Das Firmen-Event mit Privatveranstaltungen kombinieren?

Wie in jedem Jahr steht im November die große Präsentation der neusten Produkte an. Dabei müssen auf jeden Fall wieder die Entscheidungsträger unserer wichtigsten Kunden vertreten sein.

Julia, die im Marketing arbeitet, organisiert die Veranstaltung ihrer Firma und ist gerade dabei, alle eingeladenen Referenten zuzuteilen. Theoretisch könnte sie danach das Programm finalisieren und Ihrem Chef vorlegen. Leider findet Julias Vorschlag bei ihrem Marketingleiter jedoch nur wenig anklang. Julias Vorgesetzter befürchtet, dass kein großes Interesse an der Veranstaltung bestehe, wenn nichts Weiteres als die Präsentation und den Fachvorträgen geboten wird. Auf Wunsch ihres Chefs, nimmt Julia deshalb noch eine Einladung zu einem Golfturnier mit auf. Außerdem möchte er, dass die Teilnehmer ihre Partner mitbringen können. Langsam wird Julia skeptisch und fragt sich, ob es überhaupt erlaubt ist, Privatveranstaltungen in ein Firmenevent zu integrieren und das dann auch noch kostenlos anzubieten.

Fokus auf den fachlichen Teil

Messen, Fachtagungen und Veranstaltungen von Unternehmen sind besonders wichtig, um sich nach außen zu präsentieren und nachhaltig zu positionieren. Events dieser Art müssen gut geplant sein, vor allem mit Blick auf das Wesentliche. Im Fokus sollte dabei immer der fachliche Inhalt stehen. Es gibt zwar keine konkreten Regeln, was erlaubt ist und was nicht, jedoch muss der Fachanteil überwiegen und das Freizeitprogramm dem angemessen sein.

Nahrung fördert die Konzentration

Auf ganz- oder sogar mehrtägigen Veranstaltungen darf es an Pausen mit Snacks und mindestens einer warmen Mahlzeit nicht fehlen. Hier gilt der Grundsatz, dass Getränke, Speisen und die Räumlichkeiten immer der Veranstaltung angepasst sein sollten. Übertreiben Sie es also nicht mit einer hochexklusiven Verköstigung oder Location. Give-aways sind eine nette Geste an die Teilnehmer, aber auch hier müssen Sie vorsichtig sein und dürfen auf keinen Fall zu kostspielige Geschenke verteilen.

Trennung von Beruflichem und Privatem

Laden Sie die Partner Ihrer Kunden mit ein, entsteht schnell der Verdacht, dass diese Veranstaltung mehr der Unterhaltung dient. Laden Sie deshalb nur Personen ein, die berufliche Berührungspunkte mit entsprechender Veranstaltung oder dem Thema haben.

Alles was Recht ist

Die Übernahme von Kosten und Logis, empfehlen wir nur dann, wenn ein fachlicher Nutzen dahinter steht. Auch Golfturniere und besondere Verköstigungen können zum Korruptionsthema werden. Die Gefahr hier unbewusst Grenzen zu überschreiten, ist größer als man manchmal denkt ­– handeln Sie deshalb präventiv.

Ein schmaler Grad

Eine fachbezogenen Veranstaltung zu organisieren ist nicht einfach, besonders dann, wenn die genannten Punkte berücksichtigt werden. Im Hinblick auf die Gefahr von Korruptionsverstößen, ist ein bewusstes Handeln von Vorteil. Teilnehmer mit teuren Geschenken, tollen Freizeitangeboten und feinem Essen zu locken, sie gleichzeitig aber beim geschäftlichen Teil zu enttäuschen scheint nicht empfehlenswert. Deshalb gilt: Nur sorgfältig vorbereitete Events können zu nachhaltigem Erfolg führen.

 

 

 

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