Wie kann ich ein Word-Dokument in eine PDF-Datei umwandeln?

Der Datenaustausch ist aus dem heutigen Arbeitsleben nicht mehr wegzudenken. Das Portable Document Format, kurz PDF, ist zum Austausch von Dateien sehr gut geeignet. Formatierungen und Gestaltung bleiben erhalten. PDF-Dateien können mit frei erhältlicher Software auf jedem Betriebssystem gelesen werden – unabhängig davon, ob der Empfänger mit Microsoft Office arbeitet. Allerdings lassen sich PDF-Dateien nur eingeschränkt bearbeiten.

 

Im Folgenden erfahren Sie, wie sich in Office 2010 Word-Dokumente im PDF-Format speichern lassen.
Sie gehen hierbei vor, als würden Sie Ihr Dokument unter einem neuen Namen speichern. Öffnen Sie die Backstage-Ansicht und aktivieren Sie Speichern unter.
Die Änderung des Dateityps erfolgt im Listenfeld unterhalb des Dateinamens.

 

Dateityp auswählen (Klick in das Bild für größere Ansicht)

 

Öffnen Sie das Listenfeld Dateityp und wählen Sie das Format PDF aus.

 

Dateiformat PDF auswählen

 

Nachdem Sie den Vorgang mit Speichern bestätigt haben, befinden Sie sich wieder in Ihrem ursprünglichen Word-Dokument. Das PDF wurde am Speicherort Ihres Dokuments zusätzlich abgelegt und lässt sich in Word nicht bearbeiten.

 

Durch die Umwandlung eines Word-Dokumentes in ein PDF können Sie also ganz einfach sicherstellen, dass Formatierungen und Gestaltungselemente erhalten bleiben und Ihre Datei unabhängig von Word auf allen Betriebssystemen lesbar ist.

Wie kann ich in Word 2010 durch Formatvorlagen verschiedene Designs auswählen?

Um sich die Formatierung im Word 2010 zu vereinfachen, können Sie verschiedene Designs durch Formatvorlagen auswählen. Diese unterscheiden sich jeweils durch Farbe, Schriftart und Effekte. Ordnen Sie jeder Überschrift eine Überschrift-Vorlage zu, damit Word Ihre Überschriften als solche erkennt.

 

Tipp:
Nur weil eine Zeile anders formatiert ist, erkennt Word diese nicht automatisch als Überschrift. Gehen Sie daher auf Ansicht und setzen Sie ein Häkchen bei Navigationsbereich. Nun werden Ihnen auf der linken Seite alle von Word erkannten Überschriften angezeigt.

 

Sind alle Überschriften als solche gekennzeichnet, werden Sie überrascht sein, wie schnell Sie das Design eines Dokumentes ändern können. Gehen Sie hierzu in das Register Seitenlayout. Dort finden Sie die Gruppe Designs. Öffnen Sie am linken Rand das Listenfeld Designs, wird das umfangreiche Angebot sichtbar.

 

Auswahl der verschiedenen Designs (Klick auf das Bild für größere Ansicht)

 

Berühren Sie mit der Maus die einzelnen Designs, werden diese sofort in Ihrem Dokument sichtbar. Diese LiveVorschau nimmt aber noch keine Änderungen an Ihrem Dokument vor. Klicken Sie jedoch auf eines der Designs, wird dieses Ihrem Dokument zugewiesen. Gefällt Ihnen dieses Design doch nicht, können Sie es wieder rückgängig machen.

 

Stört es Sie, dass ein Design alle Mittel gleichzeitig einsetzt, dann können Sie beispielsweise unter Beibehaltung der Schriftart die Farben ändern. Öffnen Sie hierzu das Listenfeld Designfarben und wählen Sie eine Farbe aus – wieder hilft Ihnen die LiveVorschau bei der Entscheidung.

 

Ändern der Designfarbe (Klick auf das Bild für eine größere Ansicht)

 

Ebenso lassen sich Designschriftarten auswählen.

