Yammern auf hohem Niveau

 

Was ist Yammer eigentlich?

Ein unternehmensinternes Social Network, welches ursprünglich als Microblogging Idee entstanden ist, mittlerweile aber schon viel mehr kann, als die bloße Aktualisierung der eigenen Statusmeldung. Der Zugang wird über die Internet Domain der Nutzer gesteuert.

 

Rein darf nur, wer zum Unternehmen gehört oder explizit eingeladen wird. Die Informationen werden geteilt und sind damit allen erforderlichen Empfängern zugänglich.

 

 

Muss ich mich von nun an selbst informieren?

 

Wenn man ehrlich ist, war das sicherlich einer der ersten Gedanken, als Yammer vor nun schon mehr als einem Jahr eingeführt werden sollte.
Die bekannte Konsequenz der Einführung neuer Programme ist nicht selten Begeisterungsträgheit und schlichtweg keine Motivation, sich mit dem Material auseinander zu setzen. Viele Menschen, die beruflich mit Change-Management zu tun haben, kennen diese Situation.

 

Jetzt fragen Sie sich sicherlich, wie diese Geschichte bei der Know How! AG ausgeht? Der häufig vernommene Satz: „Ich könnte nicht mehr ohne Yammer“ ist nur der Anfang einer wunderbaren Freundschaft.
Und wie diese Freundschaft aussieht, zeigt die Auswertung der Ergebnisse einer Umfrage über Yammer  von 59 Know How! Mitarbeitern:

 

Um immer up-to-date zu bleiben nutzen 81,4% der Mitarbeiter Yammer durchschnittlich bis oft im Arbeitsalltag. Es gibt keinen Mitarbeiter, der Yammer nicht zur Meinungsbildung und zur Beobachtung nutzt. Auch die Nutzung geschlossener Gruppen stellt für viele Mitarbeiter einen wichtigen Bestandteil ihrer Projektarbeit dar: „…am effektivsten finde ich die Nutzung von Yammer für Einzel-Netzwerke und kleine Projekte…“

 

Fühlen Sich Mitarbeiter durch Microblogging besser informiert? Die Antwort lautet zu 95% „Ja“
Was die Reduktion des firmeninternen E-Mail-Verkehrs angeht, so sind fast 73%der Mitarbeiter davon überzeugt, dass dieser sich reduziert hat. Über Yammer kann viel Information an viele Empfänger gleichzeitig verteilt werden. So entscheidet man einfach selbst, ob man ein potentieller  CC-Empfänger ist oder nicht.

 

Als die Befragten ihre Yammer-Nutzung mit ihrer Facebook-Nutzung vergleichen sollten, so zeigte sich, dass der Anteil derer, die in Yammer viel aktiver sind, sogar bei 56% liegt. Dies entspricht  unserer Überzeugung, dass man kein Facebook-Profi oder gar Digital Native sein muss, um gut mit den Web 2.0 Anforderungen zurecht zu kommen.
Auch wenn nicht alle Mitarbeiter Social Media Kanäle privat nutzen, ist die Akzeptanz für Aktivitäten in dieser Richtung groß: Insgesamt  71% finden es sinnvoll, Social Media für Unternehmenskommunikation und -kollaboration einzusetzen.

 

Was schließen wir aus diesen Ergebnissen?   

  1. Auch wenn anfangs vor allem im Hinblick auf die Eigenverantwortlichkeit bei der Infobeschaffung Zurückhaltung herrscht, kann mit der richtigen Schulung und auch Unterstützung durch die Geschäftsführung viel Begeisterung und großes Engagement erzeugt werden.
    Diese Einschätzung wird auch durch die vom cki Kommunikationsmanagement erhobenen Daten bestärkt: Social Media Führungskräfte wissen um die Wichtigkeit gezielter Schulungen für den Erfolg und schreiben einer guten internen Vernetzung einen hohen Stellenwert im Hinblick auf Kundendialog, Steigerung der Markenbekanntheit und Marken-Etablierung zu.
  2. Mitarbeiter, die besser informiert sind, fühlen sich besser und engagieren sich stärker abteilungsübergreifend. Denn manchmal sitzt der Experte für eine spezifische Anfrage nicht unbedingt auf dem gleichen Stockwerk.
  3. Guidelines helfen dabei, effizienteres Yammern zu fördern und gleichzeitig auch Hürden zu überwinden. Denn: Wer weiß, was er tut, tut es mit Freude.

