage“ für Windows 7 und Office 2010

Die Umstellung auf Windows 7 und Microsoft Office 2010 erfordert eine schnelle und effiziente Schulung aller betroffenen Mitarbeiter. Das bewährte Roadshow-Konzept ermöglicht allen Ihren Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen, die neue Software zeitnah nach der Einführung zu bedienen. Basierend auf einem Baukastensystem kann so die optimale Qualifikation für jeden Roll-Out konzipiert werden.

Besuchen Sie unsere Roadshow-Info-Tage von 09.30 – 13.30 Uhr:

  • 13.09.2011, Hamburg
  • 22.09.2011, Berlin
  • 30.09.2011, Frankfurt am Main
  • 07.10.2011, Wien
  • 11.10.2011, Köln

Der Info-Tag bringt Ihnen das Roadshow-Konzept näher und gibt Antworten auf folgende Fragen:

  • Wie sehen die neuen Microsoft-Produkte aus?
  • Wie groß sind die Änderungen zu früheren Versionen?
  • Wie müssen die Mitarbeiter bei Umstellungen informiert und qualifiziert werden?
  • Welche Bausteine bietet das Roadshow-Konzept?
  • Welche Möglichkeiten bieten sich damit für mein Unternehmen?

Wenn Sie an eine Umstellung denken, dann laden wir Sie ein, einen informativen und spannenden Vormittag bei unserem kostenlosen Roadshow-Info-Tag zu verbringen.  Weitere Informationen finden Sie auf der Website der Know How! AG.

Anmelden können Sie sich hier:
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Was ist neu an Office 2010?

Natürlich gibt es viele Änderungen in Office 2010 die an dieser Stelle erwähnenswert sind, wir wollen uns jedoch auf zehn Änderungen beschränken, die aus unserer Sicht die Arbeit mit dem neuen Office-Paket noch einfacher machen.

 

1. Die neue Oberfläche

Für Umsteiger von Office 2003 auf Office 2010 ist die größte Veränderung die neue intuitiv bedienbare Bedienoberfläche mit umfangreichen Funktionen. Die wichtigsten Standardelemente sind dabei das Menüband mit seinen Registern und die Backstage-Ansicht. Die gewohnten Menü- und Symbolleisten werden durch das Menüband ersetzt. Dabei sind die Befehle und Funktionen in verschiedene Register aufgeteilt. Außerdem erscheinen weitere Register, je nachdem welches Objekt im Dokument aktiv ist (so zum Beispiel bei Bildern oder Grafiken). In der neuen Backstage-Ansicht sind alle grundsätzlichen Programmeinstellungen wie Öffnen und Speichern sowie zentrale Funktionen für Sicherheit, Freigaben und den Ausdruck hinterlegt.

 

2. Neue Dateiformate

Seit Office 2007 nutzen die Anwendungen neue Dateiformate. Für Word-Dokumente lautet die Dateinamenserweiterung *.docx. Dementsprechend haben sich auch die Formate für Excel (*.xlsx) und PowerPoint (*.pptx) geändert. Wenn Sie Ihr Dokument an jemanden geben wollen, der mit einer älteren Office-Version arbeitet, können Sie ihr Dokument aber auch im alten Format abspeichern.

Neu ist außerdem: Sie können Ihre Dokumente jetzt auch im Betriebssystem-übergreifenden PDF-Format oder als Open Document speichern.

 

3. Office Live und Co-Authoring

Arbeiten Sie an einem Dokument manchmal als Team und es können nicht alle auf den Server zugreifen? Co-Authoring ermöglicht es, ein Dokument online im Browser anzuzeigen und sich darüber auszutauschen. Office Live stellt Ihnen dazu ein geschütztes Laufwerk im Internet zur Verfügung, über das Sie mit anderen gemeinsam an Ihren Office Dokumenten arbeiten können. Online können die zugriffsberechtigten Nutzer den aktuellen Stand des Dokuments sehen und kommentieren. Die Bearbeitung des Dokuments erfolgt lokal mit dem vollen Funktionsumfang von Excel, PowerPoint oder Word. Mit jedem Speichern wird der aktuelle Stand hochgeladen und ist sofort für die Kollegen sichtbar. Die Kollegen die mit Ihnen am Dokument arbeiten, werden automatisch durch eine Mail von Office Live über die Änderungen benachrichtigt und alle Kollegen sind auf dem gleichen Stand und können die Änderungen bequem nachverfolgen.

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Wie kann ich in Word 2010 einen anderen Standardspeicherort festlegen?

Der Standardspeicherort legt fest, welcher Ordner beim Speichern und Öffnen von Dokumenten vorgegeben wird.
Im Folgenden erfahren Sie, wie er sich ändern lässt.

 

Klicken Sie auf Datei, um in die Backstage-Ansicht zu gelangen und wählen Sie dort den Eintrag Optionen aus.
Um den Standardordner, in dem Ihre Dokumente gespeichert werden, zu sehen, öffnen Sie die Optionen zum Speichern.