 

Ändern der Designschriftart (Klick in das Bild für größere Ansicht)

 

Außerdem können Sie gezielt Designeffekte Ihrer Smart-Art-Grafik anpassen.

 

Ändern der Designeffekte (Klick in das Bild für größere Ansicht)

 

Die Designs durch Formatvorlagen helfen Ihnen somit dabei, mit nur wenigen Klicks und ohne großen Zeitaufwand das Design Ihres Dokumentes komplett oder auch nur teilweise zu verändern.

Umstieg auf Office 2010 – was ist zu beachten?

Frau Fuhrmann arbeitet seit langem als Sekretärin in einem mittelständischen Unternehmen und kennt sich mit Office 2003 bestens aus, kann Befehlswege auswendig aufsagen, wenn ihre Kollegen fragen, wie man das ein oder andere hinbekommt. Vor zwei Wochen wurde in ihrem Unternehmen von jetzt auf nachher auf Office 2010 umgestellt. Ihr Chef, Herr Tietz, meinte, das sei ja kein großer Unterschied. Frau Fuhrmann sitzt nun frustriert vor ihrem Rechner, weil altbekannte Wege nicht mehr die gleichen sind, braucht für ihre Aufgaben doppelt so lange wie zuvor und hat das Gefühl, dass ihre ganzen gesammelten Kenntnisse plötzlich nichts mehr wert sind.


Ein Fehler, den viele Unternehmen machen und die Macht der neuen Software unterschätzen. Wichtig ist die richtige Umstiegsqualifizierung für die Mitarbeiter. Das fängt bei einer frühzeitigen Kommunikation auf den Umstieg an und hört bei FAQs zu den benutzten Programmen auf. Herr Tietz hätte seine Mitarbeiter mehr einbeziehen müssen: Information und Motivation der Angestellten sind hier das A und O!

Wie hätte Herr Tietz das besser einfädeln können?
So zum Beispiel: Er hätte Informationsveranstaltungen für alle Mitarbeiter organisieren können. Bei diesen Veranstaltungen wird die Bedienphilosophie der neuen Systeme (Windows 7, Office 2010) vorgestellt und Frau Fuhrmann und ihre Kollegen erhalten einen umfassenden Überblick über die Neuerungen. Das hätte sie dort abgeholt, wo sie gerade steht: eine neues System, von dem man gar nicht weiß, was einen erwartet. Natürlich hat sich Herr Tietz dafür professionelle Hilfe geholt, und qualifizierte Trainer erklären den Mitarbeitern, was auf sie zukommt. Zur besseren Visualisierung zeigen sie das alte und das neue System und präsentieren weitere Qualifizierungsbausteine.

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Ausgezeichnete Lernsoftware

Auch in diesem Jahr hat die Know How! AG in der Kategorie „Standard IT-Lernsoftware“ die Auszeichnung Anbieter des Jahres des eLearningCHECK 2011 erhalten. Mit 17,31 Punkten belegten wir in dieser Kategorie unangefochten den ersten Platz.

Für uns ist eine solche Auszeichnung einer Kundenzufriedenheitsstudie natürlich der beste Beweis, dass wir mit unserer Office-Lernsoftware genau die Bedürfnisse unserer Kunden abdecken. Die in der Studie abgefragten Kriterien waren:

  • Technologische Qualität
  • Anwenderunterstützung
  • Didaktische Qualität und Umfang
  • Kundenspezifische Anpassungen
  • Internationaler Einsatz
  • Service-Qualität
  • Preis-/Leistungsverhältnis

Neben der Qualität der Lernsoftware ist unser Anspruch an Service und Kundenorientierung entscheidend für die hohe Zufriedenheit unserer Kunden. Der schnelle und direkte Zugriff auf die Lerninhalte aus der Echtanwendung ist außerdem ein wichtiges Kriterium, denn nur so kann der Einsatz am Arbeitsplatz und das situative Lernen gewährleistet werden.