 

Haben Sie schon mal darüber nachgedacht, Microblogging in Ihrem Unternehmen einzusetzen? Schreiben Sie über Ihre Erfahrungen und stellen Sie gerne auch Fragen, wir können Sie in jeder Hinsicht kompetent beraten.

#Arbeitszeit: Jeder, wie er will

8.30 Uhr. Um diese Uhrzeit bin ich donnerstags immer im Büro, um am wöchentlichen Teammeeting teilnehmen zu können. Infos werden ausgetauscht, anstehende Projekte grob skizziert, manchmal kommen auch persönliche Themen zur Sprache. Das Briefing dauert in der Regel nicht lange, 10 Minuten im Schnitt, ist aber für unsere Zusammenarbeit enorm wichtig. Als vier Teilzeitkräfte mit unterschiedlichen Zeitmodellen und Verantwortungsbereichen haben wir sonst kaum die Möglichkeit unseren Teamspirit aufzubauen, und zwar auf regelmäßiger Basis. Nicht nur das Persönliche spielt dabei eine Rolle, sondern auch das Gefühl des „Zusammenwirkens“ und des „Bescheid-Wissens“.

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Wie funktioniert erfolgreiche interne Kommunikation?

Wir freuen uns über diesen Gastbeitrag von Veit Mathauer zum Thema interne Kommunikation. Schon von je her unterstützen wir Kunden bei der internen Kommunikation. Dennoch haben sich über die Jahre die Mittel verändert. Natürlich machen wir immer noch Print-Mitarbeiterzeitschriften. Aber immer häufiger unterstützen wir dabei, Social-Media-Plattformen für die interne Kommunikation zu implementieren und richtig zu bespielen.

 

Damit diese Kanäle besonders von den Mitarbeitern gut angenommen werden, müssen einige Faktoren beachtet werden, die ich am Beispiel meiner Agentur Sympra aufzeigen will.

Erfolgsfaktoren

Der erste Schritt besteht in einer Bestandsaufnahme:

  • Was wollen wir an der internen Kommunikation im Unternehmen ändern?
  • Wo gibt es Verbesserungspotenzial?

Was erwarten wir von diesen Änderungen, und was sind wir bereit zu investieren?

Eine solche Analyse liefert Begründungen für die geplanten Maßnahmen und motiviert so die Mitarbeiter sich einzubringen. Anschließend müssen die entsprechenden Ressourcen bereitgestellt und es ist zu klären, wer welche Aufgabe übernimmt. Schulungen, Workshops und Einzelcoachings helfen dabei, die Medienkompetenz der Mitarbeiter zu erweitern. Denn genauso wie für die externe Kommunikation gilt intern: Die Qualität der Beiträge entscheidet maßgeblich über den Erfolg der Kommunikationskanäle.
Im gesamten Prozess muss das Management Vorbild sein. Gleichzeitig sollte es die konsequente Nutzung der neuen Kommunikationskanäle sicherstellen.
Letztlich muss überprüft werden, ob die Vorteile, die man sich von der Einführung der neuen internen Kommunikationstools erhofft, auch tatsächlich eintreten. Das kann mithilfe von Monitoring oder Feedback geschehen. Gegebenenfalls kann man Änderungen oder Anpassungen vornehmen.

 

Unser interner Sympra-Blog

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Aus der Praxis: Wie Microblogging die Unternehmenskultur verändert

In unterschiedlichen Beiträgen haben wir bereits darüber berichtet, wie sich Arbeitsweise und Kommunikation bei uns verändert haben, seit wir das Microblogging-Tool Yammer einsetzen. Wenn sich eine solche Plattform durchsetzt, kann jedoch noch viel mehr passieren, als „nur“ eine Verbesserung der Teamarbeit oder besseres Zeitmanagement. Je nachdem, wie das Unternehmen aufgestellt ist, können sich sogar wichtige Eckpfeiler der Unternehmenskultur verändern. Beispielhaft hier, was sich bei uns seither getan hat:

 

Hierarchische Grenzen verschwimmen

Um Microblogging-Werkzeuge erfolgreich einzusetzen, bedarf es einer breiten Masse von Mitarbeitern, die mitmachen – sonst funktioniert es nicht. Idealerweise sind Führungskräfte und Vorstand ganz vorne mit dabei und treiben die Veränderung der Kommunikation voran. Je nachdem, wie diese das Tool verwenden, können Mitarbeiter viel besser up-to-date bleiben, was die Chefs denn so tun und wo sie sind. Ein Posting zum erfolgreichen Akquisetermin oder die Ankündigung eines neuen Mitarbeiters wird schnell mit einem Kommentar oder „Gefällt mir“ versehen.

