O365@KH – Wir sind Office-Experten!

O365 Know How

Wer die Know How! AG kennt, weiß, dass wir schon ziemlich lange anderen Unternehmen dabei helfen, Microsoft Office bei sich zu etablieren. Warum also rufen wir ausgerechnet jetzt dieses Motto aus? Und was heißt das eigentlich – auch für unseren Arbeitsalltag? Die Antwort heißt, wie so oft in letzter Zeit, Microsoft Office 365.

Bei Office-Anwendungen denken die meisten an Word, Excel und PowerPoint. Aber wir wollen intern endlich alle Möglichkeiten des Digital Workplace nutzen. Daher geht es bei unserem Projekt „O365@KH“ um andere Anwendungen. Teams, Planner, OneNote, SharePoint, … die Office-Produktpalette ist in den letzten Jahren sehr umfangreich geworden und soll vor allem das gemeinsame Arbeiten erleichtern. Wir wollen die Vorteile des kollaborativen, digitalen Arbeitens nutzen – und mit unseren Erfahrungen noch besser unseren Kunden helfen.

Das Projekt: O365@KH

Die Einführung von Office 365 ist kein IT-Projekt, sondern ein Change-Prozess. Das ist nicht nur eine Marketing-Floskel, sondern die Grundlage für alle Maßnahmen rund um die Einführung. Natürlich muss die IT funktionieren – aber die Mitarbeiter/innen müssen auch damit umgehen können.

Deswegen haben wir ein Projektteam mit verschiedenen Experten zusammengestellt:

  • Projektleitung: Diane Stolz
  • Kommunikation: Stefanie Wurster
  • Learning Designer: Benjamin Schäfer
  • Experten für die Office-Sprechstunde: Veronika Tomasu und Kathrin Buess

Das Team wird vom Management unterstützt, sowie vom Digital Workplace Expert Timo Mornhinweg beraten. Und dann gibt es natürlich noch Consultants und Unterstützer in verschiedenen Abteilungen.

Planung ist alles

Bevor Maßnahmen ergriffen wurden, haben wir uns erstmal den Ist-Zustand angesehen: Die Know How! AG ist mit rund 120 Mitarbeiter/innen nicht sehr groß, hat aber vier Standorte, die bei Kundenprojekten zusammenarbeiten. Die Mitarbeiter/innen haben sehr unterschiedliches Vorwissen, in der Verwaltung z. B. nur Grundwissen, im Produktmanagement dagegen auf Experten-Level. Je nach Wissensstand haben einige Abteilungen schon mit O365 gearbeitet, während andere gar nicht genau wussten, wo die Vorteile liegen.

Das Ziel des O365-Rollouts stand dagegen fest. Wir wollen unsere Zusammenarbeit optimieren, zielführend kommunizieren und mobiles Arbeiten erleichtern. Gerade abteilungsübergreifende Projekte können vom Digitalen Arbeitsplatz profitieren: Wenn Teammitglieder viel unterwegs sind oder an einem anderen Standort sitzen, kann man sich nicht immer direkt austauschen. Dann fressen TelKos mitsamt Protokoll und E-Mail-Pingpong Zeit, in der man hätte effektiv arbeiten können. Mit einer Anwendung wie Teams kann man dagegen (Chat-)Unterhalten festhalten und während eines Video-Anrufs gemeinsam an einem Dokument arbeiten.

Um das Ziel zu erreichen, brauchten wir eine Strategie. Die haben wir aber nicht bis ins Detail ausgearbeitet, sondern das Projekt agil geplant. Die technischen Aspekte wurden frühzeitig geklärt, z. B. die Entscheidung für die Cloud und Fragen der Datensicherheit. Für die Mitarbeiter/innen gab es nur wenige feste Termine (z. B. beim Umzug von Yammer), an die auf verschiedenen Kanälen erinnert wurde. Stattdessen mussten sie sich aktiv beteiligen und in Exploration-Camps innerhalb ihrer Abteilung Regeln definieren, wo Informationen liegen und wie sie miteinander kommunizieren wollen. Außerdem wurde der O365-Rollout in die Unternehmensziele nach der OKR-Methode integriert. Damit werden selbstbestimmtes Arbeiten und ständige Verbesserungen gefördert.

Ganzheitlicher Ansatz – auch beim internen Projekt

Unser Motto lautet „we enable people“. Das gilt auch für unsere eigenen Mitarbeiter/innen – und garantiert, dass sich der ganze Aufwand lohnt. Deswegen haben wir nicht einfach die Software zur Verfügung gestellt und das war’s. Wir wollen, dass sie die neuen Tools auch nutzen und besser arbeiten können als vorher. Deswegen haben wir einen ganzen Blumenstrauß an Maßnahmen im Einsatz. Sensibilisierung, Wissen vermitteln, Performance Support, … im nächsten Beitrag gibt es dazu mehr.

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