 

Hier können Sie den eLearningCHECK-Gesamtreport komplett lesen:
http://www.checkpoint-elearning.de/downloads/eLearningCHECK_2011.pdf

Bei Lernsoftware wird Know How! zum Benchmark-Anbieter

Seit der Einführung von Office 2010 verlassen sich zahlreiche große und kleinere Unternehmen auf die Lernsoftware der Know How! AG und ermöglichen ihren Mitarbeitern so einen erfolgreichen Umstieg auf Windows 7 und Office 2010.


Einen Auszug unserer Referenzen finden Sie hier:

 

Die RWE hat sich für den Umstieg auf Windows 7 und Office 2010 für ein Web Based Training der Know How! AG  entschieden. Insgesamt wurden 21.000 Mitarbeiter geschult; für weitere 42.000 Mitarbeiter wurden Umstiegshilfen auf Deutsch und Englisch bereitgestellt.

 

 

Um den Umstieg von Office 2003 auf Office 2010 zu erleichtern, wurde bei der EnBW die Lernsoftware sowie die Umstiegshilfen der Know How! AG eingesetzt. So wurden 20.000 Mitarbeiter flexibel und bedarfsgerecht geschult.

 

 

Die Handelskette SPAR hat für ihre Angestellten den Umstieg auf Office 2010 leicht gemacht: Mit dem Umsteigerlernprogramm der Know How! konnte die Qualifizierung von 2.000 Mitarbeitern erfolgreich durchgeführt werden.

 

 

Die GE Healthcare hat sich für ein Pilotprojekt mit dem Umsteigerlernprogramm auf Office 2010 entschieden und damit 20.000 Mitarbeiter auf die Migration auf MS Office 2010 vorbereitet.

 

 

 

Das Oberlandesgericht Bayern hat die Know How! AG damit beauftragt, individuelle Lernunterlagen für Windows 7 und Office 2010 herzustellen. 15.000 Mitarbeiter konnten so fundiertes Wissen aufbauen.

 

 

 

 

Bei der Wacker Chemie AG wird der Rollout von Windows 7 und Office 2010 mit Know How! Lernprogrammen unterstützt. 12.000 Mitarbeiter haben so weltweit Zugriff auf die Umsteigerlernprogramme in ihrer Sprache. Über die Ribbontechnologie für das Know How!-AddIn werden bei Systemstart die Ländereinstellungen von Windows ermittelt und anschließend die Lernsoftware in der jeweiligen Landessprache installiert.  (Projektlaufzeit: März 2011 bis Herbst 2012)


 

 

Ab Juli 2011 wird bei Allianz Global Investors der Umstieg auf Windows 7 und Office 2010 statt finden. Mit dem neuen Know How! CourseManager erhalten die 2.000 Mitarbeiter Zugriff auf die deutschen und englischen Umsteiger- und Vollprogramme sowie die Umstiegshilfe. Wie bei Wacker wird auch hier das Know How!-AddIn für die Sprachermittlung verwendet. (Projektlaufzeit: Juli 2011 bis Dezember 2011)

Wo finde ich die Seitenansicht in Word 2010?

Unnötige Probeausdrucke vermeiden Sie, wenn Sie sich vor dem Drucken die Seitenansicht ansehen. Während die Seitenansicht in Microsoft Word 2003 ein eigenes Icon in der Menüleiste hatte, ist die Seitenansicht nun dort, wo man sie benötigt: im Backstage-Bereich bei den Druckeinstellungen.

Öffnen Sie den Backstage-Bereich über einen Klick auf die Schaltfläche Datei.

Dann klicken Sie in der linken Menüleiste auf Drucken.

 

Seitenansicht in den Druckoptionen (Klick auf das Bild für größere Ansicht)
Seitenansicht in den Druckoptionen (Klick auf das Bild für größere Ansicht)

 

Dann sehen Sie im rechten Bereich die Druckvorschau.

 

Tipp:

Alternativer Weg: Aktivieren Sie den Vollbild-Lesemodus über die Schaltfläche in der Statusleiste (unten).

