Warum es bei Compliance keine One-fits-all-Lösung geben kann

Kleine und größere Skandale der vergangenen Zeit zeigen, dass die Einhaltung von Regeln im Business-Alltag trotz Compliance-Richtlinien nur in unzureichendem Maß stattfindet. Doch warum ist das so? Studien zeigen, dass in vielen großen Unternehmen mehr als ein Drittel aller Mitarbeiter regelmäßig an entsprechenden Trainings teilnimmt. Offenbar reicht das aber nicht. Quantität ist nicht gleich Qualität.

 

Um einen nachhaltigen Erfolg zu erzielen, muss sich die Belegschaft zu einer moralisch handelnden Gemeinschaft ausbilden – oft ist hier ein Kulturwandel notwendig. Positive Reputationseffekte lassen sich allerdings nur dann erzielen, wenn jeder einzelne Mitarbeiter nicht nur Selbstverständliches beachtet, sondern darüber hinausgeht. Dass Compliance häufig mehr Wunsch ist als gelebte Realität, hängt mit vielen Faktoren zusammen. Der Druck auf die Mitarbeiter, Unternehmens- oder Kundenerwartungen gerecht zu werden, ist groß; nicht selten herrscht jedoch schlichtes Unwissen über Regelwerke und ihren Nutzen.

Kleine Ursache, große Wirkung

Wie wichtig es ist, Regeln und Gesetze einzuhalten, zeigt sich meistens zu spät. Da speichert der Vertriebler private Daten über einen Kunden, weil er weiß, dass er mit Smalltalk über das Ergebnis seines Fußballvereins punkten kann. Dem Empfangsmitarbeiter rutscht eine Information über einen kranken Kollegen raus. Kleinigkeiten, bei denen sich die meisten nichts Böses denken oder es nicht besser wissen – dabei verstößt der Vertriebler gegen den Datenschutz und der Empfangsmitarbeiter gegen das Arbeitsrecht. Auch die Annahme oder der Versand von Kundengeschenken kann schon gegen das Anti-Korruptionsgesetz verstoßen.

Compliance lebt von Kommunikation

Um diese Unachtsamkeiten zu vermeiden, müssen Mitarbeiter für Compliance sensibilisiert werden. Sonst können aus kleinen Fahrlässigkeiten auch schnell große Vergehen werden, wie beispielsweise Preisabsprachen und andere Verstöße gegen das Kartellrecht. Um das zu verhindern, braucht es neben den Gesetzen eine klare Position der Unternehmen zur Beachtung dieser Regelungen. Dabei hat sich jedoch gezeigt, dass das bloße Festlegen von Regeln durch „die da oben“ nur selten zu einem positiven Ergebnis führt. Das Management muss die eigenen Vorgaben auch leben.

 

 

Dazu sollten Vorgesetzte am besten den Dialog mit ihren Mitarbeitern suchen. So können Compliance-Vorgaben beispielsweise in Team-Besprechungen thematisiert werden. Hier bietet sich der Rahmen, um Fragen zu erörtern und direktes Feedback zu geben. Sinnvoller als einfach ein allgemeines Regelwerk zur Verfügung zu stellen, ist der konkrete Erfahrungsaustausch in der kleinen Runde. Denn hier lassen sich Kenntnisse aus Compliance-Trainings oder Compliance E-Learning diskutieren und deren Erfolg überprüfen. Das Gefühl, es mit realitätsferner Bürokratie zu tun zu haben, wird abgebaut. Darüber hinaus können alle Mitarbeiter von der Sinnhaftigkeit der Regelungen überzeugt werden. Das ist eine wichtige Aufgabe des Chief Compliance Officer, aber auch jedes Abteilungsleiters. Sie müssen aufzeigen, dass ein „Nein“ trotz aller wirtschaftlichen Zwänge auch die richtige Antwort sein kann.

One-fits all? Nicht bei Compliance Learning

Der Sinn erschließt sich für viele Arbeitnehmer jedoch erst in Gänze, wenn sie sich auch direkt betroffen fühlen. Das bedeutet, dass die Regelungen auch ihre Abteilung, ihre Arbeit tangieren müssen. Ein Grund, weshalb maßgeschneiderte Lösungen für jedes Unternehmen so wichtig sind. Eine einfache Blaupause, die man über jedes Unternehmen stülpt, gibt es nicht. Denn nur durch eine gezielte Analyse der einzelnen Unternehmensbereiche, der Firmenstruktur und Prozesse lassen sich auch die passenden Regeln für einen Betrieb aufstellen.

 

Hier wird aufgedeckt, welche Tätigkeiten von welchen Compliance-Bereichen berührt werden und wie hoch das tatsächliche Risiko ist. Auf Basis dieser Erkenntnisse lassen sich dann passende Instrumente etablieren. In der Regel entsteht dabei ein Mix aus Rollendefinitionen, Prozessgestaltungen und Schulungen.

Vorbeugen – mit dem richtigen Learning Mix

In unterschiedlichen Schulungen und Web-based Trainings (WBT) lassen sich in Rollenspiel-Situationen durchspielen und die Relevanz von Compliance verdeutlichen. Sie bieten nicht nur die Möglichkeit, das generelle Gespür der Mitarbeiter zu steigern, sondern auch eigene Abläufe und Prozesse zu erleben. Darüber hinaus sind Online-Schulungen flexibel einsetzbar, sodass sie sich in den Arbeitsalltag einfacher einpflegen lassen. Denn jeder Arbeitnehmer kann vor einem Meeting den Zeitpunkt für sein E-Learning selbst wählen. Schnelle Hilfe zwischendurch bieten Performance Support Systeme. Anders als Schulungen, liefern diese Tools und Formate das benötigte Wissen genau dann, wenn es gebraucht wird – und zwar meist während der Arbeit. Durch diesen Methoden-Mix lässt sich ein nachhaltiges Verständnis für Compliance vermitteln.

 

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