 

Dadurch, dass Mitarbeiter in Echtzeit sehen können, was die Vorgesetzten tun, wird die Transparenz erhöht. Und vielleicht verändert sich auch beim einen oder anderen Mitarbeiter die bisherige Wahrnehmung des Chefs. Ein lustiger Kommentar hier, ein witziges Bild dort machen den Vorgesetzten menschlicher und greifbarer. Besonders, wenn man an einem anderen Standort sitzt, als der Chef. Das bringt uns schon zum nächsten Punkt:

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Working Social – neue Wege der Zusammenarbeit

Als Projektleiterin und Trainerin bei der Know How! AG bin ich oft tageweise nicht im Büro, sehe die Kollegen nur selten, und manch einer könnte jetzt denken, dass ich den Anschluss verliere und vom Tagesgeschäft gar nichts mitbekomme. Doch weit gefehlt, denn – Social Media sei Dank! – bin ich ziemlich gut auf dem Laufenden! Wie das geht, möchte ich hier mit Ihnen teilen. Anhand von konkreten Beispielen, die uns im Team „Beratung & Qualifizierung“ aufgefallen sind, beschreibe ich die Vorteile des Enterprise Social Networks yammer im Arbeitsalltag.

 

Wie alles begann

Vor etwa zwei Jahren haben wir bei der Know How! AG testweise intern angefangen, yammer zu nutzen. Ich war damals schon in dieser Versuchsphase dabei, und es war erstaunlich, wie rasch neue Kollegen dazu gestoßen sind und aktiv mitgemacht haben. Recht schnell war für uns klar, dass wir hier eine Kollaborationsplattform für uns entdeckt haben, die prima bei uns im Unternehmen funktionieren kann. Daher bildeten wir eine Arbeitsgruppe, arbeiteten Konzepte aus und holten die Geschäftsführung mit ins Boot, damit wir das Tool künftig unternehmensweit einführen konnten.

 

Wie alle lernten

Aus der Testphase, in der wir einfach mal experimentiert haben, wurde für uns ein reales Projekt, denn jetzt ging es daran, die Know How! AG mit über 80 Kollegen an 3 Standorten fit für yammer zu machen. Da wir dafür ja Experten sind, war das kein Problem: Mit verschiedenen Seminarmethoden (z.B. Lunch and Learn, Webinaren, Schulungen etc.) wurden die Mitarbeiter geschult, Vorteile erläutert und auf diesen Change unserer Kommunikation vorbereitet. Diese Phase ist extrem wichtig, damit es dann zu einer erfolgreichen Zusammenarbeit über die Plattform kommen kann. Denn erst, wenn alle wissen, warum wir das machen und vor allem, wie es geht, machen sie auch tatsächlich mit.

 

Wie viel besser alles ist

In meinem Arbeitsbereich „Beratung & Qualifizierung“ sind wir zehn Personen, von denen die Hälfte – genau wie ich –  ständig unterwegs ist. Sich da gut zu organisieren, ist nicht so einfach.

 

sad_face  Früher: Damit wir uns im Team regelmäßig austauschen, haben wir immer montags von 17 bis 18 Uhr eine Telefonkonferenz organisiert. Natürlich ist es schön, die Stimmen der Kollegen zu hören. Aber leider ist es auch zeitlich meist sehr ungeschickt gewesen: Wenn ich beim Kunden war, konnte ich nicht teilnehmen und habe so Informationen verpasst. Oft war es dann auch so, dass ich Neuigkeiten erzählt bekam, die mich jetzt im Moment eigentlich nicht interessieren, ich aber vielleicht irgendwann noch wissen sollte.

