Microsoft Use Case: Dokumentenmanagement

Dokumentenmanagement

Kennen sie diese Situation auch? Sie bekommen jeden Monat eine Unmenge an Daten die Sie auswerten müssen. Ihre Excel-Tabelle hat mittlerweile Dimensionen erreicht, die es Ihnen schwer machen, wichtige Daten auf einen Blick zu erkennen. Oft vergeht wertvolle Zeit, in der noch andere Aufgaben erledigt werden könnten. Aber keine Sorge: Es gibt Möglichkeiten für effektives Dokumentenmanagement.

 

Über Use Case WBTs hatten wir schon berichtet. Die Use Case WBTs erklären anhand von geeigneten Geschichten aus dem Geschäftsalltag, die jeder kennt, den optimalen Einsatz und das Zusammenspiel von Anwendungen. Lösungswege werden aufgezeigt und die Funktionalitäten der Anwendung dadurch vermittelt. Zusätzlich unterstützt von kleinen Lernvideos fällt es den Lernenden leichter, die Nutzungsmöglichkeiten von Office zu verstehen und anzuwenden.

Mit Use Cases zum sinnvollen Dokumentenmanagement

Wie solche Use Cases rund um Microsoft Office 2016 aussehen können, zeigen wir in unserer Office-Experts-Reihe. Darin berichten die Darsteller unserer Use Case WBTs (allesamt Mitarbeiter der frei erfundenen Office-Experts GmbH), was der Next Generation Workplace für sie bedeutet und welche Veränderungen er mit sich bringt.

 

Office 2016 Dokumentenmanagement_YangLi Yang ist 28 Jahre alt und kommt ursprünglich aus Asien. Sie arbeitet als Sachbearbeiterin bei der Office Experts GmbH in Berlin. Im folgenden Blogbeitrag berichtet sie, wie sie große Datensätze mit Hilfe von Excel bewältigt.

 

Tabellenformatvorlagen in Excel

Oft haben wir große Datenmengen und es fällt mir schwer, diese optisch übersichtlich aufzubereiten. Excel bietet mir für dieses Problem formatierte Tabellen. So wird aus einem Datenbereich eine intelligente Tabelle. Die Tabellentools bieten zahlreiche Möglichkeiten die Tabelle optisch besser darzustellen. Z. B. unterstützen Tabellenformatvorlagen und verschiedenste Filter bei einer ersten Formatierung der Daten.

 

Sparklines geben einen Trend der Daten vor

Durch Sparklines wirken Diagramme nicht mehr überfrachtet. Ich kann bestimmte Daten hervorheben, die mir Trends aufzeigen. Minimale und maximale Werte lassen sich dadurch unterstreichen. So weiß mein Chef sofort, wo wir momentan stehen und wohin wir uns entwickeln. Sparklines sind auch sehr praktisch, weil ich mir dadurch Platz spare. Sie sind direkt neben den jeweiligen Datenreihen eingefügt und durch farbliche Unterscheidungen sehe ich sehr deutlich den Verlauf der Datenreihen. Sparklines werden automatisch mit dem Arbeitsblatt gedruckt.

 

Daten verkleinern mit Pivot Tabellen

Zusätzlich kann ich mit Hilfe von Pivot Tabellen meine Datenmengen sinnvoll verkleinern. Meistens möchte mein Chef einen Überblick nur über bestimmte Daten aus der Tabelle haben. Ich muss lediglich auswählen, was berechnet werden soll.

 

Pivot Tabellen fassen Ursprungsdaten so zusammen, dass wichtige Eigenschaften der Daten pointiert dargestellt sind. Details gehen dadurch verloren, aber die Übersichtlichkeit ist gewährleistet. Pivot-Grafiken stellen dies dann entsprechend dar. Auf diese Art und Weise fällt es mir leicht, auf bestimmte Frage Antworten zu geben. Das tolle dabei ist, dass meine ursprüngliche Datentabelle erhalten bleibt.

 

Analyse der Daten über PowerBI*

Eine andere Möglichkeit ist die Verwendung von PowerBI, ein neues Online Tool von Microsoft. BI steht für Business Intelligence. Eine Anbindung an einen SharePoint-Server oder an ein OneDrive ist notwendig. Die Bearbeitung der Daten ist direkt über eine Browser-Anwendung möglich. Meine Daten aus Excel kann ich problemlos importieren.

 

PowerBI analysiert und visualisiert meine Daten, die ich dann sofort über SharePoint mit meinen Kollegen teilen kann. Ich kann aus meinen Daten Berichte oder Dashboards erstellen und das auf allen Geräten. Außerdem ist die Web-Anwendung erstaunlich leicht zu bedienen und Kenntnisse aus Excel lassen sich anwenden.

Dokumentenmanagement im Handumdrehen

Daten zu analysieren und aus verschiedenen Perspektiven zu betrachten, ist eine meiner Hauptaufgaben – und häufig zeitaufwändig. Ich habe bisher vorwiegend mit dem Filter gearbeitet, doch nun kann ich in kürzester Zeit dank einiger hilfreicher Tools und Funktionen Daten auf verschiedenste Arten darstellen.

Erfahren Sie mehr über unsere Office 2016 Learning & Performance Suite und das Lernen mit Use Cases.

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