Standardspeicherort in den Word-Optionen (Klick auf Bild für größere Ansicht)

 

Bei Word ist die Bibliothek Dokumente als Standardspeicherort vorgegeben. Aber das lässt sich ändern. Drücken Sie dazu auf die Schaltfläche Durchsuchen. Es öffnet sich das Dialogfenster Speicherort ändern.


Neuen Standardspeicherort auswählen (Klick auf das Bild für größere Ansicht)

 

Sie haben nun die freie Wahl, wo neue Dokumente zukünftig abgelegt werden sollen. Klicken Sie auf den entsprechenden Ordner und bestätigen Sie mit OK.

 

Zur Erinnerung:
Die Änderungen in den Optionen sind global, sie beziehen sich demzufolge auf alle Ihre Word-Dokumente.

 

 

 

Wie funktioniert Blended Learning?

Wenn Unternehmen bei ihren Weiterbildungsmaßnahmen auf eine Kombination von Präsenzseminaren und E-Learning setzen, spricht man von  Blended Learning, direkt übersetzt heißt das „vermischtes Lernen“ und wird  in der Pädagogik auch als integriertes Lernen bezeichnet.  Beide Lernarten haben Vorteile, daher werden sie in der beruflichen Weiterbildung bevorzugt zusammen eingesetzt, um so die Flexibilität und die Effektivität von E-Learning mit den sozialen Aspekten der Präsenzschulung zu verbinden.

 

In der beruflichen Weiterbildung sieht das dann folgendermaßen aus:


Meist startet der Kurs mit einem Seminar oder Workshop, bei dem die Teilnehmer und Trainer sich kennen lernen und erste Lerneinheiten gemeinsam bewältigen. Die Trainer bereiten die Kursteilnehmer auf die Lerninhalte vor und können vorab schon auf spezifische Fragen eingehen. Der Dozent kann dann die kommenden Online-Kursgeschehen besser planen und die Bedürfnisse und Interessen der Lernenden berücksichtigen.

In der anschließenden E-Learning-Phase lernen die Kursteilnehmer dann an ihrem Arbeitsplatz weiter. Dabei können sie ihre Lerneinheiten an die aktuelle Auftragslage anpassen und lernen, wann und wo es ihnen passt. Der für Kursteilnehmer meist passive Frontalunterricht wird nun durch den aktiven Teil ausgeglichen. Die unterschiedlichsten Medien stehen dem Nutzer einer didaktisch gut aufbereiteten Software zur Verfügung.

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Tipps vom Profi: Schnellbausteine in Word 2010

Häufig benötigte Textpassagen können Sie als Schnellbausteine speichern und quasi per Knopfdruck in beliebige Dokumente wieder einsetzen. Als Schnellbausteine lassen sich alle Elemente eines Dokuments speichern, wie Überschriften, Formatierungen oder Grafiken. Im Video sehen Sie, wie Sie die Schnellbausteine in Word nutzen.




Tipp: Shortcut zum Menü Schnellbausteine über Alt + F3.

Wie kann ich ein Word-Dokument in eine PDF-Datei umwandeln?

Der Datenaustausch ist aus dem heutigen Arbeitsleben nicht mehr wegzudenken. Das Portable Document Format, kurz PDF, ist zum Austausch von Dateien sehr gut geeignet. Formatierungen und Gestaltung bleiben erhalten. PDF-Dateien können mit frei erhältlicher Software auf jedem Betriebssystem gelesen werden – unabhängig davon, ob der Empfänger mit Microsoft Office arbeitet. Allerdings lassen sich PDF-Dateien nur eingeschränkt bearbeiten.

 

Im Folgenden erfahren Sie, wie sich in Office 2010 Word-Dokumente im PDF-Format speichern lassen.
Sie gehen hierbei vor, als würden Sie Ihr Dokument unter einem neuen Namen speichern. Öffnen Sie die Backstage-Ansicht und aktivieren Sie Speichern unter.
Die Änderung des Dateityps erfolgt im Listenfeld unterhalb des Dateinamens.

 

Dateityp auswählen (Klick in das Bild für größere Ansicht)

 

Öffnen Sie das Listenfeld Dateityp und wählen Sie das Format PDF aus.

 

Dateiformat PDF auswählen

 

Nachdem Sie den Vorgang mit Speichern bestätigt haben, befinden Sie sich wieder in Ihrem ursprünglichen Word-Dokument. Das PDF wurde am Speicherort Ihres Dokuments zusätzlich abgelegt und lässt sich in Word nicht bearbeiten.

 

Durch die Umwandlung eines Word-Dokumentes in ein PDF können Sie also ganz einfach sicherstellen, dass Formatierungen und Gestaltungselemente erhalten bleiben und Ihre Datei unabhängig von Word auf allen Betriebssystemen lesbar ist.