 

happy_face  Heute: Wir haben die Montags-Telko komplett abgeschafft. Alle Informationen werden in unserer Gruppe in yammer geteilt. Das hat aber nicht nur den Vorteil, dass wir jetzt manchmal am Montag früher Feierabend machen können, sondern ist weitaus vielschichtiger:

  1. Informationen werden in Echtzeit geteilt: Direkt nach dem Kundentermin berichten wir auf yammer schon davon. Der Informationsverlust ist gering, weil eben gleich aufgeschrieben wird, was war, was gemacht werden muss etc.
  2. Die richtige Zielgruppe ansprechen: Es muss nicht lange überlegt werden, für wen die Information interessant ist. Einfach in die Gruppe „B&Q“ posten, dann erhalten alle die Information. Was der jeweilige Kollege dann mit den Informationen tut, ist seine Sache.
  3. Rasche Rückmeldung: Durch die Funktionen „Like“ und „Reply“ kann schnell auf die Posts reagiert werden. Da braucht es dann keine vielen Worte, manchmal reicht auch ein Klick, um Gefallen oder Zustimmung auszudrücken.
  4. yammer als Wissensdatenbank: Nicht alle Informationen sind für uns gleich wichtig. Manchmal werden sie vielleicht auch erst in ein paar Wochen relevant. Dann suchen wir in yammer und finden gleich den richtigen Ansprechpartner im Unternehmen, der sich mit dem gleichen Thema auch schon mal auseinander gesetzt hat. So gibt es wieder Anknüpfungspunkte zur Zusammenarbeit, bzw. ich kann Informationen von Kollegen nutzen und meine Arbeit so schneller erledigen.

 

sad_face  Früher: Haben wir uns im Team natürlich auch jede Menge Mails geschickt. Zu den unterschiedlichsten Themen. Sei es eine Abstimmungssache für den nächsten Termin oder Fragen zu aktuellen Projekten und Kunden.

 

happy_face  Heute: Erfahre ich solche Dinge in yammer. Wir haben unterschiedliche Gruppen angelegt, für die verschiedensten Fachbereiche: Von Social Media über IT etc. Hat das meine Mails reduziert? Sie werden es kaum glauben: Das Mailaufkommen ist bei mir intern um 70 Prozent gesunken! Die Zusammenarbeit hat sich für uns dadurch revolutioniert, wie folgender Screenshot schön zeigt. Einer regt ein Thema an, in diesem Fall die Agenda für unser Meeting und die anderen Gruppenmitglieder schließen sich an. Bei diesem virtuellen Brainstorming werden schnell wertvolle Agenda-Punkte gesammelt und das wichtigste: Jeder kann sich dazu einklinken, wenn es zeitlich passt. Es werden nicht zig Mails hin- und her geschickt, wo ich dann erst mal schauen muss, auf welchem Stand wir gerade sind, ich sehe das alles in yammer in einem Posting:

 

yammer_b+q
Zeitsparen und Mitbestimmen: Kollaboration bei der Know How! AG

 

 

 sad_faceFrüher: Habe ich mit Kunden und Partnern vieles per E-Mail oder telefonisch abgeklärt.

 

happy_face  Heute: Nutzen wir Gruppen teilweise auch mit Kunden und Partnern für konkrete Projekte und deren Planung. Das wurde von allen Seiten sehr gut aufgenommen und somit haben wir auch hier ein effizienteres Arbeiten ermöglicht, da wir viel zeitunabhängiger sind und z.B. nicht erst warten müssen, bis der Kunde wieder telefonisch erreichbar ist.

 

yammer_mobil

sad_face  Früher: Bin ich nach Kundenterminen einfach heimgefahren. Wenn ich dann das nächste Mal im Büro war, habe ich vom Termin erzählt und andere Dinge von den Kollegen erfahren, das hat ganz schön viel Zeit in Anspruch genommen!

 

 

happy_face  Heute: Sitze ich mit dem Smartphone im Zug und schaue in yammer, was so im Büro passiert ist. Außerdem schreibe ich gleich einen kleinen Bericht, wie es bei mir war und welche nächsten Schritte sich daraus auch für die Kollegen ergeben. Die mobile Nutzung ist für mich extrem wichtig. So kann auch schnell mal ein Bild aus dem Zug oder von der Messe gepostet werden. Die Info kommt für uns alle in Echtzeit an, und wir können darauf reagieren, wenn es notwendig ist. Müsste ich hierfür jedes Mal mein Laptop auspacken, würde ich es nicht tun. Die mobile Nutzung des Netzwerks war für unsere Entscheidung ausschlaggebend.