 

 

In diesem Modus nutzt Word den gesamten Bildschirm, um Ihnen das komplette Dokument zu zeigen. Einstellungsmöglichkeiten bietet das Listenfeld Ansichtsoptionen oben rechts. Öffnen Sie es mit einem Klick. Wählen Sie die Option Gedruckte Seiten anzeigen.

 

 

 

Nun sehen Sie Ihr Dokument exakt so, wie es ausgedruckt wird und können es kontrollieren. Und falls Sie beim Lesen einen Tippfehler entdecken, klicken Sie wieder auf das Listenfeld Ansichtsoptionen und wählen Sie die Funktion Eingabe zulassen. Dann können Sie den Cursor an eine beliebige Stelle des Dokuments setzen und so Änderungen vornehmen. Wenn Sie mit Ihrem Dokument zufrieden sind, wählen Sie links oben die Funktion Seitenansicht und Drucken.

 

 

 

So öffnet sich wieder das Drucken-Fenster in der Backstage-Ansicht mit der Druckvorschau im rechten Bereich.

Für ganz Schnelle:
Mit der Tastenkombination Steuerung + P gelangen Sie in die Druckvorschau.

Damit kennen Sie zwei Möglichkeiten, Ihr Dokument vor dem Ausdrucken zu kontrollieren: den Vollbild-Lesemodus und die Druckvorschau.

Warum E-Learning für das Unternehmen besser ist!

Derzeit stellen viele Unternehmen ihre Betriebssysteme auf Windows 7 um. Damit zieht auch die Office 2010 Lösung in die Büros ein und die Mitarbeiter kommen plötzlich nicht mehr mit den Standardanwendungen klar. Für Unternehmer und Personalverantwortliche stellt sich bei solchen unternehmensübergreifenden Veränderungen immer die Frage, wie sie ihr Personal am Besten für die neue Software qualifizieren können. Wenn sich ein Unternehmen für die klassische Präsenzschulung entscheidet, muss mitberechnet werden, wie lange das Personal ausfallen wird. Eine andere und im Endeffekt kostengünstigere Art der Schulung ist E-Learning. Mithilfe einer meist webbasierten Lernsoftware (Web Based Training) können sich die Mitarbeiter mit multimedialen und interaktiven Lernkapiteln auseinandersetzen. Oft wird WBT in Kombination mit Präsenzschulungen abgehalten, dann spricht man von Blended Learning.

 

Am Beispiel einer Office 2010 Schulung sieht E-Learning so aus:
Die ganze Belegschaft nimmt an der ersten Präsenzschulung teil, bei der ein qualifizierter Trainer die Neuerungen und Veränderungen der Software erläutert. Die Mitarbeiter werden in dieser Phase motiviert und auf Office 2010 neugierig gemacht. Außerdem wird die Lernsoftware erläutert, mit der sich die Angestellten fit für den Umstieg machen werden. Anschließend geht es in die Praxis und die Mitarbeiter ermitteln ihren Lernbedarf mithilfe des Lernprogramms. In kleinen Etappen können sie sich durch die verschiedenen Kapitel von Word, Excel etc. arbeiten und Inhalte vertiefen. Dabei können sie gleichzeitig ihren Lernfortschritt beobachten und – im Gegensatz zu einer Präsenzschulung – sich die Kapitel aussuchen, die für sie wirklich wichtig sind. Die Mitarbeiter entwickeln so individuell ihre Kompetenzen und setzten sich mit den Lerninhalten auseinander die für ihren Arbeitsplatz relevant sind. Der große Vorteil gegenüber eines reinen Präsenztrainings liegt darin, dass ein Großteil der Arbeitsfähigkeit der Mitarbeiter erhalten wird, weil sie den Kurs am eigenen Arbeitsplatz machen und so weiter wichtige Mails und Anrufe bearbeiten können. Aufgrund der kurzen Lerneinheiten, kann der Mitarbeiter immer wieder mal ein paar Minuten Training einlegen, wenn es der Berufsalltag erlaubt.