Wie kann ich in Word 2010 durch Formatvorlagen verschiedene Designs auswählen?

Um sich die Formatierung im Word 2010 zu vereinfachen, können Sie verschiedene Designs durch Formatvorlagen auswählen. Diese unterscheiden sich jeweils durch Farbe, Schriftart und Effekte. Ordnen Sie jeder Überschrift eine Überschrift-Vorlage zu, damit Word Ihre Überschriften als solche erkennt.

 

Tipp:
Nur weil eine Zeile anders formatiert ist, erkennt Word diese nicht automatisch als Überschrift. Gehen Sie daher auf Ansicht und setzen Sie ein Häkchen bei Navigationsbereich. Nun werden Ihnen auf der linken Seite alle von Word erkannten Überschriften angezeigt.

 

Sind alle Überschriften als solche gekennzeichnet, werden Sie überrascht sein, wie schnell Sie das Design eines Dokumentes ändern können. Gehen Sie hierzu in das Register Seitenlayout. Dort finden Sie die Gruppe Designs. Öffnen Sie am linken Rand das Listenfeld Designs, wird das umfangreiche Angebot sichtbar.

 

Auswahl der verschiedenen Designs (Klick auf das Bild für größere Ansicht)

 

Berühren Sie mit der Maus die einzelnen Designs, werden diese sofort in Ihrem Dokument sichtbar. Diese LiveVorschau nimmt aber noch keine Änderungen an Ihrem Dokument vor. Klicken Sie jedoch auf eines der Designs, wird dieses Ihrem Dokument zugewiesen. Gefällt Ihnen dieses Design doch nicht, können Sie es wieder rückgängig machen.

 

Stört es Sie, dass ein Design alle Mittel gleichzeitig einsetzt, dann können Sie beispielsweise unter Beibehaltung der Schriftart die Farben ändern. Öffnen Sie hierzu das Listenfeld Designfarben und wählen Sie eine Farbe aus – wieder hilft Ihnen die LiveVorschau bei der Entscheidung.

 

Ändern der Designfarbe (Klick auf das Bild für eine größere Ansicht)

 

Ebenso lassen sich Designschriftarten auswählen.

 

Ändern der Designschriftart (Klick in das Bild für größere Ansicht)

 

Außerdem können Sie gezielt Designeffekte Ihrer Smart-Art-Grafik anpassen.

 

Ändern der Designeffekte (Klick in das Bild für größere Ansicht)

 

Die Designs durch Formatvorlagen helfen Ihnen somit dabei, mit nur wenigen Klicks und ohne großen Zeitaufwand das Design Ihres Dokumentes komplett oder auch nur teilweise zu verändern.

Umstieg auf Office 2010 – was ist zu beachten?

Frau Fuhrmann arbeitet seit langem als Sekretärin in einem mittelständischen Unternehmen und kennt sich mit Office 2003 bestens aus, kann Befehlswege auswendig aufsagen, wenn ihre Kollegen fragen, wie man das ein oder andere hinbekommt. Vor zwei Wochen wurde in ihrem Unternehmen von jetzt auf nachher auf Office 2010 umgestellt. Ihr Chef, Herr Tietz, meinte, das sei ja kein großer Unterschied. Frau Fuhrmann sitzt nun frustriert vor ihrem Rechner, weil altbekannte Wege nicht mehr die gleichen sind, braucht für ihre Aufgaben doppelt so lange wie zuvor und hat das Gefühl, dass ihre ganzen gesammelten Kenntnisse plötzlich nichts mehr wert sind.


Ein Fehler, den viele Unternehmen machen und die Macht der neuen Software unterschätzen. Wichtig ist die richtige Umstiegsqualifizierung für die Mitarbeiter. Das fängt bei einer frühzeitigen Kommunikation auf den Umstieg an und hört bei FAQs zu den benutzten Programmen auf. Herr Tietz hätte seine Mitarbeiter mehr einbeziehen müssen: Information und Motivation der Angestellten sind hier das A und O!

Wie hätte Herr Tietz das besser einfädeln können?
So zum Beispiel: Er hätte Informationsveranstaltungen für alle Mitarbeiter organisieren können. Bei diesen Veranstaltungen wird die Bedienphilosophie der neuen Systeme (Windows 7, Office 2010) vorgestellt und Frau Fuhrmann und ihre Kollegen erhalten einen umfassenden Überblick über die Neuerungen. Das hätte sie dort abgeholt, wo sie gerade steht: eine neues System, von dem man gar nicht weiß, was einen erwartet. Natürlich hat sich Herr Tietz dafür professionelle Hilfe geholt, und qualifizierte Trainer erklären den Mitarbeitern, was auf sie zukommt. Zur besseren Visualisierung zeigen sie das alte und das neue System und präsentieren weitere Qualifizierungsbausteine.

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