 

Wie das funktioniert

Damit so etwas im Unternehmen realisiert werden kann, ist es extrem wichtig, dass die Führungskräfte mitmachen, die Sache unterstützen und die neue Art der Kommunikation und Zusammenarbeit vorleben. Wenn ich beispielsweise kurz was telefonisch oder per Mail klären wollte, hat meine Chefin immer gesagt „Stell es doch bitte in yammer, dann sehen es alle, und wir können gemeinsam eine Entscheidung treffen.“ Das hat sie konsequent durchgehalten, bis es jeder im Team verinnerlicht hatte. Wenn so ein neues Tool etabliert werden soll, ist es unabkömmlich, dass jemand den „Hut auf hat“ und zwischen drin immer wieder erinnert, was man ausgemacht hat.

 

 

Ha! Endlich wusste ich mal was vorher: Social Collaboration

Als ich den Tatel heute Morgen nach Communote und Yammer gefragt habe, meinte er, dass er auch schon darüber nachgedacht hat und wir das mal bei unserer nächsten Mitarbeitersitzung diskutieren sollten. Seit wir dieses E-Learning haben, ist er viel offener für Veränderungen, früher hat er immer alles Neue abgelehnt. Ich bin echt beeindruckt! Und er hat mich sogar gelobt, als ich ihm ein wenig stolz erzählt habe, dass ich im Kapiteltestspiel zu Modul 7 alles richtig gemacht habe. (Zugegeben, ich habe verschwiegen, dass es in dem Modul ums Wiki ging, damit kenne ich mich ja eh schon voll gut aus.) Aber selbst ich hab noch was Neues zum Wiki gelernt. Jemand, der den Überblick über einzelne Wiki-Seiten behält und aufpasst, dass keine Dopplungen oder verwaiste Seiten entstehen, nennt man einen Wiki-Gärtner. Das bin dann quasi ich, Blumen mochte ich ja schon immer.

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Schwätzen heißt jetzt Social Communication

Früher hat man sich einfach zusammengesetzt und miteinander geredet, wenn es etwas zu besprechen gab. Heutzutage macht man scheinbar Social Communication!

 

Mittlerweile hab ich mich ja schon an die ganzen englischen Fachbegriffe gewöhnt, die Frau Herzog und ihre Mitarbeiter von der Go Social! GmbH aus dem E-Learning verwenden. Für mich ist Social Communication nichts anderes als schwätzen, nur halt nicht persönlich, sondern über das Internet. Ich bin ja jetzt auch schon mit Modul 6 fertig. Zusammen mit der Go Social! GmbH hab ich diesmal gelernt, wie man den richtigen Kommunikationskanal wählt und so seinen E-Mail-Eingang entlasten kann. Eine Alternative zur E-Mail ist nämlich zum Beispiel ein Blog. Blogs sind wie Tagebücher, nur öffentlich und im Internet. Ich kann einen Blog abonnieren. In der Software wurde mir das so erklärt, dass das wieder über diese RSS-Funktion läuft. Das heißt, dass ich dann über meinen Feed-Reader immer über die neusten Beiträge der anderen auf dem Laufenden gehalten werde.

Ach und dann gab‘s da noch was, wovon ich zuvor noch nie gehört hatte: Dieses Pingback. Bisher kannte ich nur Ping Pong, also Tischtennis 🙂 Unter Pingback versteht man jedoch die gegenseitige Verlinkung von Blogs.

 

 

Eine weitere Alternative zu E-Mails ist Twitter. Und ich habe mir sogar schon ein eigenes Profil angelegt! Dort lese ich immer, was Anja so twittert. Echt cool, dass die einzelnen Tweets auf 140 Zeichen beschränkt sind. Lange Nachrichten, in denen eigentlich nur um den heißen Brei herumgeredet wird, gibt‘s da nicht. Was auch toll an Twitter ist: Wenn mir Tweets anderer Nutzer gefallen, kann ich die einfach retweeten und sie dadurch an meine Follower weitergeben. Außerdem kann ich nicht nur öffentlich twittern, sondern auch bestimmte Personen adressieren oder ihnen Direktnachrichten senden. Bei Direktnachrichten sieht das dann nur der jeweilige Empfänger. Vor allem, wenn ich persönliche Daten wie Handynummern oder so versenden möchte, sind Direktnachrichten sinnvoll.

 

Für den Austausch innerhalb des Unternehmens ist Twitter nicht ganz so gut geeignet wie z. B. Yammer oder Communote – weil die nämlich nicht öffentlich sind. Die habe ich aber noch nicht getestet. Ich frag morgen mal den Tatel, ob wir nicht eins davon nutzen wollen, um uns untereinander auszutauschen. Also zusätzlich zu unserem Wiki, das wär schon ne tolle Sache!