 

Nicht nur für die Mitarbeiter bieten E-Learning-Kurse einen bedeutenden Mehrwert; auch das Unternehmen profitiert von dieser Art der Weiterbildung. Durch gezielten und innovativen Ausbau von Kompetenzen steigt die Zufriedenheit bei den Mitarbeitern, was sich auf ihre Arbeit und letztlich auch auf die Kundenzufriedenheit auswirkt. Außerdem können in kurzer Zeit viele Mitarbeiter gleichzeitig und auf Wunsch in ihrer Muttersprache geschult werden – von den nur geringen Ausfallzeiten profitieren Unternehmen und Mitarbeiter.

Wo finde ich die AutoKorrektur-Optionen in Office 2010?

Wie alle allgemeinen Einstellungen für Microsoft Office 2010 finden Sie die AutoKorrektur-Optionen im Backstage-Bereich.

Sie öffnen den Backstage-Bereich durch einen Klick auf das Register Datei und klicken dann auf die Schaltfläche Optionen.

Im linken Navigationsbereich wählen Sie den Eintrag Dokumentprüfung.

 

AutoKorrektur-Optionen in Office 2010 (Klick auf das Bild für größere Ansicht)
AutoKorrektur-Optionen in Office 2010 (Klick auf das Bild für größere Ansicht)

 

Klicken Sie dann auf die Schaltfläche AutoKorrektur-Optionen.
Über die Register im Autokorrektur-Fenster können Sie nun die gewohnten Einstellungen vornehmen.

Roadshow-Info-Tag für Windows 7 und Office 2010

Am Freitag, den 10. Juni 2011 veranstaltet die Know How! AG in Frankfurt von 09.30 – 13.30 Uhr einen Roadshow-Info-Tag für Windows 7 und Office 2010.


Die Umstellung auf Windows 7 und Microsoft Office 2010 erfordert eine schnelle und effiziente Schulung aller betroffenen Mitarbeiter. Das bewährte Roadshow-Konzept ermöglicht allen Ihren Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen, die neue Software zeitnah nach der Einführung zu bedienen. Basierend auf einem Baukastensystem kann so die optimale Qualifikation für jeden Roll-Out konzipiert werden.

 

Beim Roadshow-Info-Tag beantworten wir folgende Fragen:

  • Wie sehen die neuen Microsoft-Produkte aus?
  • Wie groß sind die Änderungen zu früheren Versionen?
  • Wie müssen die Mitarbeiter informiert und qualifiziert werden?
  • Welche Bausteine bietet das Roadshow-Konzept?
  • Welche Möglichkeiten bieten sich damit für mein Unternehmen?

 

Die Veranstaltung ist leider bereits ausgebucht.

Mehr Informationen über das Roadshow-Konzept finden Sie auf der Know How! AG Webseite.

Das Menüband ist verschwunden!

Grundsätzlich kann in allen Microsoft Office 2010 Anwendungen das Menüband ein- und ausgeblendet werden, damit Sie sich besser auf Ihre Arbeit konzentrieren können und keine ablenkenden Schaltflächen mehr sichtbar sind. Sollten Sie das Menüband unabsichtlich ausgeblendet haben, können Sie es ganz einfach wieder maximieren:

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Register im Menüband (z. B. auf das Register Start).

Folgendes Kontextmenü erscheint:

 

Wählen Sie hier den Eintrag Menüband minimieren ab.

Und schon ist das Menüband wieder sichtbar!

 

Tipp:
Noch einfacher geht es per Doppelklick auf einen Registernamen im Menüband

Alternativ können Sie auch über den kleinen Pfeil rechts oben das Menüband ein- oder ausblenden lassen.

 

Menüband ein- und ausblenden (Klick auf das Bild für größere Ansicht)
Menüband ein- und ausblenden (Klick auf das Bild für größere Ansicht)

Minmiertes Menüband in Word 2010 (Klick auf das Bild für größere Ansicht)
Minmiertes Menüband in Word 2010 (Klick auf das Bild für größere Ansicht)